全面对接数字政府建设 推进档案工作数字转型——浙江省档案工作数字转型情况综述

张 军 梁绍红 姜 超/浙江省档案局

一、近年来全省档案部门围绕中心服务大局，为档案工作数字转型打下了较好工作基础

（一）积极对接数字政府，主动融入政府数字化转型。自去年4月省政府部署启动政府数字化转型工作以来，省档案局就积极保持与省政府有关部门的密切沟通和对接，将档案工作纳入全省政府数字化转型总体部署同步推进：省档案局作为成员单位纳入浙江省政府数字化转型工作领导小组，档案工作数字转型纳入《浙江省深化“最多跑一次”改革推进政府数字化转型工作总体方案》（浙政发〔2018〕48号）、《2019年浙江省深化“最多跑一次”改革推进政府数字化转型工作要点》（浙政办发〔2019〕17号），要求加快建设统一的数字档案系统，“电子归档实现率”作为评价指标纳入省大数据管理局正在研究制定的《2019年政府数字化转型工作评价指标》。

（二）服务助推“最多跑一次”改革，推进电子化归档成效显著。截至去年底，在业务和技术准备方面，全省已有27万项行政权利事项子项制定了文件归档范围和档案保管期限表，10万项子项已完成归档参数配置。在平台支撑方面，全省已有91个市、县（市、区）完成电子文件归档与电子档案管理统一平台建设，省本级婚姻登记系统等垂建系统已实现电子归档，杭州市以统一的数据模型为基础实现了公积金管理系统等20个自建系统的归档对接，衢州市和临海市分别实现竣工测验合一系统和国土“一张图”云GIS平台的归档功能。在归档和移交方面，全省预归档“最多跑一次”电子档案280万件，正式归档100万件，接收进馆29万件、447GB。丽水市以1+10+N档案协同管理系统为基础推进电子公文单套制归档试点，归档电子公文类电子档案1400万件。在专业档案数据共建共享方面，全省各级国家综合档案馆共向民政部门共享电子条目超过1313万条，数字化成果容量超过39TB，通过浙江档案服务网为婚姻登记部门提供异地查档852件，在线归档婚姻登记电子档案30万余件。

（三）强化服务改革支撑，全省数字档案馆室建设迎来新的高潮。去年，湖州市、宁波市、杭州市三家档案馆相继以优异成绩通过全国示范数字档案馆现场测试。目前我省全国示范数字档案馆已有6家，在全国走在前列。衢州市等14家档案馆通过国家级数字档案馆现场测试，全省累计已有26家档案馆通过国家级测试，总数位居全国首位。象山县等17家档案馆通过省级数字档案馆评估。全省已建成省级以上数字档案馆41个，嘉兴、绍兴地区建成数字档案馆的比例均超过80%。

二、准确把握当前档案信息化建设面临的形势，切实增强全面推进档案工作数字转型的责任感和紧迫感

档案信息化建设的持续推进，为我省档案工作全面数字转型打下良好基础。但这项工作才刚刚起步，还存在理念转变不够到位、行动步伐不够给力、应用和数据支撑不够完善、效益发挥不够显著等问题，需要引起高度重视并切实加以解决。全省各级档案部门应当准确把握形势，充分认识加快档案工作数字转型的重要性和紧迫性。

第一，加快档案工作数字转型，是服务和融入政府数字化转型的大势所趋。从国家形势来看，党中央和国务院高度重视以信息化推进国家治理体系和治理能力现代化。国务院将“互联网+政务服务”作为深化“放管服”改革的关键环节，专门印发文件，作出全面部署。去年，国务院发布了《关于加快推进全国一体化在线政务服务平台建设的指导意见》（国发〔2018〕27号），明确了推进全国一体化在线政务服务平台建设的目标和任务。从我省的形势来看，政府数字化转型已然是一场自上而下的政府革命。省政府主要领导亲自挂帅，定期召开政府数字化转型专题会议专门部署推进；8+13个政府数字化转型重点工程和各项工作任务以周为单位上报工作进展。在政府数字化转型全面推进的大背景下，档案工作数字转型已是大势所迫。如果档案部门仍然满足于现状，只注重在自己的“一亩三分地”里推进档案信息化，势必游离于数字政府建设的中心工作之外，将在政府数字化改革浪潮中被边缘化、被淘汰。

第二，加快档案工作数字转型，是档案工作围绕中心、服务大局的必然要求。一是服务政府数字化转型的要求。档案工作要对接服务政府数字化转型必须实现自身的数字转型，否则传统的档案工作方式方法很难适应政府数字化转型的新形势、新要求，终将与政府数字化转型脱节，无法为政府数字化转型提供基础支撑。二是推进基层减负的要求。今年是中办部署的“基层减负年”，传统的档案归档、管理和利用手段对基层来说是一个不小负担。但是通过档案工作数字转型，实现系统自动对电子文件的归档和整理，以及运用信息化的手段管理和利用传统纸质档案和原生电子档案，可以为基层提供巨大便利，减轻大量负担。三是提升档案工作服务能力的要求。随着政府数字化转型的深入以及智慧城市的建设，人们对于档案服务的需求逐渐发生变化，更加要求便捷的获取通道、高效的反应速度以及精准的信息服务，同时提供档案服务的手段也将发生深刻变化，更多的智慧化应用将更加普遍地应用到档案服务中，这就需要档案工作实现数字转型，为未来的服务创新和变革创造条件。

第三，加快档案工作数字转型，是推进档案工作自身创新发展的根本出路。今年4月，国务院发布了《国务院关于在线政务服务的若干规定》（国务院令第716号），其中第十二条明确规定：“除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。”这不仅确立了电子档案的法律效力，更意味着电子文件将逐渐代替纸质文件成为政府部门归档和移交的主力，尤其是随着政府数字化转型的深入，越来越多的政府部门只形成电子文件，不再形成纸质文件。对于档案部门而言，这也意味着档案工作的管理对象发生了根本性变革，正由以纸质档案及其数字化成果为主逐渐转变为以原生电子档案为主。这就要求档案工作必须数字转型，必须要围绕政府数字化转型，转变档案管理方式，建立新时代的现代档案管理体系。否则档案部门将无档可管，档案馆将无法承担起“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣使命，沦为历史的档案馆。

三、下一步工作打算

（一）主动融入政府数字化转型，形成局馆合力推进新机制。各级档案部门要深化对档案工作数字转型重要性的认识，主动融入政府数字化转型，积极与有关部门做好联系和对接，借势借力推进档案工作数字转型。要将档案工作纳入各地政府数字化转型的组织领导和总体方案，档案局馆之间要建立协调机制，形成合力，统一部署、共同推进本地区档案工作数字转型。

（二）深入推进电子文件归档和档案数据共建共享。一要加快实现政务服务事项电子文件应归尽归。各地要加快做好统建平台历史和新增网办数据的归档处理工作，加快推进归档材料简化、优化、电子化，指导和督促各级行政机关做到“凡是无法定依据且国家和省未明文规定必须打印纸质归档的‘最多跑一次’事项电子文件，今后原则上仅以电子方式归档”。二要探索开展电子公文电子化归档试点。各地要根据《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）的要求，选择1至2家有条件的单位开展电子公文电子化归档试点。三要加快推进专业档案数字化、数据化和共建共享。各地在继续深化与民政部门开展婚姻登记档案数据共建共享的同时，选择2至3个“最多跑一次”高频事项开展专业档案共建共享试点。各级国家综合档案馆要加快推进馆藏档案数字化工作，三年内要完成全部民生档案的数字化，有条件的地区可以探索实现重要专业档案数据化，加强与专业主管部门的联动合作，推动建立共建共享的档案信息库。

（三）全面推进电子档案规范化管理。各级档案行政管理部门要加强国家、省有关电子档案规范标准的宣贯工作，严格落实电子文件归档和电子档案管理相关要求，抓好电子文件形成阶段、归档阶段和电子档案管理阶段的规范化管理，确保纸质和电子档案管理“两头不落空”。

（四）加快实现数字档案馆室全覆盖。各地要加快步伐、狠抓落实，确保11个市年内全部通过国家级数字档案馆测试，各市县级以上国家综合档案馆年内60%以上通过省级数字档案馆系统评估，各市、县（市、区）的数字档案室覆盖率年内争取达到90%以上。

（五）严格把牢档案安全底线。各级档案部门要始终把档案安全摆在档案工作数字转型的首要位置，落实安全管理主体责任，建立健全安全管理制度，强化日常监管，加强安全态势感知分析，准确把握安全风险趋势，定期开展风险评估，及时发现、整改问题，化解安全风险。要切实做好电子文件归档和电子档案管理统一平台的运维管理工作，履行好安全管理职责，完善运维管理制度，明确岗位职责，落实经费预算，配备专人管理，按要求做好档案信息系统等级保护相关工作，确保系统和数据安全。各市档案行政管理部门要加强督查，建立通报机制，发现问题要主动上报并督促做好整改工作。