谈文书档案利用工作中的合理化应用与体会

文/章奕婷，广州市房地产档案馆

1 文书档案的合理应用

文书档案不止会议通知，会议记录，其包含的文种更为丰富、多样，是开展工作的得力助手。合理利用文书档案可以提升工作实效，推动企业创新发展，同时也不断丰富自我的工作经验。笔者在文书档案的利用实践中深有体会，也总结了文书档案利用的一些心得。文书档案表面看似涉及内容多，且繁琐，类似于流水样的文件资料，其实其是各种文件的综合整理，整理归档后的最终文本体现。时代不断发展，信息激增，每天都有新的资料产生，而这意味着文书档案也是不断更新及丰富补充的。文书档案的整理是重复且创新性的工作。在文书档案的利用中，如何提升利用率？需要我们在正确认识文书档案的基础上做好文书档案的管理。

1.1 文书档案有效整合，服务于企事业、机关单位决策

档案利用是档案整理意义之所在，没有档案利用，档案的保存和管理就会失去价值。所以档案利用是档案工作诸环节中最富有活力的一个环节。

文书档案的整理虽然耗时耗力，但文书档案一旦完善归档，其就具有了较高的利用价值。例如，我们在收集各年度工作，大事记回顾时，通过整合零散的资料，最终形成系统完善的资料体系。为后期工作的开展提供参考材料。又如人事方面的信息，人员的调动，人员处分记录，人员退休记录，社保记录等，以作备查之需。如组织机构方面的信息，涉及到新部门的成立，机构的合并或者撤销，机构名称的更改，办公地址的迁移等。此外凡是对机关产生重大影响的事件都可以作为文书档案整合的原始资料。另一方面是日常工作的记录。这些记录较为常规，如上级领导的讲话，指示文件，精神的传达等。再如本级的领导工作活动，上级精神，指示文件的传达贯彻及执行情况反馈。文书档案还有其他方面的工作。如企事业、机关单位工作战略，企事业、机关单位管理中的重大得失等。

文书档案的整合与编写对后续工作的开展，问题的研究具有一定的参考性，帮助管理层掌握企业的最新发展情况，经营状态。文书档案也具有史料的价值，较快地查找某方面的资料或者对比往年同期数据，总结分析，调整完善工作方案等。企事业、机关单位必须重视内部文书档案的整合，奠定其利用的价值基础。

1.2 文书档案资料详细汇编，服务于基层工作

档案利用是文书档案工作的根本目的，是连接档案工作与社会公众的“桥梁”。而实际工作中，文书档案利用作为“桥梁”的具体作用则体现在将档案信息通过各种方式提供给利用者，以满足利用者需求。文书档案也不再是领导管理层的参考文件，也更多地向基层工作延伸，服务于基层各项工作。

档案利用为制定经济发展计划实行科学决策提供依据。广州空港经济区管理委员会作为市政府的派出机构，对广州空港经济区、广州白云机场综合保税区实施统一管理，担负贯彻执行国家、省、市关于空港经济区、综合保税区的方针政策，研究和组织实施空港经济发展战略和重大问题。自成立以来，空港委编制印发了《广州空港经济区产业发展规划(2013-2020年)》《广州白云机场综合保税区产业发展规划(2013-2020年)》等文件并予以存档。随后，委内经济发展处、投资促进处等处室在开展广州飞机维修产业基地项目策划、广州国际航空物流港、广州国际航空商务港策划，以及推动白云机场综合保税区飞机租赁项目业务、跨境电子商务业务等工作时，通过档案室查阅相关档案资料近百次，为空港委制定经济发展计划、实行科学决策、推动综保区加快发展提供可靠依据。

档案利用可结合多种方式融入到人民群众的生活中去。2019年1月17日由国家档案局中央档案馆、工业和信息化部、广州市人民政府共同主办，广州市档案局、广州市国家档案馆、广州市工业和信息化局、工业和信息化部工业文化发展中心承办的“不忘初心 奋发图强——新中国工业档案文献展”广州巡展在广州市国家档案馆开幕。此次向社会公众展出了体现广州工业发展成就的1300余件档案，包括重要文件、文献、珍贵图片和实物。回顾了从1931年中国共产党领导创办官田中央兵工厂以来，中国工业近90年的风雨历程，系统呈现了新中国工业发展的一个个“中国印记”，重点展示了新中国工业发展的伟大实践、伟大成就和伟大精神，再现了党领导我国工业现代化建设波澜壮阔的伟大征程，从工业成就方面彰显我国改革开放所取得的伟大成果。通过各部门、单位合作利用展览方式向人民群众展示了新中国工业发展主题的同时也向人民群众普及了档案的重要性。

从上面的例子可以看出档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。文书档案利用价值不断凸显。

2 文书档案利用管理的现代化之路

2.1 掌握现代化管理技能，提升利用能力

信息时代，文书档案管理与利用也逐渐走上现代化发展的道路。文书档案管理利用中信息化的成分增多，也对文书档案利用人员提出了管理技能，利用技能方面的新要求。要求其必须掌握现代化管理技能，不断提升自身素质，提升自身文书档案的利用能力。当前文书档案的运行利用更多地与办公系统衔接，从文件的起草到修改到删减再到检索打印及登记统计，都带有数字化，电子化的烙印，档案管理及利用人员必须加强文书档案现代管理技能的学习，理论学习与实践练习相结合，不断提升自己的业务素质和能力，熟练操作计算机，更好地利用文书档案并参与文书档案的管理工作。

2.2 现代化技术整理档案，管理高质高效

前面提到文书档案的信息化建设程度加深，纸质文献档案的占比降低，而纸质文献又是文书档案中不可忽视的部分，当前纸质档案的检索利用，编辑整理，劳动强度大，我们可以借助现代化技术实现纸质文书档案的电子转化与分类管理。整理排列阶段就让档案管理人员根据自身的理解进行文件的分类，基于统一的分类标准编辑，整理与存储，便于后期高效的检索利用。辅助以计算机检索技术，降低了人为因素在文书档案归档中的不利影响，也凸显了计算机管理的高效高质性，使得文书档案管理与利用真正达到了简化整理、深化检索的目的。

2.3 强化文书档案的宣传，提升利用实效

文书档案的利用也需要相应的教育引导，而教育引导主要体现在人员对文书档案利用及管理意识的强化，文书档案利用机制的完善两个方面。前者主要是让群众认识到文书档案利用的价值，及个体参与文书档案整理与管理的必要性。增强群众的文书档案关注意识，增强文书档案管理人员的工作责任心，让其坚守职业操守，在文书档案管理的工作岗位上做到求真务实。通过教育宣传，让文书档案管理人员掌握扎实的理论知识，具备文书档案管理的现代化技能，基于最新的管理思路和方法，服务于文书档案工作。行之有效的举措是通过各种形式宣传文书档案利用及管理工作，激发群众的文书档案关注意识，也通过法律法规让文书档案管理人员承担责任，履行义务。进一步明确文书档案管理人员的职责内容，从文书档案原材料的搜集到归档整理再到鉴定统计等，都有着明确的职责要求和行为约束规范，建立文档管理组织领导体系，辅助以对文档工作的定期检查与考核，切实提升文书档案管理水平，提升文书档案的利用率。另一方面要加强制度建设，建立并完善文书档案管理利用的长效培训机制。具体来说要建立并健全教育培训管理机制，由政府及各地的档案局组织成立专业培训班，面向档案管理人员开展定期的教育培训。必须建立相应的约束与激励机制，让文书档案的管理人员产生危机感，从而自觉严格要求自己，加强知识学习，提升自己的业务水平。

3 结语

社会的不断发展，历史资料的参考，历史经验的借鉴都成为工作高效开展的辅助手段。信息时代，信息量激增，我国对文献资料，文书档案的研究更为深入，也不断加大对文书档案价值的宣传和文书档案管理的引导，更多的企事业、机关单位认识到文书档案对自身工作开展，经营发展的重要性，也积极着手内部文书档案的管理与利用。无论是文书档案的管理还是利用，都需要我们掌握相应的技术和知识，这是文书档案现代化规范发展的必然要求。新时期，我们必须加强学习，认识到文书档案的利用价值，自觉参与文书档案的管理工作，让文书档案成为企事业、机关单位发展，自我成长的得力助手。