医院纪检监察案件档案管理工作有效性探讨

李晓英

（昆明市第三人民医院纪检监察审计室，云南 昆明 650041）

记录和反映纪检监察部门在履职过程中所处理完毕，按要求规定通过收集、整理、组卷形成的具有一定价值并进行集中保存的卷宗材料，称为纪检监察档案。纪检监察档案可分为案件档案、实物档案、会计档案、文书档案、声像档案等。医院纪检监察部门在履行纪检监察职责、查处各种违纪案件的同时，形成了大量的纪检监察案件档案。由于纪检监察案件档案管理工作具有其特殊性，它直接反映了医院纪检监察部门的工作水平、管理层次和整体素质。如何加强医疗机构纪检监察部门案件档案的信息化、规范化、专业化管理，进一步推动医院纪检监察案件档案管理工作效率的全面提升，是目前医院纪检监察部门档案管理员务必思考的问题。

一、完善纪检监察案件档案管理体系及相关制度

纪检监察案件档案制度建设是做好纪检监察部门档案工作的重要保障，案件档案管理工作的质量直接影响到后续的各项工作，包括档案查阅、借阅、分析、研究等各个环节。为了改善案件档案管理质量确保档案安全，结合医院纪检监察工作实际，在严格执行《中华人民共和国档案法》《纪检监察工作案件档案管理办法》的同时，健全完善医院案件档案管理制度，建立档案资料收集、整理、分类、归档、保存年限等制定明确的标准和要求，形成科学的档案管理体系及制度体系，为医院案件档案管理工作提供完善的操作依据和约束机制。同时，探索案件档案计算机管理办法，运用现代信息技术提高档案借阅、使用效率，促进档案管理工作按规章制度高效运行，使纪检档案管理工作走上制度化、规范化轨道。

二、当前医院纪检监察档案管理工作存在的问题

（一）档案管理专业水准低

在传统观念里，档案室是单位里重要程度较低的部门，档案管理工作被认为是“闲职”。近年来，党委政府对纪检监察工作的要求不断提高，医院领导非常重视纪检监察工作，对纪检监察档案管理工作提出较高的要求。但纪检监察档案管理工作距离党委政府的要求，还存在较大差距。部分档案管理工作人员对档案管理工作的重要性认识不足，责任一是不强，大多工作人员业务停留在保存归档的水平，业务素质和管理水平不高，缺乏对档案进行开发利用的能力，仅能做到个档案“保管员”。

（二）档案管理分散无序

大多数医院纪检部门档案保存分散，各门类档案分室保存。档案室一般只保存文件、财务、照片、实物档案，对其他的档案，如音像资料、会议材料、领导讲话等没有进行集中有效保存，导致各个科室都有档案、各种档案分散在各个科室。没有集中统一规范管理。

（三）档案管理制度不完善

随着纪检监察工作的深入开展，工作目标和任务发生了新的变化和要求，而相应的纪检监察档案管理制度未能适时进行调整和修订，导致部分医院的纪检监察档案管理制度未能发挥指导和支撑作用，不能适应现在的工作需要。具体表现为没有明确的专用档案保管场所、纪检监察档案资料分类不科学清晰、档案资料备份不全、档案资料移交手续不规范等，制约着纪检监察档案管理工作有效性的提高。

（三）软、硬件设施不到位

信息技术时代，部分医院纪检监察档案立卷、归档、检索仍采用传统的档案管理手段，未建立起专业化的档案管理信息系统；部分医院没有专门的纪检监察档案保管室，缺乏必要的档案保存管理设施，致使档案容易受到破坏。软、硬件基础设施的配置不到位，缺乏提高档案管理工作有效性的物质条件。

三、提高纪检监察档案管理工作有效性的对策

（一）加强纪检监察部门档案员素质的培养

档案管理人员水平是决定纪检监察案件档案管理工作有效性的关键，因此，医院必须明确专职的纪检监察工作人员管理档案，对案件档案实行专人负责，集中统一管理，以确保档案的完整与安全。大部分纪检监察工作人员不具备档案管理知识，从提高管理人员综合素质水平这一角度出发，提升管理人员的综合素质和管理能力。医院可定期组织针对档案管理人员管理技巧以及管理意识等进行培训，或邀请专家、学者和上级部门到现场讲授先进的档案管理手段、方法，传播先进的档案管理理念，或组织档案管理人员到管理规范的单位考察学习，开阔眼界，提高他们对纪检监察案件档案管理工作重要性的认识，不断提升纪检监察档案管理人员业务水平和实际操作技能，进一步促进纪检监察案件档案管理规范化，打造一支高素质的人员队伍，实现纪检监察案件档案管理工作的良好发展。

（二）建立健全纪检监察档案管理制度

用完善的管理制度来约束纪检监察档案管理工作，使档案管理工作科学化、规范化、制度化。对基本的《档案管理工作职责》《档案管理工作规定》《档案利用制度》等工作制度进行修订和调整，确保档案管理发挥其应有的作用，满足纪检监察工作要求。纪检监察档案实现集中统一管理。纪检监察档案集中保存管理，是提高档案管理工作有效性的必要条件，有利于充分挖掘纪检档案中的疑点、难点，从而为纪检工作的开展提供有力保障。设立统一的保管室，使各类型的档案都能得到集中有效的保管，能够实现档案的收集、管理、利用三个方面的有机结合，避免医院纪检监察档案管理分散保管，建立专门的纪检监察档案室，做到档案管理专人专室；加强对档案的分析和研究，开展纪检档案研究和开发工作，真正发挥档案工作服务纪检监察工作的作用。

（三）建立纪检监察案件档案归档管理标准

纪检监察案件档案是纪检监察部门在履行纪检监察职责时查处的各种违纪案件工作中形成的案件材料，具有较强的政治性、专业性和保密性，它清晰地反映了纪检监察机关的职能活动，也是纪检监察部门查处案件历史面貌的重要凭证。因此，医院纪检监察部门在对各种违纪案件工作中形成并处理完毕的案件材料应进行及时整理归档,要规范格式和程序，确保档案的完整与安全，案件档案应严格按照调查类、审理类、信访类和其他类案件并准确划分保管期限整理归档，案件材料不论多少要一案一卷或一案数卷，不得数案一卷，每一卷都要严格按照有关规定进行排序，按照调查卷和审理卷的装卷要求，依次对相关材料进行排序及编写页号，封皮、卷内目录所填内容应与卷内材料相符，备考表填写清楚卷内需要说明的情况及立卷人和检查人的姓名及立卷日期，为更好保管和利用案件档案的需要创造必要的条件。

（四）加快纪检监察案件档案管理信息化建设进度

在信息技术快速发展的今天，医院纪检监察案件档案管理朝着信息化发展是一种必然趋势，将计算机技术结合到案件档案管理工作中，在科学技术支持下，实现案件档案管理水平的提高，促使案件档案管理更加可靠。医院纪检监察部门专、兼职档案员需要具备一定的信息素养，并掌握相关的理论知识，从而加快医院纪检监察档案管理建设进程，发挥档案管理工作的积极作用。结合医疗卫生行业特点，配套研发纪检监察案件档案管理系统，实现档案信息查询的电子化、自动化，提高档案调阅效率，为纪检干部查档利用提供便利，为了加大档案管理的安全性，在应用网络技术时，需要充分考虑网络环境下可能存在的安全风险，并通过相关的安全防护技术的应用，保证档案管理工作的顺利进行。总的来讲，档案管理信息化发展体现出一定的现实意义，实现了电子档案与纸质档案同步归档的同时进一步推动医院纪检监察案件档案管理工作效率的全面提升。

（五）切实增加对档案管理软硬件设施的投入。良好的档案管理软、硬件设施，是提高档案管理工作有效性的物质基础。为了提高医院纪检档案管理服务效率和质量，应设立专项资金，首先，投资建设档案专业信息系统，借助信息化手段完善纪检监察档案管理。其次，投资建设专门的纪检监察档案保管室，建设必要的档案保存管理设施，避免档案损坏和流失，提供保障档案管理工作有效性的物质条件。在此，加大对档案管理人员的业务培训投入，帮助管理人员快速掌握档案管理系统操作技能。

四、结论

综上所述，为推进医院纪检监察案件档案的信息化、规范化、专业化、标准化管理，确保档案的完整与安全，要充分认识做好案件档案管理工作的重要意义，切实增强工作的责任感和自觉性；要紧紧围绕实现档案“信息数字化、管理自动化、服务智能化”的目标，扎实推进纪检监察案件档案管理工作创新发展；要加强对案件档案建设的组织领导，严格建设质量标准，不断提升案件档案工作“建、管、用”的水平和能力，为推动医院党风廉政建设和反腐败斗争深入发展作出应有贡献。