电子档案信息安全管理存在问题及对策

2019-12-19廉俊芳

大众投资指南 2019年15期

廉俊芳

（内蒙古京隆发电有限责任公司，内蒙古乌兰察布 012100）

引言

我国的网络科技以及计算机技术发展速度是比较快的，所以电子档案势必会代替传统的纸质档案，而电子档案相对于纸质档案而言，它具有诸多优点，比如说在操作简单快捷，同时还可以大容量的储存。然而因为网络自身就有一定的缺陷，所以造成了电子档案信息也同样存在着不足。尤其是电子档案信息开放性和资源共享性，使得电子档案信息同样隐藏着安全方面的威胁。文章基于电子档案的概念还有特点，分析了电子档案信息现有的问题，并提出了有效的优化对策。

一、电子档案的概念及特点

（一）电子档案的概念

电子档案的意思是带着凭证特征并且可以通过关键词快速查找，同时还有一定的保存价值的电子文件，但是这些电子文件必须交给有关部门实施统一归档保管的。在这些电子档案中，要详细地列出国家机构、社会组织或者个人在办理事物还有履行责任的时候，所生成的各个信息，这些信息会被电子信息设备完整地记录下来。

（二）电子档案的特点

电子档案的第一个特点是对系统设备的依赖。电子档案是使用系统设备进行保存的，这就意味着其对系统设备的依赖性比较大，电子档案是建立在数字化信息技术的基础上的，它在系统设备中，是采用数字编码的方式得到保存的，所以说没有了系统设备，那么电子档案也就消失了。

第二个特点则是载体和信息可分离性。纸质版的档案信息，它的信息和载体是无法分割的，然而电子档案信息却可以实现载体和信息的分离，它能存储在计算机上，也可以保存在硬盘等硬件设备上，甚至还可以利用不同的载体对其进行复制或者使用网络传输，这就说明了信息是独立的，给电子档案管理带来了便利。

二、当前电子档案信息安全存在问题

（一）面临网络威胁

电子档案是将网络技术作为基础而构建的信息管理平台，而在网络运用中，网络安全是社会非常重视的焦点。电子档案对信息和网络技术的依赖性比较大，所以它的安全性受到威胁的概率就加大了。现在网络安全问题越来越多，所以说电子档案信息也同样被网络威胁。并且这个威胁主要来自于数据，如果电子档案的数据被他人恶意盗取或者随意篡改的话，将会让档案信息失去完整性。

（二）信息更改过于灵活

电子档案被放置在计算机还有网络中，为更改信息提供了便利条件，并且更改之后，也不会留下蛛丝马迹。虽然说电子档案为信息管理带来了方便，但是它的过于灵活也会让大家对电子档案的真实性产生怀疑。这主要是因为电子档案的信息通过网络传输的时候，受到网络病毒或者木马程序的侵害比较容易。如果信息不慎丢失或者出现破损，那么它就不具有价值了，它的真实性也就失去了意义。而且电子档案信息和载体可以实现分离，它可以在网络中传输，这就使得网络用户无法辨别该文件是不是最初的文件，也同样为电子档案的管理增加了威胁。

（三）相关法律和规章制度不健全

我国现在所推行的法律法规中关于电子档案管理信息安全的还不健全。虽然在2008年和2016年分别发布了相关的法律法规，但是因为信息化的发展速度比较快，产生的问题越来越多，导致了现行的法律法规已经不能完全适应目前的发展，存在的法律盲点也越来越多。同时现行法律一般都是在遇到问题之后，才会想解决的方式，再通过法律的形式明确下来，对于未出现的问题，做不到事先预测。

三、电子档案信息安全优化对策

（一）加强网络系统的维护

电子档案对网络技术还有信息技术的依赖性比较高，所以在运用电子档案的时候，必须加大对网络系统的维护，让电子档案可以存在于比较安全的网络环境中。在建设网络系统的时候，要最大程度地发挥网络安全技术的作用，提高档案信息的安全系数。现在新研发的网络安全技术所包含的内容比较多，比如说对计算机主机数据库的数据保护，对密码的保护等。在电子档案信息安全管理过程中，可以采用多项安全保护技术，为网络安全提供保障。从而使得档案管理安全性比较高。除此之外，在电子档案信息安全管理过程中，还要使用安全评估系统，加强对档案信息安全的预测，对于隐藏或者潜在的危险提高预警，这也可以从一定程度上，提高信息安全。

（二）培养信息备份工作习惯

电子档案信息管理人员，要养成信息备份的好习惯。因为电子档案存在着一定的风险，尤其是在存储和传输环节，非常容易丢失以及破损，所以为了提高信息安全系数，工作人员要形成信息备份的好习惯。实现信息管理的规范化。同时还要注意在备份的时候，要注明备份人以及备份时间。对于备份档案也要定期检查，预防发生意外。有条件的档案部门，可以设置一个专门负责备份检查的人员，保障电子档案信息的安全。

（三）健全相关的法律法规和规章制度

随着我国高新技术的发展，我国已经完全踏入了数字化时代，在数字化时代，给我们的工作和生活提供了便捷的同时，也加大了电子档案信息管理的难度。所以说这就需要完善先关的法律法规，才可以为电子档案管理提供法律保障。法律法规的制定是从我国的具体国情出发，并要按照发展的不同阶段对法律法规进行及时更新，促使着我国的电子档案信息管理步入法制化。