信息时代档案管理的信息化

周密

（伊春市伊春区前进社区，黑龙江 伊春 153000）

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。它可以从以下几个方面来理解：

一、实现档案信息的数字化和网络化

档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、音像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子文件，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息网络化是指按照—定的用途来进行档案信息网络建设或者把若干个档案信息网络进行整合、叠加的过程。档案信息的数字化体现了信息资源的管理，网络化体现了档案信息化的技术平台。

二、实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化

传统的档案接收是在档案部门内进行的，信息化后的档案部门则可以通过网络接收远程的文件或档案，并在系统内进行存储、处理，同时又可以利用网络进行档案信息的远程传递与提供利用。

三、实现档案信息高度共享

传统档案在同一时刻、同一地点往往只能提供一份原件或最多若干份复印件供利用者使用。而数字化的档案信息在理论上则可以在同一时刻提供无限多的与原件质量一样的复制品供利用者使用。高度共享的另一个含义是利用者可以在有网络接入的任何地方在任何时刻利用档案信息资源，不必像信息化以前必须在特定的时间、特定的地点利用档案。

四、必将引发档案管理模式的变革

计算机与网络在档案工作中的应用，必然会对原有的管理模式、工作流程有所影响，有些部门或流程会缩小，甚至取消，也可能会增加新的部门与业务流程。档案管理模式的变革无论对于档案管理理论还是实践的影响都是深远的，也是我们必须关注和研究的课题。

档案馆原有的馆藏传统档案数量非常庞大，把所有档案完全数字化是一个工作量非常大的过程。在建立馆藏档案目录数据库供客户查询的基础上，可以考虑采用两种方式逐步把馆藏档案数字化。

（一）采用重要档案与永久性档案优先处理的方式。在鉴定的基础上，优先将重要档案与永久性保存的档案通过扫描进行数字化，进入档案管理系统与档案网站提供利用。

（二）采用按需扫描的处理方式。采用这种方式，首先应对馆藏档案的借阅信息与利用者信息进行分析，确定利用量大或是重要利用者的馆藏档案，再对其进行数字化，并与其目录相关联以实现网上的全文查询。同时还可采用以下方式作为补充：当有客户查询要求时，将其要求的纸质档案通过扫描进行数字化进入档案数宁化管理平台，并且与其索引相关联。

通过以上两种方式，既可以有条不紊地实现馆藏档案的数字化，又可以满足网络环境下档案的提供利用。

馆藏档案是一个实体信息库，数字化的档案数据库也是一个信息库，数字化的档案信息库是为提供利用服务而建设的，从节省人、财、物方面考虑，现阶段没有必要也不可能将馆藏的所有传统档案都进行数字化，应该说二者是一个不等量的关系。由于馆藏档案数字化的逐步实现，这个不等量值在信息化的初始阶段还是比较巨大的。

档案信息化建设是一项投入大、见效慢的工作，而各地的经济发展不平衡，历史文化有区别，领导认识有差异，这就决定了档案信息化建设不能搞一概而论。面对不同的经济条件，应该采用分级分步实施的办法。根据各地经济发展状况分为不同的层次，对每个层次提出不同的发展要求，制定不同的实施目标。对于有条件的档案部门(如中央与省级档案馆或经济条件较好、技术力量较强的大小型企事业档案部门)，可以率先完成信息化建设的阶段性任务，严格按照国家标准建设档案网站，开发自己的档案管理软件等。对于条件尚可的档案部门可以先结合当地实际，确定信息化建设每个阶段完成的任务，先构建档案部门的局域网，进行计算机管理。对于经济与技术条件较差的档案部门，主要解决信息化建设中的条件问题，以达到信息化建设的基本要求。三个层次不是一成不变的，当条件成熟时，后面层次的档案部门应该采取各种措施，力争进入前面的层次。

没有标准化就没有信息化，因为信息化的一条重要标志就是信息共享，而信息共享的基础则是标准化。在档案信息化建设过程中，应该建立一套相关的行政法规、业务规范、技术标准和管理规则。标准规范体系包括管理、业务、技术三个层面。

管理性标准规范包括计算机安全法规与标准，工作人员、用户及设备管理规范，利用管理规定，以及信息资源合法性的确认等。如《档案网站管理办法》、《档案管理网络安全测试规程》等。

业务性标准规范包括术语标准以及相关的电子文件管理标准、规范。如《电子文件名词术语》、《电子文件归档与管理规范》等。

技术性标准规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、数据存储压缩格式规范、数据长期保存格式规范、数据加密算法规范、网络数据传输规范和数字水印标准等。

传统的档案工作一般是以任务为中心的，而计算机的管理更多是面向业务流程的。在实施信息化的过程中，为了提高管理效率，必然要对原有的业务流程进行重构。因此，应该精简分散的过程，职能上纠正错位的过程，执行上删除冗余的过程，把分散在功能部门的作业，整合成单一流程，以提高效率。在可能的条件下，以平行作业取代顺序作业，促进组织扁平化，减少组织的上下层次，增加管理的幅度。在业务流程重组过程中，要实现从职能管理到面向业务流程的转变；要注重整体流程最优的系统思想；要充分发挥每个人在整个业务流程巾的作用；同时，要利用信息技术优势处理好分散与集中的矛盾。