信息时代电子档案管理的探究

刘吉国

（肇州县大项目办公室，黑龙江 肇州 166400）

互联网技术的在各个领域中的应用，使得企业生产和经营方式也发生了较大的变化，更多是朝向自动化和智能化的方向发展，在此过程所产生的信息量也在逐渐增大，这必定会增加档案管理的难度，同时电子档案也将成为档案管理的主体形式。为此，要求企业在开展档案管理工作时，能够充分结合当前的社会发展形式，更新档案管理理念和档案管理方法，尽快适应企业发展对档案管理工作所提出的新需求，从根本上提升电子档案的管理水平。

一、电子档案的特点分析

（一）记录形式多样

电子档案实际上就是将纸质的信息内容转换为电子形式的内容。在信息载体上发生的转变也会直接反应到实际的管理工作中，其表现形式也更对多样，可以是音频文件，也可以是文字文件或者图形文件。在储存方式上也可根据载体形式的不同来划分，通常是以磁带、磁盘或者光盘的形式存在。

（二）具有非直度性

在对电子档案进行保存时，需要根据保存介质的不同，选择对应的读取方式，在没有相关读取设备的情况下，无法了解档案内容。此外，在进行档案储存的过程中，也可根据档案保密等级的不同，进行加密操作，在进行档案信息提取时，需要提供正确的密码才能成功读取文件内容，有效提升了档案信息的安全性。

二、信息时代下影响电子档案管理成效的相关因素

（一）管理体系影响

电子档案是在时代发展的基础上所催生的新型档案形式，受到信息时代发展的影响较大。从当前的档案管理工作来看，还未形成较为健全的管理体系，致使档案管理工作的成效受到较大影响。在具体管理工作中存在的主要问题有管理态度不端正，不能根据档案管理的实际需求规范开展管理工作。同时，由于领导人员缺乏对档案管理工作的正确认识，无法对档案工作的开展做出正确的引导，这必定会影响电子档案管理的质量。此外，并未制定合理的档案管理制度，致使开展管理活动时，明显明确的管理标准作为支持。

（二）电子档案易于发生信息丢失问题

电子档案在归档和整合工作中存在较大的便利，但同时也存在信息篡改容易的弊端，在进行电子档案管理的过程中，一旦人员操作失误就可能造成信息损失或者被篡改的问题，对档案信息的安全性造成极大影响。电子档案的管理工作需要依托于网络，在网络流动的过程中，信息也处于时时变动的状态，要求相关管理人员具备较强的专业能力，能够做到对各类电子档案信息的及时整合与汇总，保障档案信息的时效性。然而受到人员专业能力的影响，信息同步不及时的现象时有发生，这也是威胁档案信息完整性的重要原因之一。

（三）档案管理人员稀缺

由于现阶段，许多企业档案正在由实体档案形式向电子档案形式转变，其在档案管理工作上的结构安排还不到位，导致电子档案管理缺少专业技术人员，影响了电子档案管理效果。专业管理人员的缺失，首先会影响管理工作的正常开展，在档案管理中，经常会出现档案文件受损、丢失的情况，影响电子档案的真实性。其次，电子档案专业管理人员的缺乏，还会制约企业对电子档案管理工作的创新，档案管理理念还停留在实体档案上，电子档案的概念和理论是模糊不清的，无法根据信息时代的发展对电子档案管理体系进行及时更新，导致电子档案管理工作与企业发展不相符。

三、提升电子档案管理成效的相关措施

（一）构建较为完善的电子档案管理体系

电子档案管理工作的开展离不开档案管理体系的大力支持，在确保管理体系相对完善的基础上，方能保障电子档案管理的实效性。在进入信息时代后，信息技术成为提升各类管理工作效率的重要手段。以信息技术为基础的管理工作已经得到普遍的应用，电子档案作为企业发展中的重点管理内容，也应积极引入信息化技术，实现电子档案的信息化发展。此外，也要求企业的管理人员能够正确认识档案管理的重要性，端正档案管理的态度，结合当前的社会发展实际，对电子档案管理的体系进行逐渐完善与更新，使其管理作用得到更好的发挥。

（二）实现对电子档案的动态管理

因企业在开展经营活动时，所产生的信息量呈现出逐渐增长和时时更新的态势，要求在开展电子档案管理时，应遵循信息获取实时性的原则，即通过对信息的及时获取来保障电子档案信息的全面性，为企业发展助力。基于此，就需要建立动态管理系统，保障对电子档案的动态更新与调整，保障信息档案归档的时效性。

（三）提升档案信息的安全等级

为了提高电子档案管理水平，企业应该重点加强安保措施，划分多级权限，提高电子档案管理工作的安全保密等级。例如，电子档案管理人员根据企业自身特征，设置电子档案的保密等级以及借阅权限。同时，企业还应该严格规定电子档案查询所用浏览器的应用权限，根据安全保密等级来规定电子档案浏览、打印、下载及应用的可行性，以此来提高电子档案信息的安全性。此外，企业还可以对重要的电子档案信息进行加密处理，规定只有企业内部人员或是管理层才能对这些档案信息进行查阅，防止电子档案被偷窃而损害企业自身利益。

（四）完善电子档案管理的组织结构

档案管理人员的专业素质直接关系着管理工作效率，因此，建立一批高水平的电子档案管理工作人员组织结构，是企业开展电子档案管理工作的有效途径。一方面，企业要从多渠道引进具有专业知识技能的电子档案管理人员，能够对企业的电子档案管理工作提出合理的工作建议，帮助企业完善各项管理制度，提高电子档案管理工作的专业性及有效性。企业还需要对现有档案管理工作人员进行专业培训，提高管理人员对信息技术的掌握程度。另一方面，企业要对电子档案管理人员进行合理分工，科学设置管理架构，充分发挥管理人员各自优点，以适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

结语：信息时代也是知识爆炸时代，为人们的工作与生活提供了极大的便利。为了顺应信息时代的发展潮流，企业必须要增强电子档案管理数字化发展，通过有效应用信息科学技术，提高电子档案管理水平，从而确保企业档案信息的安全性及实时性，推动企业在信息时代的稳定发展。