浅谈如何做好数字档案的编研工作

贾丽娜

（平顶山天安煤业股份有限公司十三矿，河南 平顶山 467000）

档案工作的一个重要组成部分即是档案的编研工作，在数字化档案建设中，编研工作更是一个不可或缺的工作部分，是保证数字化档案工作的重要保证。数字化档案管理时代直接导致档案编研对象发生根本性变化，数字档案管理活动中各类信息技术的广泛应用，使得档案编研的模式发生实质性的变化，操作方法由手工作坊式向半自动化生成转型，由此伴随出现了编者与用户关系的变迁。深刻认识档案编研在数字化浪潮中的任务要求，有助于我们把握档案编研工作的新手段、新方法。

一、数字化档案编研的重要性

（一）数字化档案管理是发展趋势

我国档案管理的概况和信息化时代对其的影响随着我国经济的不断发展，我国计算机水平也有了很大的提升，并且被广泛的用于各个领域和行业。 档案管理的数字化对我国档案管理事业做出了积极地贡献，它改变旧的管理模式，实现了从传统的保管工作到数字化保管的转变，在我国信息化社会的建设中，起到了非常重要的作用。伴随着我国社会的不断进步，近几年信息技术在档案管理中已经得到了广泛的应用。 由于电子文件的可包含的内容巨大对推进档案的数字化进程了产生了很大推动力，这就使得档案管理效率提高了数倍，档案所包含的内容也更加广泛，同时管理方式也产生了一定程度的变化。档案的管理体系和档案信息的管理逐渐分离，可以提高工作人员的管理效率，实现职权的划分。减轻了工作的压力。档案是一种能被传输、传达的信息，它是以文件、图像等载体体现出来的信息。在现代社会，我国的数字技术水平也在不断提高，档案管理的数字化要依靠科学技术的发展来实现，这已经成为我国档案管理现阶段的必然趋势。 在这种趋势下，很多档案信息都可以从档案的实体中分离出来，实现资料的及时共享，为人们获取信息带了方便。这样一来，档案管理工作将可以通过数字技术进行有效的管理，为档案管理未来的智能化奠定了基础。

二、数字化档案管理的内容

（一）现代化的通信、计算机数字、多媒体技术为管理的设施，在管理的内部建立一个计算机数字平台，在外部建立一个高速的宽带分享型数字。

（二）数字化管理在各个时间段、各个学科的档案信息库的信息为主要的资源，这些资料包含传统档案，以及对其转化后的办公自动化的电子文档和各个职能部门的信息库。

（三）数字化管理以智能化的处理技术为主要的技术，把以往的数据库变成基本的知识信息，使用常用的语言进行全数字化。

三、如何加强数字化档案的编研

档案编研工作是一项十分细致的、十分重要的工作，在编研过程中必须全面掌控馆藏档案的各个角落，全面排查，对存在的问题才能及时发现，也才能及时解决，档案编研材料收集才能齐全，档案的 编研质量才能提高，向学校各部门或向社 会提供的档案编研材料才确实可靠。据上述原因，档案编研是一种必须常抓不懈的工作。具体围绕以下几个方面来做：

（一）加强对档案编研人员的培训

数字化档案的最主要特征是自动化和现代化，而编研工作也同样具有这样的特征。这就对数字化档案编研人员的能力提出了更高的要求，除了掌握传统的档案编研工作的能力，还要进一步掌握信息化相关知识。这是数字化工作的要求。由于发展时间的原因，我国的档案从业人员的人员素质 相对于发达国家还存在着相当大的差距，知识上相对较低，思想上相对保守，技术上相对落后，这是制约我国档案事业 发展的重要瓶颈，另外对新事物的接受程度也是影响我国档 案事业快速发展的重要因素之一。综合考虑以上我国档案编研人员存在的问题，在信息化时代的今天，加强培训是势在必行，而且要跟上时代的步伐，随时保持着知识的更新。

（二）加强档案业务基础建设是做好编研工作的关键

馆藏档案编研工作的主要源泉，离开了这个物质基础，一切编研活动将成为无水之源。

1.要丰富馆藏，馆藏是档案编研工作的源头，只有挖掘大量的馆藏，才能产生高质量的编研成果。因此，要拓宽思路，广开征集渠道，收集散存在社会和个人手中具有重要价值的各种档案资料。不断丰富馆藏，改变过去只接受党政机关文件的做法，要将本地区名人、特产、地方风俗、名胜古迹、重大活动、重要文件的照片、声像、电子等各种门类和载体的档案接收进馆，提高档案信息资源的“含金”量。在丰富馆藏的同时，要强调进馆的质量，形成以编研促征集，以征集带编研的良性循环。

2.编研选题要结合馆藏资源情况而定。档案基础业务建设制约着档案编研工作的选题，制约着编研质量产量。因此，编研工作者选题时要克服盲目性，随意性的思想，选题应与自身馆藏档案的现实状况结合而定。再好的编研题目和想法，若没有馆藏资源作为后盾，将成为纸上谈兵、空中楼阁。再次，边沿选材要真实可靠。档案编研材料，之所以历来被利用者信赖，就是因为他有“以真见长、以实为优”的特点，材料的存真求实是它的生命所在。因此，在选材过程中必须本着“尊重历史，维护历史原貌”的原则，去粗取精、去伪存真；采用认真务实的态度，做好档案材料的考正核实工作，严把初选、复选、定选三关，力求编研材料的真实可靠。

（三）充分利用各类先进技术和手段

信息化时代档案编研工作要体现社会记忆的真实性和最大限度实现档案价值为宗旨，充分利用计算机、网络等现代信息技术，提供档案信息的增值服务。

1.以需求抓编研，推进档案信息开发。档案要从现实需求出发，开发档案的现实利用价值，促进档案信息资源的开发与有效利用。档案信息资源的开发必须先了解社会需求，从服务对象的需求出发，有的放矢确定选题，并根据选题提供积累的档案资料，有条件的提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同层次的档案信息。

2.以决策促内涵，提升档案开发力度。档案编研工作要从辅助领导决策的角度出发，促进编研的新内涵，应该从信息统计、对比分析、知识挖掘和预警提示等角度开展更为深入的档案编研工作，及时编制单位参考资料和汇编有关史料，为单位发展研究提供高层次利用，全面提供本地区文化艺术发展的详实资料和研究成果，为公共文化服务体系建设提供决策依据。

总之，档案编研工作要牢牢把握时代脉搏，借助先进的网络技术，本着为领导决策服务，为社会发展服务的宗旨，与时代同步前进，才能使档案编研工作谱写出新的篇章。