电子档案与传统档案管理模式的差异与共性探讨

阮洁

（北京中航油工程建设有限公司，北京 100012）

随着计算机技术和信息技术的快速发展，我国各行各业的生产生活中都已逐步体会到现代技术发展带来的便利，与此同时，计算机技术和信息技术的发展，也为档案管理工作模式的发展和变革提供了客观的技术支持和措施保证。电子档案在目前的档案管理工作中已经越来越普及，传统纯手工纸质档案管理模式虽然尚未完全退出历史舞台，但是传统档案管理模式已经开始朝着电子档案管理模式的方向转变。电子档案的出现，为档案管理和利用的便利性、为档案管理工作降低成本、提高管理效率提供了可能。我们需要区别电子档案和传统档案管理模式，了解它们之间的差异和共性，帮助档案管理人员通过不断的方法改进和技术完善，切实提高档案管理的工作水平，使档案管理模式能够更为适应当今信息化时代发展的要求[1]。

一、电子档案和传统档案管理模式之间的差别

（一）归档方式的区别

传统档案的归档方式主要是通过人工对纸质档案进行逐一收集、分类、整理、归档，电子档案的归档主要依靠计算机技术和网络技术来实现。在对档案的命名上，传统纸质档案在归档时主要通过人工设计命名规则对档案进行分别命名管理，电子档案的归档过程中，需要使用计算机进行电子编码对档案进行命名，这种命名方式是通过人工预先将档案命名的规则录入电脑，电脑根据命名规则实现对档案编码的自动生成。这样就可以防止因为人为的工作失误导致档案命名编码错误，在实际应用的过程中，也可以利用这种办法实现档案自动化命名，便于档案的归类和管理。但是这样的电子归档方式同样存在着一些问题，这种编码可以人为地进行修改和删减，所以，在进行电子归档管理工作时，需要保证档案系统的安全性，需要对管理人员实行安全认证，以保证档案编码不受其他人的恶意修改，造成档案数据的篡改和丢失。另外，电子档案的归档管理完全通过档案管理系统进行，不但避免了纸张浪费，也节省了人工成本，提高了工作效率[2]。

（二）保管方式的区别

在传统纸质档案的管理工作中，档案管理人员需要对档案库房环境进行特别的关注，防止档案资料由于受到一定的外部环境的影响所带来的安全风险，例如火灾、受潮、霉菌、虫害等，或因为管理疏忽而造成丢失，这些问题都将对档案的完整性造成比较严重的影响。而且，传统纸质档案需要占据较大实体空间进行保存，配备各种库房环境控制设施，需要专人维护管理，这些都在客观上增加了档案管理的成本。另外，如果档案数量庞大，会导致档案管理人员巨大的工作量，在日复一日枯燥的整理过程中，就会产生不良情绪，导致工作的失误率大大提高。电子档案管理可以在一定程度上解决这些问题，因为电子档案是一种虚拟形式的档案，在日常的档案管理过程中，电子档案不会受到环境因素的破坏，也不需要专门的实体空间对档案进行存放，可以最大限度地降低档案在保管过程中的风险。

二、电子档案和传统档案的共性

不管是电子档案还是传统档案，其区别是档案物质形式上的不同，档案存储媒介的不同，档案管理方法的不同，但是对于重要信息的记录这个本质并没有发生变化，对于档案管理工作中对于信息完整性和安全性的要求依然没有发生变化。传统纸质档案在收集和整理过程中需要注重档案信息的真实完整，避免档案材料的失实和遗漏，电子档案管理同样需要注意这些要求，电子档案不是凭空自动出现的，它同样需要人工对数据进行校验，需要保证档案的真实可靠。对于某些重要档案需要保存原件的，还是需要同时通过传统档案管理办法来实现[3]。

综上所述，在进行档案管理工作时，需要根据工作的实际情况，将传统档案管理方式和电子档案管理方式结合起来。对于通过各种软件制作的电子档案可以直接以可读取并具有法律效力的电子档案的方式存储而不必要一定形成纸质档案来保存，保障档案工作的效率；对于特别重要的档案需要保存原件的，则仍然需要通过传统的纸质档案形式进行管理。但是，无论是采用电子档案还是传统纸质档案管理方式，都需要重视档案管理的安全性和完整性。

无论是电子档案管理还是传统档案管理，对于档案管理人员来说，都应当具备全面而专业的档案管理知识，并需要定期进行业务培训和知识更新。不同的是，电子档案的管理人员在日常工作中，不但需要学习相关档案管理的基本理论和业务知识，还需要进行档案管理信息技术方面的学习，主动学习一些电子档案的工作方法和管理模式，以便更好地满足当今档案管理工作对于人员知识结构和素质水平提出的新要求[4]。

结语：

档案管理工作是保障各单位、机构、企业所形成的档案资料能够得以完整、安全保存下来并提供利用的重要工作岗位，随着信息技术和计算机技术的发展，人们档案保护意识的加强，档案管理工作也将会变得越来越重要。电子档案的管理方式和传统档案的管理方式既有区别也存在一定的相似性，需要档案管理人员能够深入了解其差异与共性，能够根据实际情况采用相应的管理模式，保障新时代档案管理工作成熟、稳定、健康发展。