浅谈人事档案管理的现状和对策

2019-12-21谢禧莹广东省东莞市第一市区人民检察院

新商务周刊 2019年13期

文/谢禧莹，广东省东莞市第一市区人民检察院

人事档案是管理人的主要依据，它不但记录了个人的经历、历史、工作状况，而且不同行业的人事档案反映出行业的性质和发展情况。不仅对个人的发展具有重要推动作用，而且对于检察机关人事档案同时也反映了某些案件的代办、更替、交接、办结情况，具有很强的时效性和严谨性。对于侦破其他案件或者发现其他案子线索，具有参考价值，因此对检察机关人事档案管理必须认识其重要性。通过信息档案和纸质档案相结合的管理办法进行双重管理。以备人事管理的需要和检察机关工作的需要。

1 检察机关人事档案管理工作的重要性

人事档案作为真实、原始、严禁、全面反映个人信息记录的管理依据，不但记录了个人的经历、历史、工作状况，而且也记录了个人的实践活动，即工作经历。作为检察机关的员工，其工作经历必然记录了当时各类代办案件的发生、侦破、办结、以及重要的各类信息，这些信息即反应出个人的工作能力和水平，同时各类重要的信息也关系到机关、受害人的重要信息，以及案件的侦破信息。随着社会经济发展的加快，起诉到检察机关的各类案件不断增多，因此加强检查机关的人事档案管理，对于员工个人发展、检察机关声誉具有非常重要的作用。是检察机关宝贵的原始材料记录，一旦发生损坏或者涂改、丢失等，都会对检察机关开展工作造成不良的影响。进而对党和事业、人民群众利益造成莫大的损失。

2 检察机关人事档案管理现状

2.1 人事档案材料管理质量不高

检察机关人事档案材料记录仍然存在涂改、记录不全、材料不全的现象。档案涂改对于执法部门是极其错误和严重的。因为每个员工的人事档案不但反映了个人信息、工作经历，而且工作经历也反映了办理的各类案件记录，所以，一旦发生涂改或者记录不全，那么意味着人事档案管理就会存在虚假信息。作为严禁的检察机关，人事档案信息虚假，那么就会引起严重的后果。检察机关办理的各类案件有时会产生连锁信息，即在侦破过程中很可能出现旧案件发现新案件的作用。所以人事档案材料质量管理不高，就会丧失侦破的机会和线索。

2.2 “无头绪档案”较多

产生这种现象的原因在于平凡调动人事管理，人事调动与档案管理之间存在衔接不够紧密造成的。前面提到员工的人事档案记录了员工工作经历，而工作经历又反应了一定时期检察机关侦破案件的过程记录，因此一旦员工发生人事调动，那么正在办理过程中的案件就会停止，如果不能做到及时交接，或者及时侦破，那么有些检察机关案件就会丧失办理机会，造成重新进行办理，不但延长案件的办理期限，而且带来办理困难。所以无头绪档案越多，给检察机关工作造成了困难越大。

2.3 缺乏对人事档案管理研究

人事档案管理研究是将档案进行彻底分析、淘汰不真实的信息记录，或者不全信息记录，以满足个人管理需要和单位工作需要，充分发挥档案管理的作用，使其产生可利用的价值。这一点对于检察机关是非常重要的。如果失去了人事档案管理研究、分析、推理，那么档案只能作为记录员工的原始信息而已，只能存放在档案室档案柜中保存，将会失去档案管理的作用。很多检察机关并没有有效利用人事档案管理的利用价值。这样就会阻碍检察机关工作的顺利开展。

3 加强检察机关人事档案管理的措施

3.1 推进档案管理工作的制度化、规范化建设

全面加强检察机关人事档案管理工作的制度化、规范化建设，从源头上治理好档案管理，为此做好这些方面：一、各级检察机关领导重视，强化对人事档案管理的指导和督导。全面从严管理档案。以制度化、规范化加强人事档案管理建设。认真全面复查员工个人档案记录整理，坚决杜绝发生涂改和信息不完整的档案记录，对于错误档案记录按照信息错误引起的严重程度及时进行更新和研究。并结合实际案件调查情况做好弥补工作。领导及时做好指导和督导人事档案管理建设的标准化、规范化建设，提高档案的利用价值，档案真实信息记录。二、加强档案管理的基础设施建设，设立专门的档案管理室，做好纸质档案管理，及时进行归档、整理档案工作，确保档案管理安全方式发生丢失和泄密现象。检察机关的人事档案记录不仅关系到员工个人，而且关系到各类案件的管理，一旦发生丢失或者泄密，有可能引起严重的矛盾纠纷，甚至扰乱社会稳定秩序。

3.2 加强干部队伍管理

人事档案管理关系到每个员工的切身利益，为此做好这些方面：一、严格管理检察机关干部队伍。不管从思想上还是实际工作当中，必须严明工作纪律，认真履行检察机关工作职能，认真工作摒除懒惰、工作不严谨现象。在档案管理中发现的任何问题要及时进行上报、分析、研究。做好整改情况，力争档案记录信息真实有效，对个人负责对集体负责。干部虚心接受领导的督察、检查、指导。二、严格管理人事调动。做好人事调动的衔接工作，直到工作衔接妥善为止，并且主动向领导汇报工作衔接情况，特别是在案件办理的衔接方面，必须认真、仔细、全面回报领导。以便掌握人事档案管理状况。

3.3 夯实基础，着眼档案管理信息化建设

干部人事档案工作政策性强，专业技术水平要求较高，工作量大、比较枯燥，工作的保密性和原则性强，因此要充分利用计算机在干部档案管理工作中的作用，切实提高干部人事档案的数字化管理水平。做好档案利用工作要具有过硬的业务水平。作为一名档案管理者，要不断加强业务学习，只有具备了娴熟的业务知识和技能，掌握广泛的知识面，才能提供优质高效的档案利用。