新环境下创新工程建设档案管理的思路分析

文/陈俏俏，中国石油天然气股份有限公司广东石化分公司

1 引言

时代的变革带来的是新旧交替的必然，传统的管理体系面对现今的新环境产生新问题。为了更好地管理工程建设档案，亟需在现有的管理体系上进行内容和理论的革新，借鉴其他行业的改革方法，在传统精华的基础上改革，结合新环境实现创新。

2 创新工程建设档案管理的重要性分析

2.1 符合时代需求

时代的发展是流动的，不同时代具有不同的时代特征。想要实现创新和传承就需要顺应时代的发展，结合时代的特征进行创新，否则就会被时代抛弃。基于现状分析，互联网在全社会的高普及率为档案管理电子化提供创新环境，以大数据技术为例，大数据技术依托互联网进行传播，实现高效的信息传播以及广泛的数据统计，能够快速地处理信息，实现人们对信息的特殊需求。

2.2 拓宽服务范围

传统的工程建设档案管理停留在浅层的档案记录，受限于人力成本的压力，档案管理人员只能对档案信息进行最简单的存储，无法对数据进行精细化处理分析。然而，数据背后潜藏巨大的价值，相关企业可以通过分析数据综合了解社会问题，挖掘社会效益，对促进社会发展实现社会价值转化具有重要意义。通过档案管理的变革，实现管理的统一化，精细化，利用互联网技术对庞大的数据群进行分析，能够挖掘数据背后的经济效益，拓宽社会效益，对拉动社会经济增长具有重要意义。

2.3 开发信息资源

长久以来，人们忽略了信息资源潜在的价值。各行各业可以通过信息数据的分析了解社会需求，根据市场的供求变化曲线，供不应求价值上升，所以在了解市场的需求导向之后可以做出预见性的举措达成经济效益。比如人们通过分析数据得出目前市场对该工程建设类型已趋饱和，那么可以相应地改变建造方案。如此通过信息资源的开发利用把握市场动向，能够实现信息资源的价值挖掘。

3 如何实现工程档案管理创新

3.1 建立电子管理系统

在信息社会实现电子信息存储和运行离不开电子管理系统的建立。建立电子管理系统最重要的是挑选具备相关专业知识的人才，专业人才建立专门的数据管理系统后还需定期对系统进行检测，保障系统安全，防止数据泄露。面对庞大的信息，电子管理系统要求具备高存储、多内容、高效率等优点，通过专业人才对电子管理系统的管理工作实现信息转化工作。

3.2 建立内部局域网

工程建设档案管理中记录的信息对许多部门都有重要价值，同时档案管理工作的正常进行少不了其他部门的合作。建立内部局域网，疏通内部信息交流的通道，紧密提升信息管理效率，加强不同部门之间的联系，对促进工程建设现代化具有重要意义。另一方面，内部局域网的建立有利于打破人们对信息利用的传统思维，传统的档案管理系统受限现实壁垒，无法实现信息价值的转化。通过建立内部局域网，即在工程建设的过程中打开了总体信息交互的渠道，能够实现大范围内的信息交互，实现统一管理，统一布局，大大提高了整体优势。整体力量的发挥有利于凝聚能量减少不必要的浪费，在实现信息资源共享的同时也保障了高效的生产力。

3.3 革新存储方式

传统的工程建设档案管理主要是通过纸质保存完成纸质管理，但信息化存储意味着通过电子档案的管理和搜集实现，需要进行文档的上传和下载。配合电子信息管理的思路，要求传统的档案部门转变档案的存储方式，将纸质存储变成电子存储。在专业工作者在网络平台建成电子信息管理系统后，档案部门在电子文件上传的窗口上传电子文件，而后对其进行分类归档，在服务器上实现存储。

3.4 开展线上服务

相较以往的纸质保存，电子存储的特点是可以摆脱时间空间的局限。在十年前翻阅档案需要到档案管理部门查看档案原件，现今查看原件只需打开电脑登录IP，在互联网上就可以完成一系列查阅操作，大大提高了管理的便利和效率。同时，服务的群体由单位转向社会，能够满足不同群体的迫切需求。电子信息系统的革新意味着将原有的档案管理这类被动服务体系变成主动服务，通过挖掘信息资源实现产业链构造，发展档案产业，切实发挥档案管理工作的实际价值，促进社会产业变革，为社会发展创造收益。另外，从社会现状来看，专门从事工程建设档案管理工作的专业人才稀缺。为了完成人才梯度建设，高校应当进行专业人才的培养，企业内部也需要定期开展培训，为实现档案管理电子创新保驾护航。

4 结束语

综上所述，为了档案管理的长远发展，结合时代特征进行创新是必要的，也是符合市场运行规律的。在创新过程中切忌脱离现实空谈创新，需要经过长时间的探索检验才能实现档案管理建设的创新，完成产业变革。希望本文能为创新工程建设档案管理提供绵薄之力。