浅析社会保险业务档案的信息化管理

文/胡玉琴，襄城县企业养老保险中心

社会保险业务档案管理工作包括收集和整理以及分类社保档案，社会保险管理工作负责管理社保档案，有利于顺利开展社保工作。当前我国社会保险业务档案库非常庞大，这也挑战档案管理工作，当前社会保险业务档案管理工作当中仍旧存在一些问题，不利于高效开展社保工作，需要深入研究社会保险业务档案管理工作，利用信息化管理措施，提升社会保险业务档案管理水平。

1 社会保险业务档案的信息化管理的原则

1.1 标准化原则

首先是档案信息采集的标准化，根据社会保险业务档案管理规定和标准著录和标引档案信息。其次是档案信息储存的标注化，根据社会保险业务档案管理规定的标准确定档案信息数据化的储存形式。最后是档案信息网络建设过程的标准化，社会保险业务档案信息具有一定的特殊性，因此需要分层次的建设档案信息网络，确定社会保险业务档案信息的使用范围。此外需要实现档案信息管理软件的标准化，统一社会保险业务档案信息管理软件，提升软件的通用性。

1.2 数字化原则

社会保险业务档案信息储存过程应该遵循数字化原则，主要体现在档案信息输入的数字化，还有档案信息管理和接受的数字化。在输入数字化信息的过程中，需要在计算机当中输入传统档案信息，利用计算机查询信息，也可以利用计算机提供相关服务。在管理和接收数字化档案信息的过程中，需要掌握电子文件的运作特点，确定有关电子文档的归档规则，明确管理规范，及时归档不同数据库和平台的电子文件。此外需要统一电子文档的文件格式，融合现有的电子档案数字化。

1.3 网络化原则

社会保险业务档案管理部门需要发挥信息化技术的作用，实现档案信息检索方式的智能检索和网络化检索，利用社会保险业务档案管理系统，不断提高系统工作效率，保证系统可以共享资源，社会保险业务档案信息遵循网络化原则，有利于进一步实现档案数字化，这也是档案实现数字化的重要标志。

2 社会保险业务档案的信息化管理的路径

2.1 提高档案意识

社会保险业务档案的信息化管理，首先需要建立档案意识，突出档案管理工作的重要性，发挥领导的带头作用，档案管理机构领导需要建立现代化的管理水平，根据社会保险业务档案管理的特点，合理分配工作人员和设备等，在部门内部建立良好的文化氛围。此外需要加大宣传力度，利用官方网站和微信群等方式，宣传介绍有关社会保险业务档案的信息化管理的内容和标准，确定管理工作未发展方向，避免管理工作的随意性。

2.2 完善管理制度

根据我国《档案法》等相关规定，以档案管理机构的工作情况为基础，完善档案管理的制度，保证档案管理制度的科学性和针对性。分类档案的过程中，可以根据专业分类，可以分成人事和文书以及业务等类型。根据载体形式分类，可以包括文字和图片以及影音等形式。每一种类型的档案，都需要完善的管理制度。此外社会保险业务档案主要向参保人员提供服务，制定的管理制度，需要根据我国的法律法规，学习国内外的管理经验，帮助管理人员可以熟悉相关业务，使社会保险服务水平不断得到提高。

2.3 加强软硬件建设

建设社会保险业务档案管理的软硬件，需要完善管理信息系统荣，为了保障档案管理环境的安全性，需要加强管理档案室的防火和防光以及防尘等方面，提升档案根据档案管理信息系统的质量，可以安全对接业务信息系统，保证可以全面控制档案管理工作。加大硬件建设资金投入力度，以档案管理工作的需求为基础，配置各种软硬件，提高档案管理信息化水平，利用数据库急速，需要统一社会保险业务档案管理系统，共享档案资源，设计不同的功能模块。

2.4 引进专业人才

社会保险业务档案的信息化建设，需要高素质专业人才。利用信息技术归档和检索档案，工作人员需要具备有关计算机技术的专业知识，还要站购物计算机的使用方案，注重方案网络病毒。引进专业人才，首先需要完善人才聘用制度，管理机构可以和高校合作，优先引进优秀的毕业生，不断提升管理人员的综合水平。其次针对现有的工作人员，管理子机构需要为他们提供培训学习的机会，利用外出进修和专家讲座等方式，提高他们的档案管理的水平，利用良好的服务态度，满足新形势档案管理需求。

2.5 动态化管理社保档案

社会保险业务涉及到多个环节，这就需要动态化管理社保档案，全过程管理个人保险业务。为了全过程管理个人业务档案，需要动态管理保障对象的个人变动的情况，定期调查核实档案信息，保障档案信息的有效性，将社会保险业务档案的证据价值充分的发挥出来。

3 结语

社会保障制度的核心就是社会保险，因此不断提高社保业务档案的管理水平，可以保障我国社保事业持续性发展。本文分析了社会保险业务档案的信息化管理的原则，提出社会保险业务档案的信息化管理的具体措施，在最大程度上满足社会对于社会保险业务档案的信息化管理的需求，满足社会保险业务档案的信息化管理的目标。