试论档案管理现代化中档案管理原理的应用

马红梅

（哈尔滨市房地产交易中心南岗房产交易管理所，黑龙江 哈尔滨 150080）

快速发展的计算机技术使档案管理现代化成为可能。在单位发展过程中，档案起着极为重要的参考作用，是记录历史活动的真实凭证。档案管理经过长期实践，已经形成成熟的管理体系。在时代发展的背景下，档案管理也要进行必要的创新，遵循时代发展潮流，满足社会对档案管理提出的多样化需求，真正做到现代化管理。科学合理的应用档案管理原则，对档案管理现代化有积极作用。因此，档案管理原则的应用必须引起档案管理部门的重视。

一、明确档案管理基本原理

（一）标准化原理

档案管理标准化一方面体现在技术标准上，另一方面体现在管理标准上，需要注意的是，档案管理标准化与基础标准之间关系密切。上述三个标准之间的差异较为明显，基础标准也是指导标准，需要围绕符合大众化这一核心对档案进行管理。信息收集以及整理是档案的重要组成部分，技术标准不仅要打破传统信息收集与整理的局限，还要引进先进的现代化技术，真正达成科学管理档案的目标。管理标准的意义在于优化档案管理模式，将法律法规作为准绳管理档案，管理时还要遵循行业标准，有效改善传统档案管理中管理水平较差的问题。

（二）最优化原理

最优化基本原则是档案管理现代化的第一要义，因此，档案管理人员在管理档案时，需要将最优化作为标准，加快档案管理建设。只有树立完善的管理体系，才能约束档案管理，使其朝向更标准的方向发展。在全新的档案管理体系下，管理人员会树立相应的管理意识与责任感，认识到创新的重要性。从自身开始对档案管理工作进行创新，树立全新的管理目标，制定符合时代发展需求的战略，优化原有管理项目，共同朝向档案管理现代化的目标努力。

（三）简洁化原理

由于档案管理工作复杂，涉及到的资料信息复杂繁多，因此档案管理简洁化原理是基础原理，要求将复杂的工作简洁化。在对档案资料进行整理工作时，要提高档案管理工作效率，节约劳动力成本，使得档案管理工作简洁化。

二、应用档案管理原理的必要性

（一）建立全新的档案管理模式

档案管理原理在档案管理现代化中应用，有利于建立系统性的档案管理模式。在整个档案管理现代化进程中，档案管理原理运用，有助于相关管理人员改善传统的管理模式，建立符合当代实际的新管理体系，从而实现系统性的档案管理，推动系统性的档案管理模式的建立。

（二）引起管理者的重视

加强对档案管理原理的运用，有利于提高档案管理工作者对档案管理工作的重视，尤其是提高管理层的重视程度。档案管理工作的对象主要就是信息资料，管理工作者需要高效地处理相关的信息及材料。档案管理原理运用，可以对整个信息资源进行科学化处理，提高档案管理工作效率。

三、应用档案管理园里的策略

（一）系统管理原理的应用要点

从字面上理解系统化档案管理原理，就是利用系统化的方式处理档案管理工作，处理档案管理时，需要考虑到具体情况，恰当选择系统化的方法与理论。这对档案管理现代化目标的实现有重要作用。档案管理制度伴随着科学技术的发展取得了明显成绩，现代管理制度会引进先进的信息技术与信息设备，因此，档案管理制度的完善性得到大幅提升。档案管理现代化的目标是对档案进行系统化的管理，有效整合各个分散的资源，利用集中管理的方式，提升档案管理质量与管理效率。有效简化繁琐的管理步骤，节约人力、物力。

（二）动力原理的应用要点

动力原理可给档案管理工作的顺利开展提供一定的支撑，可谓为档案管理工作注入全新的活力，这种支撑来自于动力上的支撑，使得档案管理充分发挥自身的利用价值，打破管理效率较低的局面。现有动力原理主要从以下两个方面发挥自身作用，分别为物质方面和精神方面。物质动力就是在物质上给予档案管理一定的支持，例如设备以及资金等。档案日常管理工作的顺利开展，离不开资金与设备的支持，因此，物质动力就是加强设备以及设施资金投入的力度，有效节约人力资源，利用先进的设备与技术，提升档案管理效率。

应用精神动力原理的突出表现为，使档案管理人员意识到档案的利用价值与档案管理工作的意义，对档案管理工作有一个全新的认知。在日常档案管理中，需要着重加深对档案管理人员的业务培训，使档案管理人员更好地认识到档案管理内容，明确自身职责，端正工作态度，为档案管理贡献力量。

（三）反馈原理的应用要点

反馈原理是检验档案管理工作现状的重要依据，领导人员可以通过反馈原理掌握档案管理工作的真实情况。反馈原理在档案管理中的应用不仅表现在发布信息上，还可有效回收有价值的反馈信息。管理人员在灵活应用反馈原理后，可及时发现管理中的不足，并第一时间解决，是加快档案管理工作现代化进程的源泉与动力。

（四）整分合原理的应用要点

档案需要与各个环节一起应用可利用的资源，共同完成管理工作，而整分合原理就是指细分可利用的所有资源，在细分各项资源的基础上，才可针对档案进行管理，然后通过有效整合细分资源的方式，提升资源利用率，使档案管理工作朝向集约化的方向发展。资料分类是档案管理工作的重要组成部分，在分类资料时应用整分合原理，可取得事半功倍的效果，合理划分档案管理工作的各个细节，最大限度拉近档案管理工作与实际情况之间的距离，使其更好地服务于人们。合理高效的档案管理工作并不能完全依靠档案管理部门来完成，需要各个部门之间沟通配合，因此，应用整分合原理也是有效加强各个部门之间联系的重要方式，对后续档案管理工作的顺利开展有极大的推动作用。

结语：档案管理是单位日常经营与管理的重要组成部分，具备十分优越的实际价值。现代化的档案管理工作需要在原有档案管理模式以及管理理念上做出改变，但是不能完全脱离实际，必须结合时代发展趋势与潮流强化档案管理。构建高素质的人才队伍，提升对档案管理工作的重视程度。为档案管理现代化目标的实现打好基础。