基于信息时代背景下档案管理工作的创新路径

梁骏

（饶河县档案局，黑龙江 饶河 155700）

信息时代背景下的档案管理工作，需要面临更为复杂的管理内容，这就对档案管理工作提出了全新的要求，既要保障档案管理的效率，又要确保管理质量，为相关部门提供良好的档案服务，发挥档案信息的应用价值。为达成上述管理目的，就必须加大对信息技术和相关技术的引用力度，借助先进技术提升档案管理成效已经成为当前提升档案服务水平的重要手段。积极引进先进管理理念和技术，创新档案管理工作，是保障档案管理工作长期稳定发展的重要举措。

一、档案管理信息化发展的优势分析

（一）资料获取方便，且效率较高

信息技术在档案管理工作中的应用，实现了各个部门发展信息的实时共享，档案管理人员只需借助网络技术就可实现对资料信息的全面获取，同时借助信息处理技术，对信息内容进行归类与整合，从根本上提升了档案管理的效率。此外，通过档案管理信息系统的有效构建，还可为相关部门提供档案检索的功能，使其在线上就可以查阅相关的资料文件，这也有助于档案服务水平的提升。此种管理模式有效打破了原有的管理习惯，相关管理人员可以充分借助先进技术来完成管理工作，管理人员的工作压力也得到了有效的缓解。

（二）有助于增强档案管理的成效

档案管理工作由传统模式向信息化发展的转变，就是将纸质档案转变为电子档案的过程，在此过程中，应对原有的纸质档案进行重新梳理与归类，在不破坏档案信息的完整性的基础上，将其转变成电子档案，输入档案管理系统。此种管理方式的转变，不仅可以节约一定的空间，还可实现对档案信息的永久保存。信息技术在档案管理工作中的不断应用，使得档案管理的功能性得到逐步完善，档案管理系统中的数据处理功能，可以实现对档案信息的大批量处理，较于以往的档案处理工作来说，表现出更好的管理效率。信息技术的应用也可有效避免原有人工操作时存在的失误现象所引发的管理问题。可见，提升档案管理的信息化进程具有极为重要的意义。

二、传统档案管理工作的弊端

首先，运输困难。同单纯的纸制品不同，档案还包含丝帛等材质，这导致档案在运输过程中，如果产生碰撞等现象将造成其发生严重的损伤。因此，传统的档案管理方法对运输提出了较高的要求；

其次，保存困难。针对传统的档案管理工作来讲，对信息资源的保持常应用纸质档案的方式，少数档案在保存的过程中，需要对影响、照片、丝织品等方式进行利用，这些材质对存放环境的要求较高，如果将其长期存放于潮湿或者阳光过于充足的地点，将造成其发生氧化和腐烂现象，从而导致信息资源的缺失。与此同时，在应用这种方式进行档案管理的过程中，工作人员需要定期的对其进行护理，而护理的过程也是非常复杂的，需要耗费大量的人力和物力；

最后，利用难度高。档案管理过程中，需要面对较多的信息资源，工作人员对其进行整理以及编辑的过程中，虽然耗费了大量的时间，然而也不可能将其完全进行分类，因此使用者在对其进行利用的过程中，通常也需要花费大量的时间进行查找。同时，还有很多档案在保存过程中是孤本，只有在誊写以后才能够进行利用等，这一过程中耗费了大量的时间，同时档案资源的利用率严重降低。

三、信息时代下档案管理工作的创新路径

（一）管理模式创新

信息时代背景下的档案管理工作，应结合时代发展的最新要求，创新档案管理模式，使其能够真正发挥档案服务的价值作用。对档案管理模式进行创新的过程就是对原有分散模式的档案管理结构进行重新梳理与重组的过程，在此过程中，引入先进的管理理念与管理技术，实现对档案管理服务功能的全面提升。要求档案管理工作应能满足不同部门的档案服务需求，有针对性的制定档案管理计划，形成相对完善的档案管理流程，对各个管理工作的落实进行有效约束。将原有的纸质档案全部转换为特定格式的电子档案，经过系统处理后，归档管理。为了确保管理系统的安全性，相关人员应对其进行定期维护与升级，避免网络病毒对档案安全造成影响。

（二）创建信息共享机制

从传统的档案管理工作来看，进行资料收集时需要花费大量的时间与精力，且受到档案管理人员自身素质的影响，档案信息的准确性和全面性很难保障，这就会严重影响档案管理的服务功能。而信息技术在档案管理工作中的应用，可以全面实现信息共享，即通过档案管理系统与各个部门之间建立有效的联系，相关管理人员仅需要通过管理系统就可实现对各类资料信息的有效收集，借助数据处理技术对各类数据进行处理与分类后，做好归档处理。为了提升档案管理的效率，还可以在平台内部设置条件筛选与检索功能，相关部门可以自行操作提取档案信息，可见信息技术支持下的档案管理工作更加便捷，且档案服务水平也可得到有效提升。

（三）培养创新型管理人才

在信息时代，档案管理人员不仅需要掌握基本的档案管理知识与技能，同时还需要具备较高的信息素养与创新精神，从而可以不断为档案管理工作的发展与创新提供必要的帮助。管理人员在通过互联网等积极主动学习档案管理方面最新的技术理念、方法手段的同时，还需要积极同他人就档案管理中存在的问题等进行讨论，通过集思广益的方式为创新档案管理工作、提升档案管理水平提出有效建议。而管理人员在相互讨论的过程中也能够彼此相互吸收和借鉴先进管理经验、管理措施等，为进一步优化自身管理工作提供便利。

结语：现代科技的快速发展，迎来了信息化发展时代，信息技术的大范围应用也推动了档案管理工作的信息化发展。这主要是由于信息技术的应用在推进行业发展的同时，也对各类工作提出了更高的要求。原有的档案管理模式已经无法满足当前的档案服务需求，要求相关人员应积极了解新技术的特点，结合档案管理的实际需求，创新档案管理模式，形成全新的发展路径，为档案管理工作的长远发展提供保障。