论实现数字化档案管理的必要性

朱梦珺 巫梓婷

（江苏省灌溉总渠管理处，江苏 淮安 223001）

计算机技术、大数据技术的迅猛发展使得数字化已经渗透到各行各业的实践之中去，档案管理工作自然也受此影响。当前大多数企业和单位的档案管理工作机制相对落后，数字化和信息化档案管理模式提供了新的发展方向和发展思路，让档案管理工作的可持续发展有了坚实的基础。

一、数字化档案优势分析

第一，可以提升立卷制度的执行力度。在对数字化档案管理工作进行细节分析和研究之后，笔者发现数字化档案管理工作推行之后，档案管理部门可以有效地规避传统档案管理的弊端，借助先进的管理思想提升了档案工作的效率。具体来讲，传统档案管理工作中，档案的归档和立卷是非常重要的一个环节，立卷归档工作是提升档案管理工作标准性和规范性的重要手段，同时也是提升管理水平的关键途径。但是受到技术水平和档案管理人员工作精力的限制，立卷归档工作的实际效果并不理想，严重影响了档案综合管理工作开展的成效。数字化档案管理技术的出现使得档案管理归档水平能够得到显著提升，立卷归档的执行力度和执行效率大幅度增强，为全面优化档案管理工作效率奠定良好的基础，提供强大的支持。简而言之，数字化档案管理工作开展之后，档案立卷归档工作具有了明显的网络化特征，相关管理人员可以利用计算机进行数据分类输入和电脑归档，保证立卷归档的精确性。

第二，可以有效地控制档案资料整理时间。传统档案管理工作需要档案管理人员在特定的时间和空间内进行档案资料的整理、归集、存档和利用，档案管理工作效率受到极大的限制，对档案资料的利用和档案整体水平的提升具有较大的消极影响。在引入数字化档案管理技术之后，原本档案管理工作的空间性限制得到了弱化，档案管理人员可以不受时间、地点限制地开展档案管理工作，快速完成电子文件的分类和归档，档案管理效率得到了显著的提升，可以说现代化建设与数字化档案管理工作有着直接的关系。

第三，提升档案查询的效率。信息技术快速普及和飞速发展的时代背景下，档案资源的利用程度成为整个社会关注的问题。档案资源的优化和管理也成为大干管理人员需要重点关注的问题。在这样的条件下，档案查询和借阅将成为新时期档案管理工作的焦点。只有上述两项工作开展到位和及时，数字化档案管理技术的引入才有了意义。数字化档案管理技术可以提供便捷的借阅平台和查阅基础，为档案管理工作实际效用的发挥奠定良好的基础。

第四，可以促进各部门信息的高度整合。传统档案管理之中，各部门的档案信息收集均各自为政，互不相通，档案信息的更新受到严重影响。以人事档案为例，员工档案往往只停留在入职的阶段，之后的人员晋升、人员发展等信息均未纳入到档案管理之中来。档案网络管理系统的应用使得各部门信息可以实现高度整合，并交由档案管理人员进行统一管理，为档案管理工作的有效性和集成性奠定了良好的基础。

二、数字化档案管理需要把握的关键点和细节

第一，进行系统工程建设，构建信息共享平台。档案数字化管理是一个系统的、繁杂的、循序渐进的过程。数字化档案管理工作的开展涉及到整体框架设计、设备选择、软件应用、文件整理和归档流程、扫描、备份、查询借阅、权限设置、销毁鉴定、格式转换和数据输出等多个工作流程，这些工作流程相互衔接、先后搭配，是档案信息管理和资源利用开发不可或缺的环节。大型组织和企业每天都需要记录和保存大量的文本文件，档案管理系统需要采取双服务器服务机制，借用高速扫描仪、磁盘存储的方式来提升档案信息存放的安全性。相应的文件查询系统应当为人们提高档案利用效率而服务，进而实现信息共享的目标和档案利用的程度。

第二，建立横向信息对接渠道。当前档案管理体系中存在电子档案和纸质档案并行的工作弊端和问题，笔者认为二者之间可以建立对接的渠道，不同类型的信息存储方式和表达形式能够在发挥纸质档案资料作用的过程中完善电子信息档案的表达形式。为此，企业和组织要在数字化档案管理系统的构建上花功夫、下力气。根据档案管理条例和工作需求来完善档案管理制度，对两种类别的档案存储形式进行科学安排和整合，渐渐形成规范化的电子档案管理工作体系。与此同时，我们还要关注个别档案资料的保密性需要和安全性需求，在数字化档案管理系统中嵌入保密管理体系，充分地保护电子档案的安全性，防止信息出现被盗窃和损毁的可能性。当前网络环境存在很多不确定性和不安全性，如果不加强安全管理，那么电子档案和办公自动化系统将会丧失保障能力和安全运营环境。

第三，建设专职数字化档案管理队伍。数字化档案管理需要档案管理人员在档案管理理论知识和信息技术能力上更胜一筹。企业和单位要重视复合型人才的培养，让员工意识到当前的工作体制和管理技术和传统档案管理模式相比已经发生了翻天幅度的变化。如果不能有效及时地掌握最新技术和理论发展成果，那么在面对各类型的档案管理事务时将会束手无措、疲于应付。企业和单位要加强对档案管理人员的培训，逐步地进行技术能力强、专业素质硬的队伍的打造。

总而言之，数字化档案管理是时代发展的必然结果。档案信息愈加庞大的时代背景下，传统档案方式已经渐渐被淘汰，数字化档案管理模式可以在减少事务性工作的基础上提升对档案管理效率，是未来档案管理变革的主要路径。