高校财务网上报销现存问题及优化对策——以天津中德应用技术大学为例

孙文

（天津中德应用技术大学 财务处，天津300350）

一、“中德”大学传统报销模式转变的必要性

天津中德应用技术大学（以下简称“中德”）是2015 年经教育部批准由高职院校升格为本科应用技术大学的院校，面对学校升格以来增加的多样的经费来源、逐年递增的科研工作量，校财务处如何用好、做好资金管控，在保证专项经费执行率的基础上，既能提高教师的报销满意度，又能规范每一笔支出，是我们面对的重要课题，为此应实现报销模式的转变。

“中德”传统的报销模式是现场报销（见现场报销业务流程），排队长、等候长、报销难一直困扰全校师生，加之财政专项经费到账时点的特殊性，导致月末、季末、年末报销量突增，扎堆现象严重。这种传统报销模式既给财务人员很大的工作压力，也加剧学校师生与财务人员的矛盾。鉴于此，“中德”财务处在2017 年11 月底，也是传统报销模式下业务量最大的时点上线了网上报销系统。该系统运行至今已经有一年多，报销难、财务大厅排队的现象大有改观，但随之产生的问题也逐渐浮现出来，笔者根据这一年多核算科的报销情况，研究对比两种报销模式的业务流程，针对出现的问题寻找根源，提出对应的优化解决策略。

二、“中德”网上报销模式的现状及存在的问题

1.网络报销业务类型无法实现全面覆盖

目前“中德”财务处网上综合服务平台包含三大模块：财务查询系统、网上报账系统、网上申报系统。校内老师可以通过财务查询系统查询个人名下项目的收支及额度情况；网上报账系统便于老师进行日常报销、差旅费报销、各类借款业务的网上办理；网上申报系统由于账务系统的个人收入模块尚未启用而无法实现对接，从而导致劳务费的个税问题无法通过系统计算，仍需要人工手动计算，因此，该类业务无法实现网络报销。此外，有些学校项目没有实现项目管理，以至于老师在进行网上填报时无法选择对应的项目，导致涉及此类项目的业务只能采用传统现场报销模式。

2.网络报销业务填报内容后台设置不够精细

“中德”的网上报账系统是面向每一位教职工开放的，报销人对于会计制度、财会知识不大了解，加之财务报销政策不断更新，导致网上填报的内容五花八门。老师凭借自身对经济事项的通俗理解选择摘要、类别，但由于系统后台设置还不够成熟稳定，网报系统无法与账务系统的科目做到一一对应，以至于财务人员引入网报单据，自动生成会计凭证之后还要进行大量修改，无疑增添了会计人员的工作量，降低了效率。

3．网络报销初期退单率较高，沟通模式转变带来较多问题

除了以上提到的系统问题之外，原始单据的真实性、票据粘贴的规范性、签字审批的合规性、系统操作的熟练程度等都是财务人员日常所要审核和关注的点。传统报销模式下，财务审核人员与报销人员面对面、一对一，问题能得到及时沟通与解决。网络报销模式下，如图1 所示，报销人员将单据投放至网报箱后不必进入财务大厅就可以完成报销。而对于问题报销单，核算科的处理办法是通过账务系统的退单功能将问题手工录入退回，报销人员在客户端根据失败原因重新修改、提交，生成新的网报单据，再进行投递，由此增加了报销成本也降低了效率。财务人员还要将问题凭据单独存放，并采用电话、微信群等方式通知报销人。由于老师上课时间、地点不固定，问题单据不能及时领取并反馈，造成单据积压，增加票据丢失的风险。

4.电子审签、凭证影像化等功能未上线，影响网络报销进度

目前“中德”的网络报销没有实现真正意义上的电子化，信息化程度还处于初级阶段。网络报销只是将已经走完审签流程的纸质单据再进行网上填报、投递。对于报销人来说，只是减少了现场排队等候这个环节，前期的审批手续、签字流程等还要在线下完成。因为网报系统没有与电子审签功能相衔接，传统报销模式会遇到的问题例如领导出差无法审签、报销人因问题单据重复往返等问题，网上报销同样无法解决。除此之外，伴随专项资金拨款的增加，专项审计、上级检查工作也越来越多。审计抽凭工作对于财务人员来说是一个不小的工作量，不仅耗费人力、物力，更是耗费时间。“中德”目前的会计档案还是停留在纸质会计凭证、报表，没有完全实现影像化、电子化。查阅档案时，相关人员进行拍照、扫描、复印等工作需要有会计人员陪同，无疑会影响财务人员的正常工作安排。

图1 现场报销业务流程图

5.网络报销资金支付结果无法及时反馈，国库集中支付方式单一

图1 网络报销业务流程

“中德”的网上报账系统是将报销人客户端、账务系统端、银校互联端口相衔接。网报单据经财务人员审核生成记账凭证，然后经复核人员完成授权，最终传到银校互联系统，出纳人员登录该系统输入凭证号点击付款即完成支付工作。但由于银校互联系统后台与银行柜面未实现全面对接，通过该系统支付的所有业务无法即时显示处理结果，出纳只能登录网银系统查看、打印业务回单。报销人通过客户端也无法得知款项是否成功支付，需要银行回单的报销老师还需要去财务大厅拍照复印。除此以外，“中德”作为全额拨款的事业单位，财政拨款所占资金总量最大，使用财政资金支付都是通过国库集中支付系统完成。该系统采用财政专网专线，目前尚未与任何网络、系统对接，无法实现网上汇款。基于以上两点，既影响了网上报账效率，也无法使财务工作者减轻业务劳动量。

三、网络报销的优化策略

1.加强财务二级管理，组建财务秘书团队，规范基础性工作

为了加强财务工作的精细化管理，便于网络报销更好地服务师生，可以在二级学院、各部门设立财务秘书岗位，便于实现财务人员与报销人员的信息对称，起到沟通桥梁作用。“中德”目前有700 多名教职工，日益壮大的教师队伍使教学、科研工作量显著增大。财务秘书作为财务处与教职工的报销枢纽，负责原始单据的初审、网报系统的操作及支付结果的反馈，这在一定程度上减轻了老师报销工作的压力。财务处通过秘书微信群、学校网站、培训会等多种形式开展业务交流及财务政策、制度的宣讲，减轻了财务人员与报销人员的矛盾，为网络报销的顺利运行奠定了基础。

2.疏通资金支付渠道，加强银校互联合作，提高信息化水平

加强网上报账系统与银行柜面的进一步合作，同步将银行处理结果传输到网报系统，财务、报销人员能及时看到该笔业务的电子回单，报销人无需再往返财务处索要纸质回单。加强银校互联系统与电信运营商的合作，实现银行支付结果与手机短信相挂钩。如有款项退回的情况，报销人员会及时收到失败代码或失败原因的短信提醒。随着国库改革的科学化、规范化，国库集中支付电子化也在逐步推进，为保证电子化改革运行顺畅，首先要搭建好计算机和网络设备，提高运行速度。通过CA 身份认证等多种技术，采用硬件加密的方式，保证数据的安全性、保密性。逐步推进零余额账户网银功能的开通，通过电子签章支付，改变以往纸质支票的单一模式，实现支付信息电子化、无纸化。

3.优化协同办公流程，实现网上审签功能，引入影像技术

通过OA 协同办公系统，针对不同的经济业务，创建审批流程。报销人通过电子影像设备采集原始单据信息，并上传到网报系统的数据采集库，将会计信息电子化、影像化。签批人根据流程通过网上或者手机客户端即可完成审签，不再受时间、地点的约束。财务人员引入网报单据便可查阅影像电子数据，生成记账凭证，出纳人员核对银行支付信息便可完成支付。整个网上审签流程实现了核算、支付、查询、归档一系列信息化服务，真正意义上实现了网络报销，提高了财务工作的效率及服务水平，减轻了财务人员与报销师生的工作压力，也为审计、档案等部门的工作提供了便利，降低了财务工作的风险。

4.加强财务人员业务培训，改善服务大厅环境，培养财务志愿者

在传统报销模式下，财务人员疲于日常报销工作，身心压力较大，每天结算工作结束后没有多余时间学习提升自我。网络报销开通后，报销模式的转变将财务人员彻底解放出来，能够为单位的财务管理出谋划策，成为真正意义上的“大管家”。通过参加各类会计培训，鼓励财务人员走出工作岗位、走出学校积极参加各单位的调研学习，多吸取外单位、兄弟院校的先进工作经验、方法，提升自身业务水平及管理能力。为了方便报销人员实现网上业务填报，财务大厅内设置网络报销自助平台，提供网络报销专用电脑供教职工使用。财务处的各类业务流程图、制度上墙，加强财务网站建设，财务制度、财经法规、各类经济业务报销表单同步上传，供教职工下载使用。通过培养会计社团的学生，让大家利用课余时间到财务处志愿服务，承担一些报销前台的辅助工作，如规范票据粘贴、报销业务咨询、失败单据领取等。志愿者的培养不仅在一定程度上减轻了财务人员的工作压力，还能帮助学生更好地认识会计工作，为以后实习及上岗打下基础。

总之，报销模式的转变、网络报销的推广在很大程度上改变了财务人员的工作现状，不仅提高了业务处理效率、减轻了财务人员的工作压力，也在很大程度上缓和了财务处与教职工的矛盾，财务门难进、排长队、等候长的现象缓解了，提高了财务处的服务水平。虽然在网络报销初期存在着许多问题，财务信息化的道路也布满坎坷，但只要及时发现问题查找原因，找到解决对策，就能推动网络报销的正常运行和发展。