内部控制的有效性分析

文/卢紫微 王欣，三峡大学

1 新华制药内部控制失效成因的案例分析

新华制药被信永中和出具否定意见内部控制审计报告的原因是其内控制度存在重大缺陷。信永中和认为，新华制药内控存在两个重大缺陷。

一是，新华制药子公司——山东新华医药贸易有限公司内部控制制度对多头授信无明确规定，在实际执行中，医贸公司的鲁中分公司、工业销售部门、商业销售部门等三个部门分别向同一客户授信，使得授信额度过大。

二是，医贸公司内部控制制度规定对客户授信额度不大于客户注册资本，但医贸公司在实际执行中，对部分客户超出客户注册资本授信，使得授信额度过大，同时医贸公司也存在未授信的发货情况。

上述重大缺陷使得新华制药对山东欣康祺医药有限公司及与其存在担保关系方形成大额应收款项6073万元，同时因欣康祺医药经营出现异常，资金链断裂，可能使新华制药遭受较大经济损失。

欣康祺医药因涉嫌卷入非法吸收公众存款案已于2011年12月3 0日被济南市公安局立案侦查。欣康祺医药等五家公司欠新华制药子公司的货款6073.1万元也很有可能就此打了水漂。公司对此已进行坏账计提准备。按80%比例计提坏账准备，计提坏账准备金额合计4858.5万元，占该公司全年利润总额的52.12%，导致公司2011年度增收不增利。

2 基于 COSO 五要素分析新华制药的内控缺陷

2.1 内部环境

根据新华制药发布的内部控制鉴定报告，新华制药的内部控制制度设计合理，是符合企业内部控制设计规范的要求的，但显然，各部门在实际执行的过程中却出现了很多问题，如几个部门对同一客户授信等。新华制药的内部控制制度的执行效率不高，企业的内部控制的执行有待加强。且在新华制药前十控股股东中，很可能存在着“一股独大，国有控股”的现象。股权的过度集中可能导致大股东凌驾于内部控制之上，从而导致内部控制失效。

2.2 风险评估

通过案例介绍可知由新华制药的大客户欣康祺医药资金链断裂而导致的大额坏账是新华制药内部控制失效的最直接后果，欣康祺医药是新华制药的主要客户，关系着整个企业的销售和应收账款回收，新华制药应该在与欣康祺保持业务往来关系的时候就建立风险意识，时刻关注欣康祺企业的运营状况和资金情况，对欣康祺企业进行风险评级，而不是在事发后才对坏账进行大额补提。种种迹象表明新华制药风险控制意识非常薄弱。

2.3 控制活动

新华制药公司对多头授信的不明确规定和实际执行中的不合规操作都导致了新华制药对客户授信额度过大，最终造成重大损失。造成这个后果的原因主要有两个：一是没有建立完善的信用管理委员会，出现多部门对同一企业授信的情况，同时未能对欣康祺医药的风险进行有效的评估，在欣康祺医药出现经营问题的时候还未对其进行授信控制；二是企业的应收转款的管理不合理，未对其进行实质性管理程序，在应收账款的管理上没有超前的意识，往往是在事后计提坏账准备从而导致坏账比率年年上升。

2.4 信息和沟通

相关的信息必须以一种能使人们行使各自职能的形式和时限被识别、掌握和沟通。在上述案例中，医贸公司的鲁中分公司、工业销售部门、商业销售部门等三个部门分别向同一客户授信，使得授信额度过大，充分体现出了在新华制药企业中部门之间未能有效沟通，导致企业财务风险过大。同时也没有建立一个有效的信息收集体系和信息传递体系，导致财务部和销售部信息沟通上存在问题而使大量应收账款不能有效收回。

2.5 监督

COSO报告认为，监督是指评价内部控制质量的过程，即对内部控制改革、运行及改进活动进行评价，包括内部审计和与单位外部人员，团体进行交流。新华制药公司的内部监督大多集中在公司违规事件查处和财务审计上，而缺乏在整个内部控制系统层面的监督，监事会、董事会不能发挥监督作用，独立的内部审计人员工作能力不足，监督机制流于形式，内部审计不能做出合理有效的判断。导致公司出现多部门对同一企业授信、授信额度过大、未授信发货、应收账款无法收回等情况，致使公司内部控制失效，出现财务危机。

3 对新华制药内部控制的建议

3.1 健全风险评估机制

风险评估是对影响企业目前的潜在风险的分析和辨认，是内部控制的前提。新华制药内部控制失效的最主要原因就是风险管理的失败，因此企业必须加强高层管理人员的风险防范能力及素质。企业应该尽可能规避因为防范意识薄弱和对风险的疏忽而造成的损失，成立专门的风险评估部门或是雇用专业的风险管理独立董事，避免再次发生此类事件来降低企业的或有损失。

3.2 加强企业控制活动

控制活动是确保管理层的指令得以执行的政策和程序，既是内部控制的重要手段，又是内部控制的核心。新华制药应该设立交易对象信用评价机制。公司的高层管理者和应收账款的管理部门应该主动了解交易对象的经营成果和财务状况，对应收账款企业特别是有大额应收账款的公司保持持续的关注，及时更新对客户的信用评价，调整应收账款政策。企业应根据不同交易对象的不同信用等级来调整与其往来交易的方式和规模。

3.3 构建及时有效的信息与沟通机制

企业需要及时感受内外部环境变化、了解财务内部控制体系执行状况。因此，信息传递的畅通性对于保障内部控制实施极其重要。内部控制系统犹如人类的神经系统，如果神经系统一旦发生问题，导致信号中断，整个机体都会紊乱。新华制药应该在整个公司的E RP系统中形成公司内部信息可以相互流通，以至于财务部可以和销售部进行有效的沟通，不会造成销售部赊销商品而财务部不能有效控制应收账款坏账的情况。也不会造成多个部门为统一企业授信的问题。