加强办公室档案管理工作的措施

文/范永强，山东省菏泽市单县收费管理办公室

就办公室档案管理工作而言，必须严格遵循档案管理工作的科学性和完整性原则，结合办公室档案管理实际情况，不断完善、创新和改革，确保办公室档案管理质量基础，可以充分体现档案管理所具有的价值。档案管理在办公室管理占据着极为重要的位置，管理基础应将专业档案管理机制制定出来，同时应对办公室档案管理中存在的缺陷予以完善，保证办公室档案管理工作始终处于安全状态，制定出和办公室更适合的管理体制开展档案管理工作。

1 加强办公室档案管理的意义

首先，和时代发展保持同步。办公室档案管理工作能够保有信息并提高其价值，这也就是其极为重要的主要原因。办公室档案管理的资料可以使人们今后更好地查阅和借鉴前人的资料、文献，时间得到显著节省，促进工作效率提升。信息化时代显著改变了人们的生活方式，不断提高了对查阅资料的要求，纸质资料的管理不再是办公室档案管理的唯一内容，而应与时俱进，和现代化信息工具相结合，符合社会要求，更好地服务于社会。

其次，有利于促进档案事业的良好发展。因为档案管理工作自身的特点，要求办公室工作高度重视档案管理工作，加大人力和物力的投入力度，以更好地开展这项工作。连贯性是档案管理的显著特征，需要用持续发展的管理手段开展办公室档案管理工作。同时因为档案管理工作具有一定的特殊性，其成果具有一定的历史性，同时对时间的敏感性较强，所以为了有效开展档案工作，就需要把有效合理的管理方案制定出来，需要高素质人才合力推动其发展。

最后，推动档案事业和国民经济的协调发展。社会发展和经济的进步需要前人的经验总结，而通常在档案中均会保存这些好的经验总结。所以，档案管理工作有利于促进国民经济的发展。

2 加强办公室档案管理工作的措施

2.1 制定完善的办公室档案管理规章制度

新形势下，为了确保办公室档案管理工作的规范性，有效开展办公室档案管理工作，就要将合理、科学的规章制度构建起来。办公室档案管理工作要做到与时俱进，从而和时代发展保持同步，所以要积极对办公室档案管理的规章制度进行创新，把落后的、传统的管理制度摒弃，制定和时代发展相适应的制度，同时要大胆创新，对管理制度的形式与内容展开改革和创新，但制度必须严格落到实处，防止流于形式的现象出现，唯有如此，才可以使办公室档案管理的工作效率得到保证。此外，在对规章制度进行制定的过程中，要积极运用现代化科学技术，使档案管理制度更加规范和安全，从而充分发挥出办公室档案管理工作职能。

2.2 加强档案管理工作意识

长时间以来，在传统观念的影响下，大部分企业一味追求经济效益，并未大力投入和研究办公室档案管理工作，所以，管理者难以重视档案管理工作中所具备的时代信息。在今后的工作中，办公室档案管理工作人员必须立足于档案管理理论，充分认识管理工作，要积极主动将企业现阶段的经营和发展状况了解到，并注意在日常工作中整理和收集好档案，把相关工作完成后要向办公室领导汇报管理成果。其主要是为了使档案管理工作者独立的局面得到改变，在实现优势互补的基础上，也能使档案管理工作者在工作中的随意性和盲目性得到有效防止，保证在企业的经营和发展中可以应用办公室管理的信息成果，在促进档案管理工作质量和效率的基础上，也为企业的发展添砖添瓦。

2.3 创新档案信息化管理工作

引入信息技术后，势必会进一步提高办公室档案管理的工作质量和效率，由于当前诸多单位办公室档案信息化管理水平并不高，仍需积极对档案信息化管理工作予以创新。详细来说，单位不仅要把调研考察做好，同时还应对档案信息化管理的软硬件设施进行完善，在资金上加大投入力度，将先进的档案管理信息化系统引入。因为单位的档案资料具有诸多种类，在信息化建设前期可以只信息化处理那些具有较高价值的档案，当信息化建设成熟后再在全部的档案中运用，这样便能促进办公室档案管理信息化效率提升，也能确保档案管理从纸质档案管理顺利转变为电子档案管理。要积极利用新媒体的优势，借助微博、微信、单位网站、微信公众号等方式大力宣传和档案信息化建设相关的工作，让单位中的领导和全体员工可以对档案信息化建设的作用与意义有更加深入的了解，以有序开展档案信息化管理工作。

2.4 积极组织档案管理人员参与职业培训

企事业单位应加强档案管理人员专业素养的培养，组织开展各种专业、系统的培训活动，促使其掌握最新的档案管理方法。首先，培养多样化，培训的内容应覆盖整个档案管理流程，不得放过任何细微之处；其次，加强实践锻炼，指导管理人员将所学知识运用于实践工作中，从而真正提高管理素养。另外，因档案中关乎到很多隐私与秘密，企事业单位还应重视管理人员职业道德的培养，严厉禁止其泄露档案信息，强化其责任意识。

3 结语

总而言之，办公室档案管理工作，需要立足于信息技术管理系统和健全的保障制度，才可以促进档案管理工作质量的显著提升。办公室档案管理直接影响着其他工作，在企业发展中所发挥的作用极为显著。办公室档案囊括了较为广泛的范围，需要其他各部门人员的大力配合，虚心听取工作人员的意见，层层完善。只有将办公室档案管理的工作效率有效提高，才可以使办公室管理的需求得到满足，为企业的良好发展奠定坚实的基础。