浅谈企业办公室行政事务管理工作的认识研究

张红丽

（中国石油管道局工程有限公司第三工程分公司，河南 中牟 451450）

一、行政办公室工作的特点

因为各个企业的行政事务都有一定的特殊地方，而且行政办公室里的工作对于其他工作部门的专业性差，而且重复的几率也大，容易出现各种突发事件，因此行政办公室的大体工作都体现出繁杂多乱的特点，经过整理后大概为以下几个方面。

（一）服务性、主动性

行政办公室在工作时，要把里面的办公环境进行优化，给企业营造一个好的形象。而且还可以提升各个员工自己的工作效率。另外，行政办公室里面最大的服务项目目的都是看向企业的，管理员还需要对企业里面的协调工作负责任，这样才可以去参加企业的重要决策项目以及其他项目。而行政办公室服务性也是判决了自己的主动性，并且每天行政办公室的工作都是在提升对企业里外各部门服务的管理，例如行政办公室主动去调节单位的业务，先前思考领导布置工作的时候，所要用到的物资等，自己先前做好会议要点等。总的来说办公室的工作性质也直接指定了服务性，而主动性指定了服务的水平性。

（二）复杂性

大的为招投标合同的签字过程，小的是日常办公材料的购买，所以行政办公室里面的工作可以说是覆盖到了个个层面。而里面大部分的总体工作形式却不是按照安排上班，所有会有一些突发的事情把原本工作的流程和相应的计划给她打断，从而也判定了事物管理的复杂性。因为行政办公室里的工作也有一定行的服务性，所以不管是怎样的工作性能，只要有它有包括服务项的就一定会有繁杂多乱的特点，当然这也是不可以随意避免的一大特点。

（三）分散性

经过以上文章可得出，行政办公室工作不只是区区限定在某个事件的工作，它都是扩散到企业里面内个层次，层面的管理。同时这也是因为行政办公室拥有分散性的工作特征。例如：行政办公室在面对一项办公物资进行购买时，需要先对将要购买的物资确定，并且还要对其进行检测，做好相关记录，最后还需要定期地检查等，倘若产生问题，就需要对外面的进行联系和处理。然而这个工作方法看起来都是比较条理话与生活化的，不过里面的每一项任务工作都是比较分散不聚集的，所以关联性也不会很高。并且还可以从里面可以知道，行政办公室大多数的工作性质大部分都是分散并且多种类的。

二、在行政办公室管理工作时存在的问题。

因为办公室里面的管理工作都是繁杂多样的，所以都会同时接触到各部门的次数也很多。因此我们在平常的管理与其工作时会产生许多的问题。而这些也对都有以下几个方面。

（一）企业里面的配合性能弱

现在企业的行政管理业务工作早已不是行政办公室处理，不过也是要企业内部各个部门积极配合才能协助调节工作，最后达到管理员想要达成的目标。不过依现在的发展来说，企业每个部门大都是只注意到自己部门的工作，自己做自己的，缺少配合意识。倘若遇到一些分工有些不确定的工作。企业的各个部门都不想承担后果，还有的人相互推辞，大大影响到了整体企业水平的行政事件的管理质量以及标准化水平的发展，对各个部门没有协助调节的共同发展。

（二）企业管理观念落后老旧

面对开革开放的新时代，本国的经济发展也开始有了飞快的提升，所以对于我们企业行政办公室的管理模式也将会面临一个强有力的挑战。不过这对于我们国家大部分的行政办公室管理员工来说，他们的管理观念还有管理水平还没有同时代的发展而改善，一直都是使用以前的老套路，旧方法，从规范管理与管理制度来看也都是非常落后保守的，这也会给整体企业的行政工作效率发展拖后提，影响到品牌的形象，并且还是与以前的时代发展一样落后。

（三）行政办公室管理制度还没有完善

当前缺少比较完善的管理制度，所以行政办公室里面的管理工作也有几率会变得懒懒散散，不可以与企业高效率的发展想适应。而且在实际的工作里面，还会出现职责分工不够明确等现象，原本脑中的工作思路与管理形势也开始变得不清晰，开始模糊。这些问题严重加重了行政办公室里行政事物的难易程度，在一定程度上限定了行政办公室的发展，而且如果持续这样发展下去，还有很大几率对企业的形象和文化建造给予更大的影响。

三、提高行政办公室管理工作的有效措施

为了提升企业整个整体的行政高效率水平，增强行政办公室的行政管理，企业的管理员也可以从以下几个点来思考优化改善的方法来改善行政办公室的工作方式。

（一）提高行政办公室里各个人物的整体道德素质

倘若把企业比做一个人类的身体，员工是他的血液，负担着企业全部的发展传承。因此员工个人素质的高低也会对企业的发展也开始变为相当重要的作用。所以企业不注重人才的培育，将会造成自己慢慢走向自毁失败的道路，因此我们要增强员工个人素质与其自己的技能培育，这是相当重要的。

（二）优化改善行政办公室的管理制度

如果企业想要无阻碍完成行政工作就需要规范化的管理制度。制造一项拥有科学规范化的管理制度有利于企业更加优异地发展，而且也是非常重要的一项管理措施。在管理制度规范里面还需要一些权威性的权威，这样才能够完整起到一定的束缚作用，而且还要把行政工作进行日常规范化，标准化还有明确化等，保证每一个人懂得自己的职责，优化工作程序，提升工作效率，还可以起到一定的绩效考核的作用。

（三）增强行政办公室里面工作人员的思想构思

想要作一个好的企业，需要优异的业绩，还需要每个员工的工作精神与心理问题上的关心，这都是行政工作管理员所需要知道的问题。拥有一个良好的态度去工作，需要一个好的思想构思去实行，所以可以通过各个方面的鼓励与企业文化建设的发展活动，以及团建活动等方法来慢慢培养行政办公室管理人员积极向上的性格，让工作环境拥有一个优良的工作氛围，而且这可以从本质上把工作人员的办事低迷情况减少和改正。

总结：现如今我国的企业管理还存在一点的问题，企业要提高自己的行政工作水平，就要不断的完善自己的管理系统，并且较为深刻的理解国家法律法规所带来的风向，从而进一步促进企业长远而稳定的发展。