宁波市数字档案馆建设实践分析

金 雷/宁波市档案局

建设数字档案馆是信息化条件下档案工作转型升级的基础性、战略性工作。近年来，宁波市档案馆以“三个走向”为根本遵循，强化创新驱动、深化互联应用，数字档案室建设突出“设施争先”“系统争优”“数据争质”“安全争强”的特色，建成后的数字档案室系统基础设施完备、系统建设规范、整体水平先进，实现了档案资源数字化、管理规范化、利用便捷化。2018年，市数字档案馆成功创建国家示范数字档案馆。

一、“设施争先”，强化基础建设

配齐配全基础设施。以中心机房建设为重点，优化完善门禁系统、视频监控系统、精密空调系统、洁净气体灭火系统等，配备各类服务器、存储等41台（套），在线存储空间可用总量超700TB；设立专用数字化加工室，配备各类数字化加工、安全监控、专用存储和信息管控设施；设立多媒体采编工作室，配备音视频采集、转码设备、非编系统和媒资管理系统。

强化安全设施建设。以局域网为核心建设档案资源管理系统和电子档案长期保存系统；将政务系统接入云平台，并在政务网搭建硬件VPN专网；配置防火墙，进行漏洞扫描、入侵检测、日志审计和准入控制等；电源采用双路供电，UPS、精密空调、交换机等关键设备采用热冗余配置。

强化运维管理。建立虚拟机房管理系统，实时查看机房、库房设备状态；系统集成了机房设备管理、系统资源申请、报警联动管理等一系列功能，全面掌控信息化环境。

二、“系统争优”，创新管理应用

一是完善基础业务功能。坚持数字档案资源全流程管理，建立基于政务云的“预归档系统”作为“中间库”和电子文件中心，对各类新型电子资源进行前置管理；通过“虚拟档案室系统”和“电子档案移交接收系统”，开展电子档案归档和进馆工作；建成“电子档案长期保存系统”，涵盖所有数字档案资源；利用局域网“电子阅览室系统”、政务网“档案利用平台”与“异地查档、跨馆服务”系统、因特网宁波档案门户网站与微信公众号等，提供档案利用。

二是辅助实体档案管理。利用AI智能化技术，实现库房动态环境监测与智能管理、档案保管状况监测、档案存放位置指示、辅助调卷、出入库记录管理；开发档案到期鉴定提醒、敏感词提醒、网上鉴定辅助、各类型档案跨库检索、自动数据汇集和再加工整理等功能；部署“虚拟档案室系统”，实现在线档案监督指导。

三是创新应用“云上档案”。主动融入电子政务建设，建设“云上档案馆”。出台《宁波市政府网站网页归档管理暂行办法》，并制定地方标准《政府网站网页电子文件归档与管理规范》，确立工作机制；推进权力事项电子档案、电子公文等电子政务资源接收，开展政府网站网页归档试点工作，建立政府网站网页接收系统；提供开放档案、行政许可档案、政府网页档案和新媒体档案资源共享利用服务。

三、“数据争质”，注重资源建设

第一是把好“增量关”。在政务网段启用无钥签名可信技术，确保增量电子数据质量，截至2018年底，共接收进馆单位档案数字化成果总计607万页。积极推进电子档案“单套制”管理，累计接收电子公文32423 件、行政许可电子档案56502件、政府网站网页档案1125426件。

第二是把好“存量关”。确定各类档案著录字段，利用档案数字化智能质检技术进行质量控制。目前已建立涵盖全部馆藏文件级目录数据库，完成馆藏纸质档案数字化2700万页，馆藏档案数字化率达到97%；建立多媒体数据库，照片、音视频档案全部实现数字化；建立婚姻、收养、知青、精简下放、审计、普查等专题档案数据库12个。

第三是把好“管理关”。统筹规划数字档案馆的资源库、管理库、应用库建设；在各个网络平台分别设立利用库，实现档案信息资源分层、分级共享；规范数字资源管理，制定接收标准、数字化标准、著录标准与管理使用规范。

四、“安全争强”，确保信息安全

首先是实施全程管理。推进安全管理全域化、动态化、规范化，加强数字化外包安全管理，规范资源接收、管理、提供利用等各环节工作，强化网络信息安全管理。

其次是完善“三位一体”体系。坚持人防为本、物防为基，全面构建数字档案馆“三位一体”安全体系。落实数字档案馆安全管理职责，建立实施系统管理员、安全管理员、安全审计员“三员”制度，并加强科技创新与高新技术应用。

再次是落实安全制度。建立实施信息系统安全等级保护制度，数字档案馆、网站群、电子档案登记备份等系统通过二级、三级等级保护认定；开展异地异质备份，与长春市、兰州市档案馆建立结对互备机制，重要数字化成果实施“双套双备”管理；完善安全风险防控机制，依托专业公司开展信息系统安全风险评估，与相关部门合作开展档案网络信息安全保密检查，并经常性地组织应急演练。