企业档案管理中存在的问题及优化措施

陈赛红

摘 要：企业档案对于提高企业内部控制水平、提高企业效益具有重要的意义和价值，但一些企业还存在制度不健全、管理不规范、缺乏管理程序、人员素质不高等问题，需要在严格落实建档规章制度、加强档案日常管理、严肃档案工作纪律、加强企业档案管理人员的队伍建设等方面及时采取措施研究解决。

关键词：企业;档案管理;优化措施

近年来，企业越来越重视内部的控制和管理，能够认真贯彻落实企业档案管理有关规定，对企业档案管理也越来越正规，狠抓企业档案管理科学化、制度化、规范化、信息化建设，有效提高了企业档案管理的质量和水平，为历史地、全面地记录企业的发展和各项业务往来提供了历史依据，

考察了解和正确选拔使用企业提供了重要依据。但是在企业档案管理上，有的单位也存在一些问题，需要采取有关措施进一步优化。

1 存在的问题

1.1 规章制度不够健全

一些企业在档案管理方面还不够重视，投入的人力物力比较少，对建立相关的制度机制思考的不够，在如何规范档案管理、强化档案记录方面还存在薄弱环节。

1.2 工作程序不够规范

有的在档管理中比较随意，没有严格按照档案管理的程序进行入档、出档、调用等，一些企业管理人员对材料审核把关不够严格、整理归档不够及时，有的还存在丢失、损坏的现象，给企业业务开展、长远发展造成了不良影响，有的甚至还给企业带来了法律纠纷，让企业遭受了不必要的经济损失。

1.3 管理人员素质不高

由于企业档案管理人员很多都是临时聘用或者是兼职的，工资待遇相对于研发人员和销售人员比较低，导致一些工作人员积极性不够高，特别是个别档案管理人员素质不够高、法纪意识淡薄，甚至发生私自涂改档案的严重问题。

2 企业档案管理优化措施

为进一步落实企业管理有关规定，切实加强企业档案管理，确保企业档案材料的现实、准确、完整，更好地发挥企业档案的作用，企业要结合企业内部实际制定本措施。

2.1 严格落实建档规章制度

一是规范建立档案。对于企业重要的战略决策、人事变动、股东会议等相关会议资料要及时建立企业档案。按照规定的范围、内容和标准收集相应材料归入档案，归档材料必要详实、填写内容完整规范、档案规格制式统一。认真甄别档案原始材料的真实性和完整性，及时补齐缺件、整理立卷，杜绝虚假不实材料入档，填写好企业档案管理书。二是认真審核鉴别。对手续不完备、内容不准确、项目有涂改的材料，要认真审核鉴别，核实无误或经组织认定后方为有效材料。信息不实的材料不得入档。及时整理归档。企业档案管理部门应主动督促有关部门报送材料，及时整理归档，并定期对企业档案进行清理核对，发现缺件线索后应立即催补索要。各级形成的归档材料应主动向档案管理部门提供，任何企业部门和个人不得扣压留存。四是同步维护信息。企业档案建立整理，要同时建立相应的电子档案逐页扫描存储，并录入企业综合信息管理数据库，运用多种手段保证企业档案、数据信息记载的原始、详实、可靠。企业档案材料变更、增补时，应当同步备份电子档案，及时更新企业数据库，保证纸质档案、电子档案、企业综合信息系统内容一致。

2.2 加强档案日常管理

一是严格档案的查（借）阅。严格按照审批权限和程序办理档案查（借阅。查阅时，对查阅人和查阅时间、理由、项目等内容详细登记，全程监阅过程，不允许查阅人擅自摘抄、复制档案材料。借阅时，对时间要作出严格的规定，借出和归还时要认真检查并与电子档案核对，防止涂改、撤换、添加档案材料等问题发生。没有企业批准程序，任何人不得查（借）阅涉及企业重要机密的档案。二是要加强档案的保管手段。档案保管实施专人专管，不得由战土和聘用人员从事企业档案管理工作。非档案管理人员不得进入档案库室和工作区域。严格实行企业档案登统计制度，详细记载档案进出、利用、经办等情况，定期核对档案出入库数量，及时掌握档案库存和保管情况。企业档案管理人员调整时应当认真履行交接手续。档案工作人员不得保管本人和亲属档案。三是严格档案的转递。转递企业档案应当及时准确，手续齐全，由原管理部门进行检查整理，填写《企业档案转递单》和《档案转递责任书》，通过专门部门发送或专人送取，不得交企业闲杂人携带。档案接收单位应对转递档案逐一审核，材料不齐全、手续不完备、涂改未经确认的，退回原单位整理后重新转递。企业重大会议和交易的时间以档案明确记载且企业已认定和掌握的时间为准。对企业档案材料中时间记载不一致的，严格按照企业有关规定进行认定。

2.3 严肃档案工作纪律

一是不准泄露档案秘密。档案管理人员不得向无关人员泄露企业档案内容。对涉及企业董事会决定、重大问题处理意见等档案内容，无相应企业证明和领导审批意见的不得对外提供。未经允许，不得私自摘抄、复制档案材料，摘抄复制材料应加盖“企业档案材料专用章”，用毕及时销毁。企业电子档案应严格采取设制权限、数据加密、查阅日志等技术措施，确保数据信息安全。二是不准涂改档案信息。严禁涂改、圈划、污损、折皱档案材料。经企业批准变更的项目，应填写在适当位置，并加盖档案修改专用章，不得直接对档案原有内容进行涂改、覆盖。凡发现档案重要信息有涂改行为的，应按违反企业管理规定处理，追究档案管理部门和人员责任。三是不准装入虚假材料。对需入档的各类人员的奖惩、考核鉴定、职务变动、学历资格、企业研究成果等材料，要认真识别鉴定，统一集中办理归档，严禁企业内相关本人经手，避免装入虚假材料。违反企业档案管理规定，情节严重或造成严重后果的，依照企业档案管理有关规定，对相关责任人和部门领导给予惩罚。

2.4 加强企业档案管理人员的队伍建设

企业要选好配强档案管理人员。严格从政治上和业务上把关，把那些纪律性强、素质好、作风正、热爱档案工作的企业工作人员选配到档案管理岗位，并适当的提高工资待遇。凡经考核确定从事档案工作的，一般应连续工作3年以上，以保证企业档案管理工作的连续性。一是要加强教育管理。抓好经常性的企业档案政策纪律、爱岗敬业和职业道德等教育，养成坚持原则、遵规守纪、依法办事的作风。关心档案管理人员的工作、生活和成长进步，激发做好档案工作的内在动力。二是要加强对工作人员的业务培训。加强基础培训，重点抓好政策法规、业务知识、专业技能和企业综合信息管理系统操作的学习训练。抓好岗位培训，抓好业务培训，努力建设一支高素质的档案管理队伍。三是要加大检查考评力度。企业要定期组织检查考评，通过外部的督促，提高企业档案管理的有效性。

总之，企业领导和有关档案管理部门要从对企业长远建设和企业全体员工负责的高度，从提高对档案管理工作的重视入手，针对档案管理存在的问题及时制定更加详细的制度和规定，不断提高工作人员的责任心和档案工作水平，充分发挥档案管理对促进企业管理水平、促进企业综合效益的积极作用。

参考文献

[1]王妍.企业档案管理社会化问题的探讨[J].办公室业务，2018（24）.

[2]邓毅，王立民.企业档案管理社会化问题探究[J].今日财富（中国知识产权），2019（06）.