如何有效提升人力资源和社会保障局的档案管理效率

2019-12-18张建设

魅力中国 2019年24期

关键词：社局保障局人社局

张建设

（滨州市滨城区人力资源和社会保障局，山东滨州 2566O0）

一、人力资源和社会保障局的档案管理工作问题分析

从人力资源和社会保障局角度分析，其档案管理是非常重要的一些工作。现状下，在实际工作开展过程中却存在一些较为明显的问题，总结起来具体问题如下：

（一）对人社档案管理的重视程度有待提高

人社档案管理工作，小到关系个人发展，大到关系社会发展，所以加强人社档案管理工作非常重要。但是，在实际工作开展过程中，部分管理者缺乏对人社档案管理工作的重视，甚至个别地区仍旧维持传统的纸质档案管理模式。与此同时，在缺乏重视的情况下，对人社档案管理投资的资金存在不足的情况，这样便难以有效开展人社档案电子管理工作，进而难以提高档案管理的真实性、有效性及综合效率。此外，部分管理人员的综合素质有待提高，可能存在工作态度不不积极，未能正确认识人社档案管理的重要性，进一步导致人社档案管理的效率及质量难以得到有效提高。

（二）人社档案管理制度体系有待完善

长期工作实践发现，人社档案管理通常关系到多个地区、领域，且一般人社档案跟随人走，即人走到哪里，档案跟到哪里。在这一点上，充分体现了人社档案流动性及灵活性的特点。然而，在人社档案转进、转出过程中，如果不同的地区部门之间，没有完善的沟通机制或沟通体系作为依据，则难以确保档案管理工作的统一性及协调性。同时，还存在对个人的不同档案采取分别管理的模式，如果个人需调用自身的档案，则需逐一找出，显然这增加了档案管理工作人员的工作效率[1]。此外，部分地区的人社档案管理制度不完善，难以为人社档案管理提供有力依据，进而导致档案管理的质量受到很大影响。

（三）人社档案管理软、硬件设备有待及时更新

人社档案管理工作从以往的纸质管理转变为现代化网络管理过程中，需注重软、硬件设备的及时更新。但是，部分部分的人社档案软、硬件设备存在滞后，更新速度缓慢的问题。当出现此类问题的情况系，人社局相关工作人员要想顺利地对档案内容进行搜索、保存、调用，便显得较为困境。此外，当人社档案管理软、硬件设备不能满足档案管理实际工作的情况下，人社局的档案管理信息化水平便会大大弱化，进而难以提高人社局档案管理的效率及质量。

二、提升人力资源和社会保障局档案管理效率的方法措施分析

在上述分析过程中，对人力资源和社会保障局档案管理工作存在的问题有了一定程度的了解。考虑到人社局档案管理工作效率的提升，便有必要注重有效方法措施的实施，总结起来具体方法措施如下：

（一）提高对人社局档案管理工作的重视，注重管理人员综合素质的提升

一方面，人社局领导层需充分重视人力资源和社会保障局档案管理工作，以身作则，使下级管理工作人员得以效仿，加强对档案管理工作的重视，以认真、负责、积极的态度对待这份工作。另一方面，在人社局档案管理工作开展过程中，管理人员扮演着非常重要的角色，因此需注重管理人员综合素质能力水平的提升。通过培训教育，完善管理人员的管理理论知识体系，同时提高管理人员的管理实践能力水平。同时，构建优良的工作氛围，可开展档案管理知识竞赛活动，组织管理人员积极参与，通过竞赛提高管理人员档案管理的意识，同时提升管理人员在档案管理方面的知识能力水平[2]。此外，还可以以微信为媒介，在人社局内部创建微信群，实时传送一些关于档案管理的知识、注意事项及技巧问题等，让管理人员通过微信群加强学习，掌握全新加强档案管理的方法，从而使档案管理工作的效率及质量得到全面且有效的提升。

（二）构建完善人社档案管理制度体系

在确保人社档案管理制度体系完善、健全的条件下，才能够确保人社档案管理工作井然有序地进行。因此，一方面，需对详细的档案管理流程加以明确。档案管理部门相关管理工作人员有必要注重现状管理问题的搜集，在处理好管理问题的基础上，确保管理流程的规范性及科学性。另一方面，注重奖惩机制的构建，即以奖惩机制为依据，对管理工作人员的工作能力、态度进行评价，对于表现优异的管理人员给予奖励，对于表现差的管理人员给予一定的惩罚，从而起到激励的作用，使管理人员认识到做好人社档案工作的重要性[3]。此外，构建人社档案标准化管理制度，从档案的收集、查阅、存储、借阅、归档等，均需按照标准化管理模式进行，避免某一环节出现纰漏，进一步全面提高人社档案管理的效率及质量。

（三）及时更新软、硬件设备，加强档案管理信息化建设

电子信息化档案管理是人社档案管理的必然趋势，因此人社局相关部门有必要加大资金投入，及时更新人社档案管理所需的软、硬件设备。在此基础上，了为提高人社档案管理的效率及质量，还有必要加强档案管理信息建设，具体做法为：（1）以当地人社档案管理的发展水平为依据，进一步制定标准化的信息档案管理规范；（2）人社部分需根据人社档案管理的实际情况，向下级各业务科室分配相应的管理任务，避免出现不同业务科室负责同一管理任务的情况出现，进而提高管理任务执行的效率；（3）以网络平台为媒介，实现人社档案的资源共享，使各个地区及各险种间的互交性增强；（4）构建统一的人社档案系统平台，通过计算机技术、信息技术、通信技术的融合应用，使档案信息的安全性增强，剔除冗余重复的信息数据，使档案管理更加高效、科学。总之，对于人力资源和额社会保障部门来说，需及时更新软、硬件设备，进一步加强档案管理信息化建设，确保人社档案管理工作与时俱进，增效增益。