如何规范机关档案整理工作

范国俊

（河南省新郑市档案局，河南 新郑 450000）

一、建立完善的档案管理规章制度

相关部门需要制定完善、健全的档案管理规章制度，推动档案管理工作的有效开展，使档案管理工作实现现代化、标准化以及规范化，提高档案管理的质量以及效率。现阶段机关单位对档案的重视程度逐步提高，因此制定了与档案管理的相关制度，部分制度在执行的过程中存在一些问题，档案管理人员需要对这些问题进行分析，将规章制度的执行流程不断规范，使规章制度在档案管理中全面落实，保证档案工作的规范性，明确档案管理的方法、范围以及原则等，使各项工作做到有章可循。在档案管理工作开展的过程中，需要对工作人员的责任进行明确，推进档案法制建设工作，使档案管理工作更加科学、规范。

二、重新界定档案管理期限

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（下面用简称《规定》代替）与《档案工作规范》（下面用简称《规范》代替）的保管期限比较起来差异很大。现今机关档案管理参照执行的是《规定》。各个机关文书档案的行政类、党群类、外事类等归档范围和保管期限依据《规定》执行；专门档案、科技档案的科研类、教学类、基建类、产品类、仪器设备类、财会类等归档范围和保管期限则要按照实际修订后才执行。因为《规定》对于机关单位只能作为部分参照，具体执行时还需修订，因此，机关档案保管期限出现了混沌。实践证明，档案保管期限划分存在过长或者过短的问题。

三、保管期限写进档案机关单位规定

《规范》规定:档号是指存取档案的代号，排架的依据，它反映在机关单位档案中的分类体系和位置，并且要求同一档案部门的档案编号不能重复；方便插卷，留下充分扩展的空间；不可以随意变动。《规范》中规定档案号结构为:“年度号+分类号+案卷号”，然而却没有显示保管期限。但是在档案分类中，最下位类中包括永久、长期、短期3种保管期限，主要因为档案编号结构里没有规定保管期限，如果把属于同一类目但保管期限不同的案卷流水号断开，就会出现重号的现象。因此，很多机关单位在档案整理时把3个保管期限的案卷编为I-Ⅲ的样式号。这种编制方法，实际操作中有很大的缺陷，不便于插卷。所以，机关单位档案号应该写进保管期限，按照档号结构写为:“年度号+分类号+保管期限+案卷号”的模式。这可以解决依照保管期限断开了流水号的问题，而且也能够保证档号整个编制的唯一性。

四、利用“卷”“件”结合的整理方式

（一）树立“卷”、“件”号

每一件档案都应该使用盒装。档案管理人员根据档案的类别、年度以及保管期限，将档案按卷整理成“卷”，或者按件整理成“盒”。在档案管理工作中，利用卷、件结合的录入方式，会使档案信息的整理工作与以往的档案信息有序的排列，不会出现档案信息的混乱。

（二）将档案结构规范化

档案管理人员根据档案整理的相关规范以及规则开展工作，各个机关单位利用“卷”、“件”结合的模式，卷与盒是通用的。为了保证档案号的不重复，使档案在系统中的序列唯一，档案编号格式是:“全宗号+年度号+分类号+保管期限+盒号+件号”，这是按盒的档案编号格式，如果是按卷整理的档案编号格式应该是：“全宗号+年度号+分类号+保管期限+案卷号”。如果档案是按卷整理的应该一卷一件，可以一卷中包含多件档案，按照卷整理的档案不需要盖章，只需要打印封面，然后将其装订成册即可。为了方便档案信息的有序排列，所以将保管期限利用字母做代码，其中A代表永久，B代表长期，C代表短期，管理人员需要将保管期限在立卷时明确标注。

（三）明确文件件号按盒（卷)编制

同一个年度、类别、保管期限但是不同盒（件）的文件，其件号可以不用编制所在的大流水号，而是按盒（卷）编制，一盒（卷）用一个流水号。机关单位在按照《规则》整理档案的时候，要把同一个年度、类别、保管期限，但是不同盒的文件进行一个大流水号的编制，但是这样的编制模式不适用于机关单位档案整理。因为机关单位档案存在这样的编制模式，即同一个年度、类别、保管期根的档案部分是按件整理，另一部分是按卷整理，如果把不同盒的文件编制在一个大流水号里面，那么按卷整理和按件整理的档案编制件号都会出现困扰，并且，在填写档案盒脊的栏目时也会出现混乱情況。因此，不能够将同一个年度、类别、保管期限，但是不同盒的文件按盒编制，档案按件整理的件号编制或者按盒子编制的卷号编制，档号就不会受到影响，在整理档案、录入档案系统信息时，整个过程中不会出现困扰和混乱。

五、解决二级类目下按保管期限存在的问题

首先，是二级类目下的归档文件数量特别少时，归档的文件应该如何装盒。机关单位的档案如再按照11大类展开分类整理后，那时分到二级类目中的文件比较多，如果按照保管期限来进行编盒（卷)号、件号的划分，进行装盒，就不会出现问题。其次，是二级类目下的按照保管期限编制的盒（卷)号、件号，会把属于同一个问题的文件放在不同盒内。属于同一问题材料因不同保管期限分别进行装盒时，是不会影响利用的效率的，因为即使属于同一问题的材料因为保管期限装在不同盒子，但是它们的排列还是属于同一类目，査找时仍十分便捷，尤其是计算机检索，进行定位查找更加方便。

结束语

机关单位做好档案管理工作，可以实现档案管理的规范化、标准化、科学化，使档案的作用得到充分发挥，并且有利于档案的保存。在规范机关档案整理工作的过程中，需要建立健全机关档案管理规章制度，对档案管理期限进行界定，并实施“卷”、“件”的整理模式，将二级类目下按保管期限存在的问题进行有效解决，从而促进机关档案管理工作的有效开展。