浅析如何有效的进行企业物资采购管理工作

文/董洁，国家能源集团乌海能源有限责任公司

1 前言

“物资采购管理”是当下我国企业发展及内部经营重要环节之一，具有较大的意义影响。然而现阶段有关我国如何有效的进行企业物资采购管理工作研究相对较少，基于该问题现状，要求行之有效的方法对其进行分析研究，如建信息化物资采购管理体系、完善物资采购管理制度、提升采购管理人员综合素质、加强物资采购过程中的管理控制、建立长期稳定的供应关系、树立成本意识加强内部审核、构建风险评估体系等，本次研究对如何有效的进行企业物资采购管理工作进行分析，有十分重要的理论意义。

2 企业物资采购管理概述

目前，我国市场经济建设迅速发展，企业作为市场经济与市场竞争的重要组成部分，其影响作用不言而喻。其中，“物资采购管理”属于企业生存发展、规模壮大的核心基础。企业在日常经营生产中必然需要对原材料、物资设备等进行采购，在物资采购过程中往往会遇到诸多问题，通过对问题分析得出，在企业物资采购管理多具备一定的风险性，这种风险性对采购质量、效率、成本等造成严重波及影响，甚至会对企业生存发展造成致命威胁。所以，一种更为科学、安全、保障的管理模式就应运而生，即企业物资采购管理。企业物资采购管理主要是指针对所需物资，在采购过程中从成本控制、质量保障、安全稳定、效率提升、关系建立等多方面进行全面优化，以企业自身利益、核心利益、最终利益为主，并以实现企业利益获得最大化为目的的一套科学管理流程。企业物资采购管理不是片面的简单流程，而是更为科学、合理的系统布局。企业物资管理包括：管理机制、管理方法、采购流程、监督体系、财务管理、售后服务等。在企业实际物资采购过程中，必须多方配合、协同工作，进而才能起到提升物资采购效率及质量的实际作用。

3 “物资采购管理”的作用影响

首先，通过科学、合理的物资采购管理可以起到优化资源、保障质量的实际作用，企业在发展过程中需要对原材料进行生产利用，其质量保障尤为重要。而“物资采购管理”正是对其原材料的质量、安全、规格等进行控制保障。其次，起到降低企业成本、降低消耗及资金投入的重要作用。企业的核心利益是对其自身成本投入、资金消耗进行有效控制，通过“物资采购管理”可以在采购过程中将企业成本投入进行有效降低，规避了胡乱采购、大规模采购的风险波及。

另外，规范了采购过程中的问题风险，在采购过程中极易出现问题风险，例如：贪腐问题、裙带关系、物资损坏、丢失及售后保障等，通过“物资采购管理”对具体问题进行细化控制与量化处理，降低了风险发生的可能性，起到一定的监督、监管及威慑作用。使企业发展向着利好方向推进，当然也起到了一定的宣传教育作用。最后，为企业长远发展奠定坚实基础。企业需要长期的供应链条与关系合作，通过“物资采购管理工作”可以为企业寻求到信誉、口碑极佳的供应商家，并可以构建长远持续的供应链条，为企业日后发展壮大起到重要推动作用。

4 目前企业物资采购管理问题现状

4.1 供求信息较为缺乏

通过对部分企业走访分析调查发现，部分企业在物资采购管理中存在供求信息缺乏等情况。“物资”的种类、型号、规格、数量的选择主要从企业实际需求出发，但部分企业在对其采购物资进行布局规划中缺乏“供求信息”分析，例如，对供货商、供应商实际情况不了解，对其所供物资的数量、型号、种类等缺乏信息了解，导致因供应商存在“高批量”情况造成的供应中断问题频出。部分企业与供应商之间也存在供应“实际与计划”不符等情况，造成所需物资数量无法得到满足。这些都是供求双方缺乏“信息掌握”所致。所以，从企业长远物资供应战略管理角度出发，加强供求信息建设尤为重要。

4.2 管理制度有待完善

物资采购管理的重要保障是其制度完善，部分企业在物资采购管理中严重缺乏“制度保障”，即制度完善程度不够。具体如下：第一、缺乏责任明确，物资采购过程相对较为繁琐，且具有一定的复杂特征，通常涉及诸多问题因素，如物流选择、供应商沟通、物资检查及验收、售后保障等，这些都需要一定的制度框架给予支撑。但部分企业物资采购管理制度较为缺乏，存在诸多漏洞。其中，最为明显的是“责任”缺乏明确。物资采购过程中对物资接收、检测、运输过程中缺乏责任明确，造成物资采购的混乱性出现，一旦出现风险问题后各部门之间往往互相推诿、指责。第二、缺乏“精细化”管理机制，物资采购工作多为大规模、大数量，工作流程包括验货、检测、接收、物流、运输、审批、付款等。部分企业在物资采购管理中依然处在“粗犷”模式，导致部分工作开展实施中“马马虎虎”，存在严重的应付性、形式化表现，为日后风险形成埋下隐患。

4.3 管理人员综合素质有待提升

企业采购管理工作的重要核心为“人员”，但部分企业采购管理人员综合素质偏低。基于该问题现状，对其进行具体分析，如下：第一、专业理论知识较为缺乏，物资采购管理人员多为企业临时或关系安排，大多数不具备一定的理论知识基础，由于专业性的缺乏，在实际物资采购过程经常问题频出，如无法与供应商进行有效沟通、物流运输选择出现错误、审核付款方面严重滞后等，导致物资采购效率大幅度降低。第二、职业道德有待提升，部分工作人员缺乏职业素养与责任态度，在实际工作中存在“差不多、大概齐”等情况，认为物资采购工作对企业发展影响不大，忽视对采购流程及顺序的规范贯彻，使物资采购质量受到较大影响。

4.4 审批流程繁琐，消耗企业成本

通过调查分析研究发现，部分企业物资采购审批流程较为繁琐，这种繁琐性直接对采购效率及速度造成严重影响。在实际物资采购审批过程中需要多部门、多机构、多领导对其进行签字生效，一套流程下来需要浪费诸多时间。另外，在物资采购过程中部分企业缺乏“成本意识”，没能融入成本控制及管理，导致大量资金消耗，为企业造成严重损失。成本控制与管理对“物资采购”管理工作目的开展尤为重要，如果不具备减低成本消耗及有效控制功能，物资采购管理工作将毫无意义。所以，基于上述问题情况，加强成本管理用户简化审批 尤为重要。企业采购业务与内部控制管理工作实施中，由于其整个工作实施中的业务审批流程较为繁琐，使得现有采购业务开展中，其对应的控制效率明显降低，为了能够提升企业采购业务管理质量，应该在未来企业发展建设中，将采购业务管理工作整合，保障在采购管理业务整合中，能够提升企业采购管理质量，实现企业采购管理工作开展的综合性及实践性能力。

5 有效进行企业物资采购管理工作的具体措施

5.1 构建信息化物资采购管理体系

随着网络信息技术不断应用推广，企业应该加强技术引用，构建信息化物资采购管理体系，将供求信息、需求信息、市场信息、内部信息进行实时掌握，并对物资采购中可能存在的风险隐患进行发现。首先，加强硬件建设，企业以物资采购为核心基础，通过计算机、服务器、网络电缆等设备应用，搭建内部信息化体系。其次，加强软件建设，包括数据库建设、会计电算化建设、物资市场环境大数据应用分析等。完善企业内部物资信息与市场信息进行实时关联。最后，对供应商及生产商进行信息掌握，包括：物资数量、原材料规格、型号、种类等。

5.2 完善物资采购管理制度

针对企业战略发展需求，对物资采购管理制度进行完善尤为重要。首先，应该进行“责任明确”，对物资采购过程中的涉及问题、工作范畴等进行责任明确，即定岗定位、落实到人。建议在责任明确过程中对采购部门与相关子部分进行“权责划分”，对工作人员的具体岗位进行明确，并建立责任倒查机制，如发现问题可以第一时间追查到指定责任人。其次，建立“精细化”管理模式。从企业采购流程、环节出发，对具体采购流程进行细化、量化，发挥采购管理工作的时效性、作用性，从小问题入手，将采购风险降至最低或彻底消除。例如，在物资接收检测中，一定要保证对每一个物资进行质量检测；物流选择中一定要进行实时跟踪，对物流信息进行完全掌握。最后，建立监督机制，物资采购管理工作离不开“监督机制”，监督机制是从企业整体战略发展出发，通过对物资采购整体流程与具体环节进行实时监督，对贪腐问题、回扣问题、关系问题等可以进行有效规避，提升了物资采购管理工作的质量保障。

5.3 提升采购管理人员综合素质

基于物资采购环节及流程的规范性，提升采购人员综合素质势在必行。首先，应该加强采购管理人员的专业理论知识培养，定期举行相关理论课程，从最基本的采购原理进行讲解，循序渐进的提升其综合能力及专业素养。其次，注重对采购管理人员的实际培养，包括工作经验、应对能力、沟通技巧、问题处理、风险分析等，提升采购管理人员的现场调度及指挥能力。最后，应该采用“校企合作模式”，加大对高端、高素质人才的大力引用，将人才培养与企业需求进行融合，通过校企合作模式可以提升采购管理人员的基础学历，当然也为人才就业及企业后备人才存储奠定坚实基础。因此，提升采购管理人员综合素质不是简单、片面的方法流程，而是更为科学、合理的长远布局，需要诸多机构协调及研究，包括企业、高校、政府、社会等多方面。只有不断加强深化与工作开展才能起到其实际作用。

5.4 加强物资采购过程中的管理控制

物资采购的过程控制及管理对其工作效能发挥尤为重要，如何加强物资采购过程中的管理控制，具体方法如下：第一、对物资采购计划进行明确，企业结合自身经营生产需求，对所需物质采购进行具体明确，主要包括采购计划书、物资分析研究报告、采购流程规划等，通过严谨、科学的计划明确可以提升采购目的时效性。第二、对采购方式进行改革创新，在对该方式进行改革创新中应该以降低企业成本为最终目的，通过对企业成本投入分析，将成本的节约性、控制性进行方法明确，选择更为科学、合理及效率的采购方式。如信息网、物资网、知名企业网的引用，实现网络物资采购。第三、在物资采购过程中一定要注重透明化、清晰化，只有对其采购环节及流程进行透明才能体现出其工作实质，一定要避免暗箱操作、裙带关系，加强物资采购公正、公平、廉洁等基础保障。

5.5 建立长期稳定的供应关系

企业物资采购的重要性在于其稳定、长期。所以，从企业物资长远持续供应角度出发，应该构建长期稳定的供应关系，选择那些信誉较好、口碑极佳的供应商与其长期合作。具体如下：第一、在物资采购过程中进行合作伙伴寻找，通过网络与实地走访等方式，对可以为企业需求物资进行持续供应的单位进行分析研究，包括该供应商的经营资质、信誉口碑、产品质量、发展规模等。通过认真分析最终提出与其进行合作的实质目的。第二、在沟通交流过程中应该将具体问题进行阐明，对双方利益进行明确，并对物流运输进行合理选择，通过书面合同及保障协议的签署为双方建立长期合作渠道奠定坚实基础。

5.6 树立成本意识加强内部审核

企业物资采购机构应该树立成本意识，将成本控制及管理作为物资采购重要前提基础。企业的生存发展及规模壮大离不开成本降低、利益获得，“物资采购”是企业成本消耗的重要所在，在该过程及工作中如控制不当就会造成严重的成本消耗，使企业承受大量的经济损失。所以，采购人员与管理机构应该将“成本降低”及有效控制纳入其范围当中，不断深化与创新审核、审批流程。针对物资采购的特殊性，建议构建多方审核、集中审批的工作模式，“多方审核”可以起到对采购方案、成本保障的汇总分析；集中审批主要从审批效率、速度入手，优化了审批流程，规避了以往审批流程的繁琐性、复杂性。使物资采购效率得以明显提升。

5.7 构建风险评估体系

通过建立动态风险评估体系可以提升企业采购业务整体风险防范能力，通过动态风险评估可以对其采购风险进行等级划分，主要包括：一级风险、二级风险、三级风险，通过有效的风险等级划分可以使采购风险防范更为规范性及有序性。第三、建立市场调研体系，企业应该针对采购风险及内部控制的优化目的建立市场调研体系。市场调研体系是基于产品市场及价格发展变化，通过对市场产品、市场价格、市场走向、市场变化等进行调查研究，将产品价格进行更为精准的定位认同，通过市场调研有利于企业采购业务中风险控制及预前防范的作用形成。在采购的过程中，公司可能遇到以下方面的风险：价格虚报；高估损耗；采购商品缺失；采购过程中贪污现象；收取回扣等。通过市场调研可以第一时间对其价格变化、市场需求进行了解掌握，进而为上述问题起到极为重要的规避作用。

6 结论

综上所述，通过对如何有效的进行企业物资采购管理工作进行分析研究，主要包括：企业物资采购管理概述、“物资采购管理”的作用影响、目前企业物资采购管理问题现状，其包括供求信息较为缺乏、管理制度有待完善、管理人员综合素质有待提升、审批流程繁琐，消耗企业成本、有效进行企业物资采购管理工作的具体措施，其包括构建信息化物资采购管理体系、完善物资采购管理制度、提升采购管理人员综合素质、加强物资采购过程中的管理控制、建立长期稳定的供应关系、树立成本意识加强内部审核、构建风险评估体系等，从多方面、多角度对如何有效的进行企业物资采购管理工作进行阐明，为下一步工作开展奠定坚实基础。