企业采购档案管理工作中存在的问题及对策

王选群

（国电四川发电有限公司南桠河水电分公司，四川 雅安 625400）

采购档案管理是现代企业发展中的重要一环，这个环节的工作记录了许多有关采购的信息，并将采购工作相关信息进行了整合，对企业未来的发展、决策有着重要的借鉴意义。但目前，我国许多企业对采购档案管理没有足够的认识，采购档案管理制度流于形式，管理实务缺少一个可靠的参考规程，导致采购档案资料无法发挥真正的价值，造成了一定的隐性损失。面对激烈的市场竞争，现代企业必须将规范采购档案管理工作视为提升自身管理水平的重要抓手之一。因此，探讨企业采购档案管理工作中存在的问题及对策，具有极其重要的现实意义。

一、企业采购档案管理现存问题

目前，我国现行的法律、规范，多针对政府采购，而针对企业采购的却少之又少。许多企业虽然制定了采购档案管理制度，但是因缺少规范、法律方面的依据，所以制度存在诸多漏洞，同时制度的落实又受人员等因素的影响，采购档案管理工作因此流于形式，企业在档案管理方面的投入也无法发挥实际价值。下面就现代企业采购档案管理存在的问题进行论述。

（一）人员问题

长久以来，“档案管理”在许多企业都没有受到应有的重视，尤其是中小型企业，管理模式粗放，许多管理人员认为“档案管理”就是文件整理工作，这就导致企业内部缺少专业的、专职的档案管理人员[1]。一方面，因企业管理人员、领导观念上的问题，导致企业缺乏专业的档案管理人员，在岗人员素质无法应对采购档案管理需求；另一方面，企业在采购档案管理方面的投入也不足，档案管理岗位缺少培训教育机制，人员素质不能得到有效提高，档案管理人员在实际工作中往往力不从心，工作效率、工作质量不尽人意。另外，部分企业为节省管理成本，让行政岗位或者其余文职兼职采购档案管理岗位，档案管理没有专门的办公室，整体工作呈现出极强的粗放性、随意性，在企业想要调用采购档案时，常常出现档案混乱、档案丢失等问题[2]。如，某企业2015-2017年的采购档案，采购档案共计54卷，其中有21卷存在签字、盖章不完整，装订不规范等问题，而该企业的采购档案管理人员由其他工作人员兼任，该工作人员在离职后，因制度上的问题，没有进行有效的工作交接，企业在查阅档案时，发现采购档案混乱，但也无法找到相关责任人。

（二）管理混乱

目前，许多企业都开始效仿政府采购物资的模式，实行了集中采购。而集中采购中往往涉及到大量的物资，物资的种类繁多、专业性强。这些企业虽然实行了集中采购模式，但是却未规范档案管理工作，管理工作比较混乱。在集中采购结束后，采购文件不完整、不系统、不准确等问题较为严重，企业无法从采购档案中了解采购全过程，一旦物资出现问题，企业也无法通过档案判断问题成因[3]。另外，多数企业的采购档案管理工作都较为分散，许多档案文件审批没有考虑到档案归档问题，采购档案管理制度无法落到实处。

二、加强企业采购档案管理的对策

（一）加强顶层建设

顶层建设是提高采购档案管理水平的基础，领导、管理人员对采购档案管理工作的重视程度，直接决定了企业采购档案管理工作的实际工作水平[4]。首先，企业领导、管理人员必须要认识到企业采购档案管理的重要性，认识到采购档案管理是保证企业可持续发展的重要工作；其次，企业需加大在采购档案管理工作方面的投入，加强人力资源建设；最后，领导人员在决策中，要将采购档案管理工作和企业的发展决策结合起来，并根据企业实际发展情况，规范采购档案管理工作建设方法。

（二）完善管理制度

随着经济的发展，采购工作也逐步趋于规范化、标准化。上文提到，目前许多现代企业都在效仿政府部门物资采购模式。笔者认为，针对目前国家法律、规范不够健全的问题，企业采购档案管理的制度建设，可充分参考政府采购相关法律条款，并以此为基础逐步完善相关规章制度，就可有效提高采购档案管理工作的规范性。在《中华人民共和国政府采购法》中规定“采购人、采购机构，应该妥善保管政府采购文件，不得存在伪造、销毁等行为，采购文件保存期限从采购结束起，至少保存十五年。采购文件主要包括：采购活动记录、采购预算文件、合同文本、验收证明等。”在《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中又强调“物资采购审批手续、招投标文件、招投标合同、采购协议、来往文件、审批文件等，列入企业文件档案管理范围”。在《国有金融行业集中采购管理规定》中，也有着采购档案管理的相关要求[5]。这些条款就可作为企业制定采购档案管理规章制度的基础，企业要将这些条款作为依据，设置专职的采购档案管理岗位，并根据实际情况，逐步规范该岗位的权利、责任，完善采购档案管理规程。

结束语：

综上所述，企业采购档案管理工作对于现代企业的稳定发展有着重要的促进作用，企业管理人员、领导需加强对采购档案管理工作的认识，通过完善管理制度、加强人力资源建设、规范工作方法等对策，切实的提升企业采购档案管理水平。不过，企业领导、管理人员必须要认识到，档案管理工作水平的提升绝不是一个一蹴而就的过程，需要在实践中不断完善，才可切实的提高工作质量、工作效率。