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学校档案管理规范化的路径探讨

2019-12-18马凤波

魅力中国 2019年18期
关键词:加密规范化管理人员

马凤波

(南阳医学高等专科学校,河南 南阳 473000)

近些年我国经济社会的发展,注定了我国相关的档案管理工作越来越重要,然而档案管理自身的性质又决定了其必然是一项枯燥的管理工作,所以如何更好地开展档案管理工作也逐渐成为了管理人员需要深入思考的问题。同时,档案管理工作的质量水平也严重影响了我国相关单位的发展,对于其可持续发展而言也具有较为重要的意义,而学校档案管理工作的规范化也在这样的背景下,成为了当前学校管理工作中的重要组成部分,并随着理念的不断完善发展,逐渐引起学校领导和管理人员的注意。

一、档案管理工作相关概述

随着时代的变化,学校管理部门对于档案管理的认知逐渐得到深化,而相关单位档案的规范化管理也随之成为了当前相关单位后勤管理的重要组成部分。相关单位档案规范化管理对于相关单位管理水平的提高起到了重要的作用,同时促进了档案管理制度的标准化,极大地提高了当前相关单位的管理效率。而这种规范化正是当前档案管理工作的重要趋势,既是更好地实现档案管理工作标准化和科学化,通过对于数据更为准确的处理与分类,完成对于档案管理工作的准确划分,从而能够更加有效率地查询和记录档案,对于相关单位战略的执行效率也有较大的提升[1]。

二、档案规范化管理的现状

随着时代的变化,管理部门对于档案管理的认知逐渐得到深化,而学校档案的规范化管理也随之成为了当前学校后勤管理的重要组成部分。

(一)管理制度不合理

由于长期以来学校管理人员对档案管理工作重要性的忽视,档案管理规范化也仅仅只是停留在理论的阶段,真正能够做到学校档案管理规范化的少之又少,也正是在这样的背景下,造成了档案管理制度的不合理和不完善。对于管理活动而言,是否具有一个合理的管理制度将会对其后续的工作产生重要的影响,例如如何进行档案规范化排列和分类,都需要有一个合理的管理制度保持其规范化和制度化,避免了由于制度不合理可能会导致的排列和分类的混乱。另一方面,只有一个合理的管理制度才能够保证档案管理的规范化进展足够科学,同时又能够利用科学管理的方式反作用于学校档案的规范化管理,当两者之间相互促进时,学校档案管理才能够持续规范化。[2]

(二)管理模式较为单一

管理模式较为单一是当前学校档案规范化管理的重要问题之一,是阻碍学校档案管理水平发展的重要因素。单一的管理模式是制约学校档案管理规范化的重要原因,同时也导致了学校档案管理规范化工作效率低下、工作质量不高等问题。档案管理人员在履行工作职责时,如果只能通过较为单一的方式对图书档案进行管理,则可能会对学校管理人员的查阅和管理工作造成影响,进而导致整个学校档案管理甚至是运营管理系统的低效率。这种管理模式单一的问题对于档案管理工作的规范化而言,是长期存在的较为普遍的一种现象,而如何解决这一问题则成为了能否促进档案管理规范化高效率和快速普及的关键。

三、学校档案管理规范化路径探究

(一)建立完善的档案管理规范

相关的管理部门需要能够结合实际的认识档案管理问题,对档案管理的活动进行一定的规范,确保职责明确,避免由于职责不明确和管理监督松散,造成的管理活动懈怠等问题,明确地进行有效的改革与创新,并设定正确的奖惩制度,通过正负两面激励当前档案管理的工作积极性,以避免由于工作失误造成的相关管理问题。同时,想要真正构建行之有效的档案管理安全保障体系,便需要确保相关的管理制度行之有效,同时能够明确地应用到当前档案的管理工作中,并对相关的档案管理工作提供较为高效的指导。

(二)内部监督制度的构建

对于档案管理部门的监管一定要提前做好预防,避免工作中问题的推诿现象。这便是对于档案管理部门人员的深入监管,通过人管人、制度管人、人管制度的三重作用,尽量避免由于工作失误造成的相关档案管理上的漏洞,从而不利于相关档案安全保障管理体系的构建,并对相关的管理工作造成不必要的麻烦,从而影响相关档案管理的质量和效率。

(三)提高档案管理部门人员自身素质

档案管理部门存在的问题,一部分也体现在档案管理人员的身上,由于在过去的一段时间内,档案管理没有受到足够的重视,相关的管理人员自身素质的要求也较低,这样一来,随着学校档案管理活动复杂性的增加,相关的档案管理人员自身素质水平也就不足以准确地完成档案管理工作,从而导致了档案管理行为活动水平的下降。为此需要相关学校能够针对性地审计高素质的档案管理人员,着重强调对于档案管理人员职业素养的审计,同时规范对于档案管理人员的管理活动,并引进高素质的档案管理人员[3]。

(四)强化档案计算机管理的加密处理

随着近些年互联网信息技术的快速发展,当前将计算机技术应用到档案管理的案例逐渐增加,相关的应用范围也日趋广泛,与此同时带来的相关的计算机安全问题也逐渐成为了人们热议的话题。这是在这样的背景下,加密处理成为了当前对于互联网计算机系统信息资源防范设计的必然趋势,如何更好地应用加密技术则是相关专业人员需要思考的问题,而对于传统的加密信息技术而言,其对于信息的加密在应用时会产生一定的应用问题,例如对相关数据进行处理前,需要能够对相关数据进行解码,这样才能够更好地完成对于加密信息的处理,但这同时也给了黑客攻击或者病毒入侵的机会。

结语:

总而言之,当前学校档案管理仍然存在着一定的问题,这些问题对于学校档案管理工作的开展形成了一定的阻力,相关的管理人员需要针对这些问题,进行相关的改革发展与探究,以便于更好地实现学校档案管理的规范化和优化。

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