公证询问谈话

关键词 公证 公证询问谈话 公证询问笔录

作者简介：吕广雨，江苏省连云港市连云港公证处，三级公证员，研究方向：民商法、公证法、法律史。

中图分类号：D926.6                                                        文献标识码：A                       DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.12.165

公证询问谈话是指为推动公证活动顺利开展，公证人员与公证当事人、利害关系人及其他民事主体就当事人申请办理的公证事项，通过口头、书面、肢体语言进行相互询问、交流和沟通。公证询问谈话是公证活动中公证人员获知当事人公证意愿、了解公证对象真实性、进行审查和告知的重要方式和必要环节，是必备的公证程序。能够充分意识到公证询问谈话的重要性，与公证当事人、利害关系人、证人进行有效交流沟通，并将公证询问谈话内容转化为公证询问笔录等形式各样的档案卷宗材料，是公证员的一项基本执业技能。

一、公证询问谈话的特征

（一）公证询问谈话的主体平等

公证询问谈话主体的法律地位平等。公证询问谈话的主体是指公证询问谈话的参与者，一方是公证机构的公证人员，另一方是公证当事人、利害关系人、证人等。公证机构的性质和职能决定了代表公证机构行使公证职权的公证人员与公证当事人、利害关系人、证人处于平等的法律地位。公证人员代表公证机构依法独立行使公证证明权，向社会提供综合性、全方位的非诉讼法律服务，该职权不是行政权，而属于专业法律服务性质范畴，公证人员与公证当事人系服务与被服务的关系。另一方面，《公证法》第三条规定：“公证机构依法独立行使公证职能，独立承担民事责任，任何单位、个人不得非法干预，其合法权益不受侵犯”。公证机构虽向当事人提供法律服务，但其地位不从属于当事人，而是独立的，是依法独立行使公证职能。

这就要求，公证人员在询问谈话过程中既要热情周到，又要不卑不亢，不能对被谈话人卑躬屈膝。公证询问谈话不同于公检法部门在刑事案件中对相关人员的讯问，公证人员不能居高临下以质问语气询问被谈话人，而是应当“平等、热情地对待当事人、代理人和参与人，并要注重其民族、种族、国籍、宗教信仰、性别、年龄、健康状况、职业的差别，避免言行不慎使对方产生歧义” 。公证人员与公证当事人、利害关系人、证人可围绕待证的民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性可相互间进行询问、陈述、回答、解释和说明。

（二）公证询问谈话的内容全面

公证询问谈话的内容涉及到的面要广。公证人员要向公证当事人、利害关系人、证人既要了解待证民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性，又要掌握其合法性;既要向其解释待证事项本身的法律意义及法律后果，也要向其告知待证事项经公证后具有的法律意义和法律后果;同时还要关注公证书出具后，能否被社会所认可，以便于其使用。当然，围绕当事人申办的公证事项，需询问了解与该公证事项相对应的广而全的各种问题，不同的公证事项，需询问了解的侧重点不同。比如，继承公证中，需要围绕被继承人的死亡事实、继承人的范围、主张、放弃继承权的法律意义和法律后果，继承标的等内容进行重点询问和告知;而赠与合同公证中，需侧重说明赠与的无偿性，视赠与人要求，赠与可以附义务和期限，经公证的赠与合同赠与人丧失任意撤销权，法定撤销权的行使及其期限，等等;而涉外类公证多侧重于申请人承诺提供的证明真实无误，公证书的使用国家和地区是否要求附译文和认证。

公证询问谈话涉及到的重点内容要问深问细。公证机构对当事人申请的公证事项能否出具公证书，取决于待证民事法律行为、法律事实和法律文书是否真实、合法，对该问题的审查可以细化为三个方面：

1.公证申请人是否系适格当事人，包括申请人与公证事项之间是否有利害关系，其身份是否属实，是否具备民事行为能力，等等。

2.公证当事人的意思表示是否真实、自愿，包括公证当事人是否充分知悉公证事项的法律意义及法律后果，其表达意愿是否真实自愿，有无受到胁迫、欺诈等情形，等等。

3.待证事项本身是否真实、合法。

这三个方面应作为公证询问谈话的重点内容，应在公证询问谈话过程中给予特别关注。

一方面，公證当事人、利害关系人及证人是待证事项的亲历者、见证者，均与待证事项具有密切关系，通过与他们进行细致周到的询问谈话，在发现待证事项的真实性上，会起到事半功倍的效果。

另一方面，通过询问谈话，便于公证当事人及相关利害关系人充分地表达对待证事项的意见和看法，从而探求到他们的真实意愿。

对上述重点内容的询问谈话结果决定影响着公证活动的趋势，公证人员会据此判断能否受理当事人的申请，如何收集其它证据材料，能否提供满足当事人需求的公证方案，是否符合出证条件，为当事人能否提出针对性的建议，等等，所以围绕上述事项应问深问细。

（三）公证询问谈话具有程序性

公证是一项程序性特别强的活动，按《公证程序规则》的规定，公证活动的进行按先后顺序依次为“申请与受理、审查、审批与出具公证书”，相应地，可以将公证人员与公证当事人、利害关系人、证人之间持续、不间断的交流、沟通过程区分为申请前的咨询谈话、申请与受理谈话、审查谈话、补充审查谈话、指导性谈话。不同阶段的谈话，其谈话的侧重点不同，所引起的法律效果及其救济手段也不同。

一般来讲，首先进行的咨询性谈话，在此阶段，需探求当事人有无公证的意愿、公证的目的和要求，当事人与待证事项之间有无法律上的利害关系，公证机构能否满足其需求，经交流，在符合受理条件下，由当事人自愿决定是否申请办理公证。如其决定不申请公证，则一般情况下，双方之间不产生权利义务关系。

受理当事人的申请后，随之进行的是审查性询问谈话。“询问当事人和有关证人并制作谈话笔录，是公证审查程序中一个首要环节。即公证人员对所公证的事项进行审查，首先依照规定询问当事人和有关证人，详细了解与公证事项有关的情况，并制作谈话笔录” 。公证人员应与当事人、利害关系人、证人围绕申请人是否系适格当事人，身份是否属实，其对待证事项的陈述内容是否真实，是否充分知悉待证事项的法律意义和法律后果等内容进行询问谈话。

最后，根据审查询问谈话内容及结果，并结合核查的事实，符合出证条件的，经审批后出具公证书。经审查，如具有《公证程序规则》第四十八条所列不予办理公证情形的，则由承办公证员履行相关审批手续后决定不予办理公证。

二、公证询问谈话的主要内容

（一）核查、确认当事人的身份

除公证当事人自我陈述其是公证事项适格当事人外，公证员应按司法通【2017】83号文《公证执业“五不准”通知》的要求，“严格审查申请人的身份，告知冒充他人、伪造证件、骗取公证书的法律责任后果，未经证件视读、单独谈话、交叉印证、身份证识别仪核验等程序，不得办理公证”。按该要求，公证员应综合利用包括谈话在内的各种手段、工具来校验当事人的身份证件是否属实，当事人与身份证上的人是否为同一人。在身份证证件属实的情况下，公证员可把身份证所记载的文字、数字号码、图片等内容为依据，设计题目，以此询问当事人，核验当事人给出的答案是否准确，回答是否流畅，神态是否自然，并综合判断公证申请人的身份是否属实。

（二）当事人所享有的程序性的权利、义务及责任

公证机构受理公证申请后，应当告知其在办理过程中所享有的权利、承担的义务及法律责任。“公证告知制度不仅为当事人、公证事项的利害关系人设定了知情权，同时，也明确了公证员在公证活动中的法定义务。……履行告知义务既是当事人知情权的体现，也是公证机构、公证员维护公证文书的法律效力、避免责任风险的重要” 。当事人享有的程序性权利主要有：申请公证员回避（更换）的权利;撤回公证申请的权利;使用本民族语言文字的权利;对待证文书、公证询问笔录进行核对、修改的权利;申请提供法律援助的权利;申请复查请求的权利，等等。

当事人承担的程序性义务主要有：遵守国家法律、法规，维护社会公共利益的义务;如实回答提问，陈述事实真相的义务;提供、补充证明材料，积极配合核实的义务;支付公证费的义务;合理使用公证书的义务，等等。如有违反，则需依法承担民事责任、甚至是刑事责任。

（三）公证事项所涉法律事实

公证事项所涉法律事实客观、真实，是出具公证书最基本的基础和前提，查清法律事实是公证人员的职责，公证当事人、利害关系、证人对法律事实的陈述应当是在公证人员主导下的陈述，由公证人员掌控、把握询问谈话的主题、节奏，避免被谈话人离题万里。同时，公证人员应根据从谈话中获取的信息、当事人提供的证明材料、公证处自行核查来的资料来综合判断被谈话人所陈述的内容是否客观、真实，有无虚假陈述或隐瞒，并据此调整谈话方向以进一步向被谈话人发问，力争通过询问谈话对已发生的法律事实有更全面、细致的了解和掌握。

（四）当事人的真实意愿及其对公证事项的理解

民事法律行为类公证，比如委托、合同、遗嘱、声明等公证事项，鉴于“意思表示是法律行为的核心，当事人的关键意思表示构成法律行为公证的基础” ，要求公证当事人对公证事项的法律意义和法律后果需充分知悉和了解，其作出的民事法律行为是其真实意愿的表达。公证人员与公证当事人通过言语沟通交流，当事人应准确无误知晓：

1.为实现當事人的目的，可以采取的不同法律方式之间的区别及利弊。

2.公证事项的法律性质及经公证后的公证事项所具有的特定的法律意义和后果。

3.在当事人在具体公证事项中的主要权利和义务，特殊权利和义务 。

在此基础上，当事人明确作出公证意愿，并确保其公证意愿的真实性。

应极力避免当事人对待证事项产生误解。“当事人可能基于一些错误理解产生一些对公证对象本身（性质认识错误、内容认识错误等）或公证行为本身（如公证效力等）等的误解” ，当事人基于错误理解而做出的意思表示则不是其本人真实意愿，此时，公证人员应及时向当事人解释说明公证事项的法律意义及法律后果，此公证事项与其它相近公证事项的区别与联系，根据各类公证事项不同的办理要求，引导当事人办理与当其要求相符的公证事项，固定其真实意愿。经过沟通交流，如发现公证事项不能满足当事人的需求，也不能提供其他相应公证产品服务时，应坚定、明确地告知当事人不能受理其公证申请，已经受理的，终止办理并告诉其理由。

（五）法律咨询指导

拉丁公证传统中，公证人的角色是辅佐当事人的法律专家。基于此，为实现当事人的公证目的，便于公证书的使用，增进公证制度的价值，公证人员应向当事人提供各类法律咨询，这些法律咨询包括：

1.法律阐释。一方面，在公证事项办理过程中，公证人员应向当事人阐释公证事项所涉及的法律;另一方面，公证人员可就当事人关心的其他事务（不符合公证受理条件的事务、当事人未申请公证的事务）所涉法律进行解释说明。

2.公证在整个法律事务办理中所处的阶段、地位和作用。在遗嘱公证中，公证人员应向当事人阐释公证遗嘱与自书遗嘱、代书遗嘱、录音遗嘱、口头遗嘱的区别，明确遗嘱在继承中地位和作用。在旨在转移标的物所有权合同公证中，比如房屋买卖合同、房屋赠与合同，应向当事人释明合同不是房屋所有权的权利凭证，在不动产登记中心办理产权转移登记手续后，受让人方能取得物权，应提醒当事人及时办理。

3.公证方案利弊分析。在家族财富传承中，通过法定继承、遗嘱继承、赠与、买卖等方式均可实现，但各个方案在程序繁简、税费多少、当事人对标的物控制程度、所引起的法律后果等方面各有利弊，公证人员应就此向当事人进行充分告知。

4.税务、贷款政策。公证人员应向当事人解释说明可能涉及到的税种、计税方式及信贷政策，为当事人进行税务策划指导，设计税务条款，计算贷款金额，推荐金融机构。

三、公证询问谈话内容记载和体现

（一）公证询问谈话内容的记载和体现形式

公证询问谈话推动了公证活动按申请、受理、审查、核实的顺序依次进行。根据公证询问谈话的内容、结果及《公证法》《公证程序规则》的要求，可将谈话的内容分类、转化、体现、记载为公证申请表、受理通知单、受理回执、告知书、情况说明、公证询问笔录、待证法律文书等公证档案材料。众多记载和体现形式都是对公证询问谈话内容的固定，是公证机构履行告知义务、审查义务及核实义务的重要方式、记录当事人陈述和关键意思表示的重要载体，各记载和体现形式不是一成不变的，也不仅仅表现为上述所列载体和形式，视需要，公证询问谈话内容可以体现为其中的一种或数种。

通常，当事人申办公证意愿的内容被记载、固定为公证申请表;公证机构受理当事人申请的体现为受理通知及受理回执;公证机构受理公证申请后，向当事人告知其在办理公证过程中享有的权利和承担的义务，告知其申办公证事项的法律意义和可能产生的法律后果体现为告知书或公证询问笔录。公证询问谈话中影响法律事实有无、对当事人权利义务产生重大影响的内容可能会同时转化为告知书、询问笔录、待证法律文书、情况说明等档案材料。

（二）公证询问笔录

公证询问笔录是公证机构受理当事人公证申请后，承办公证人员根据公证询问谈话的内容加工制作、并经被询问人签署确认的书面材料，是公证询问谈话内容最重要的形式和载体之一。申请表、受理通知单、受理回执、情况说明往往体现的是部分公证询问谈话的阶段性结果，而公证询问笔录既能记录询问谈话的内容，也能反映整个询问谈话的过程，基于这个优势，公证询问笔录是一项独立的、非常重要的卷宗材料，承办公证人员应重视公证询问笔录的制作。

公证询问笔录虽然来源于公证询问谈话，但其不是对谈话内容和过程的简单重述，而是公证人员综合所涉公证事项的要求、具体谈话的内容、重要程度及其作用等各个因素，对询问谈话内容的再加工，具体体现在：询问笔录是对受理后谈话内容的记录;内容繁简得当，重点突出，具有针对性;口头语言与书面语言，生活化语言与法言法语间的相互转化，等等。

公证询问笔录应规范制作。《公证程序规则》第二十九条规定，“询问的内容应当制作笔录。询问笔录应当载明：询问日期、地点、询问人、记录人，询问事由，被询问人的基本情况，告知内容，询问谈话内容等。询问笔录应当交由被询问人核对后签名或者盖章、捺指印。笔录中修改处应当由被询问人盖章或者捺手印认可。”一份结构完整的笔录由询问时间、地點、参加人的首部、正文及确认、签署询问谈话内容的尾部三部分组成。

其中，正文询问部分是公证询问笔录的主要内容，其内容为公证询问谈话的主要内容，即注重围绕本文第二部分内容进行记录。记录该部分内容应具有逻辑性。公证人员可按两个线索安排布局正文询问内容，一是公证办理程序线索，即按照申请、受理、告知及审查、核实的顺序记录。二是对公证事项所涉相关法律事实，按照总体概况到具体详细的顺序展开，或者按照所涉主体的基本信息，其次婚姻状况、亲属关系情况，最后所涉标的物理状况、权利状况，先人后物的线索进行。

综合上述分析，公证询问谈话是公证人员与被谈话人交流的重要手段和方式，而公证询问笔录是公证询问谈话内容的重要载体和固定形式，两者在公证活动顺利开展过程中具有重要地位，也发挥着重要作用。每名公证人员，特别是公证员在加强自我公证业务能力时，应对此予以充分的重视，不断提升公证询问谈话能力及制作公证询问笔录水平，让当事人的公证意愿和公证内容得到更好的表达、固定，从而为当事人提供更贴心、更精准、更专业的服务。

注释：

《公证员职业道德基本准则》。

阎建明主编.公证谈话笔录制作[M].山西人民出版社，1996年版，第3页.

司法部、中国公证协会编.公证程序规则释义[M].法律出版社2006年版，第61页.

熊选国主编.公证理论与实务[M].法律出版社，2018年版，第95页，第76页，第77页.