大数据下H公司财务共享中心优化浅析

2019-12-20

新营销 2019年6期

(长春理工大学吉林长春 130000)

一、引言

在复杂的多元化经济发展时代，企业随着规模的扩大，对财务管理要求更高的运作效率、更少的运营成本、更有效的资源配置。财务共享服务中心是大数据背景下财务管理的一种新的运营模式，将不同地点的实体的会计业务集中到一个共享中心来操作，保证了会计业务的规范统一，同时不用在每个地区都设置记账会计，节省了系统和人力成本。因此，一些大型跨国集团以及我国大型企业顺应大数据时代的特点纷纷建立了财务共享中心。

二、H公司的财务共享服务中心现状

(一)H公司建设财务共享中心的背景

首先是公司自身发展的需要。H公司如今已经发展成为大型的生产制造企业，在国内拥有工厂、投资公司、供应链公司及研发中心共40余个。随着公司业务量的增长，传统的财务模式工作量大，地域性障碍突出，财务工作的人力成本、管理成本都在增加，已明显跟不上公司管理的发展要求。而现代财务共享中心可以对财务工作流程进行简化，提高工作效率，节省人力成本。电子档案可以节约财务数据存储成本，互联网实现数据互通互传，克服了跨地域的障碍，保证数据提供的及时性。

其次是顺应时代的推动。如今是互联网技术高速发展的时代，也是信息科技迅速更新换代的时代，大型先进的跨国集团纷纷顺应大数据时代建设财务共享服务中心，同时国内的一些大型企业财务共享中心建设也以扩张式的步伐快速发展。

(二)H公司的财务共享中心模式介绍

H公司财务共享中心于2013年始建于长春，项目承接了国内已经设立的近30家工厂，并且只服务于这些工厂以及之后可能承接的本公司集团下设工厂。

H公司财务共享中心的企业组织形式采用扁平型组织结构，高效率并且及时地反映和传递信息和变化，同时较快地做出反应和对策。基于扁平型的组织结构，H公司在总经理下设置了应收账款组、应付账款组、总账组、薪酬中心、成本中心、结算组、信息中心等。

(三)H公司财务共享中心的平台架构

主要有两部分，一是人员架构，二是业务流程架构。人员架构主要分为财务会计人员、管理会计师、IT技术人员和行政人员。财务会计人员负责共享财务实现会计核算及相关流程标准化的操作，是中心的总体职能所在；管理会计师负责成本分析与成本控制，将财务数据融入业务之中提供决策支持，也负责中心的业绩评价体系。

三、H公司财务共享中心存在的问题及风险分析

(一)组织结构和人员配置方面的问题

H公司财务共享中心的组织架构和人员配置混乱，总账组人员工作量大且过于繁杂，组内人员分配未有明确的专业化区分。企业未设置单独的费用报销组，增加了总账业务人员处理费用报销及相关的沟通问题的工作量。同时，作为生产型企业，H公司固定资产特别多，把固定资产模块融合在总账业务里不太合理。

(二)绩效评价管理方面存在的问题

H公司目前采用KPI进行员工个人的绩效评价，考核角度单一，缺少对服务质量、团队合作、负责程度等方面的考察。基于KPI考核还缺乏弹性，而且KPI指标设置的数值没有一个科学合理的实践性的标准。同时员工为了达成KPI可能做出一些急功近利的举动，为了尽快处理工作进度而忽视了工作质量。此外，共享中心的工作内容大多是基础且重复的，员工只会做自己的特定工作，不利于个人能力的提升，这时绩效评价的不合理就会影响员工对工作的满意度。

(三)共享中心功能单一化问题

公司的财务工作转向共享模式时，未充分利用财务共享服务的功能和挖掘其潜在功效，仅仅考虑了主要功能，只利用其在会计核算层面的简便易操作性，而没有应用在财务管理、数据分析方面，使财务共享中心功能过于单一化。

(四)财务共享操作存在一定风险

主要风险在于财务平台和财务数据的安全性。随着大数据时代的发展，财务中心必然储存了海量数据并且集中在共享平台，容易造成平台系统的崩溃或出现数据紊乱，使数据处理出现漏洞，影响企业财务信息的安全稳定性。财务数据的存放和传输都依赖互联网实现，网络的安全性如网络不稳定或网络病毒也影响财务共享操作的安全性，因此，财务共享存在财务数据安全风险问题。

财务共享系统自身也存在一定的风险，其更新和维护都需要专业技术人员来完成，除了花费较大的费用之外，也会产生诸如技术人员的更新设计是否满足财务人员实际操作和企业运作情况、升级维护是否具有时效性、升级后功能模块操作指引是否使财务人员更快入手等一系列运行风险。

四、H公司财务共享中心的优化建议

(一)人员配置及队伍建设优化

随着H公司发展，该公司的费用报销业务逐渐增多，如今业务量庞大，可以成立费用报销组，将费用报销业务从总账组中独立出来。公司必须引进财务专业人才，组建资产组和报表组，进行专业的规划和管理。根据现阶段发展重新组织结构和人员，进行岗位细分和专业化人员配置。H公司还应引进管理会计和数据分析方面的人才，为企业决策提供服务。

H公司必须重点开展财务人员的培训工作，可以定期组织专业知识讲座，当会计政策或税务政策出台新政策时，应组织人员积极学习以尽快熟悉适应新政、新准则等，提升员工的专业素质。公司也应重视引进信息技术方面的人才，以保证大数据平台、服务器及软件运行高速稳定，更好为企业员工操作服务。

(二)业务流程管理优化

财务共享中心应结合自身发展需要对共享平台系统和财务软件系统进行优化，定期做好系统检查工作，及时了解对系统运行的要求并做出改善设计，提高系统的专业化性能和方便性优势。中心的业务流程应尽可能避免不必要的环节，尽可能简化各业务流程提高工作效率，实行共享服务的业务流程的持续性优化。

(三)财务共享价值优化

财务共享中心的价值应该引起更大的重视，其价值不应仅体现在会计核算上，H公司应结合企业业务模式、运营情况、战略方向来加强中心的优化管理。财务共享中心是财务管理创新的产物，运用其强大的数据体系和数据处理技术能够更好地为企业决策提供专业化服务。科学合理的业务流程可以提高财务中心的运行效率，降低虚假发票的风险，同时还可以降低企业的运行成本。H公司也必须充分考虑财务共享中心的潜在价值，在发挥现有价值的同时进行创新，结合财务数据分析进行内部控制，更大程度地挖掘其潜在价值。

(四)风险防范体系优化

大数据是财务共享中心的建设基础，存在的很大风险之一就是数据的安全性。H公司必须重视中心的信息服务，保证数据安全。中心应及时更新病毒库、针对性加密数据、定期升级安全软件，引进专业信息技术人才管理系统的升级和维护。完善更新系统，保证系统运行的高速平稳，防范系统崩溃使数据中断的问题。同时建立风险评估制度，全面评估风险和效益。在日常管理中定期排查风险诱发因素，加强重要资料的保护，建立更高级的数据保护控制机制，提高员工的安全性理念，在日常操作中有序地进行数据上传、下载、使用等，保证操作的规范化和标准化。