长兴：狠抓基层基础建设 提升公共服务水平

长兴县档案馆

长兴县档案馆经过两年多的研究和实践，以“档案公共服务”为问题导向，将资源体系、利用体系和安全体系融为一体，开展整体性系统性建设，不断丰富服务内容和领域，拓展档案公共服务对象，构建了“阵地、资源、系统、安全”四位一体的档案公共服务大平台。按照全省档案工作会议精神，率先提出并基本实现“档案公共服务在乡镇（街道、园区）、行政村（社区）全覆盖”。

把握机遇，抢占基层档案公共服务阵地

一是窗口前移。2017年，长兴县推进乡镇便民服务中心标准化建设，合力推动“最多跑一次”向乡镇延伸，全力打造便民利民的乡镇政务服务平台。长兴县档案馆借此东风，在各便民服务中心设立查档窗口，把“档案库”变成“便民库”，把查档服务由原来馆内的“1”个窗口增至覆盖全县范围的“1+279”个窗口，真正实现档案公共服务“零距离、面对面”。

二是权力下放。“最多跑一次”倒逼各级各部门减权、放权、治权，形成各项行政权力事项的“一次办结”机制。档案馆将档案公共服务特别是档案查询服务，通过权力下放、服务下放到乡镇、村一级，实现“村镇代办、局馆协查”模式，所有覆盖点配发认证摄像头（二代身份证识别器）、出证专用印章，使得公众在各点都能享受到“现场查档、当场出证”服务。涉及乡镇（街道、园区）16个、行政村236个、社区27个，共279个覆盖点。

三是人员保障。采取“1+N”网格化服务方式（即1个协查点，N个代办点），切实保障档案公共服务各覆盖点责任到位、服务到位。在馆内安排2个档案公共服务岗位，为全县各点位的查档提供指导、咨询、协助服务，成为档案公共服务的“协查员”；在乡镇（街道、园区）、行政村（社区）安排1-2名专（兼）职档案员，逐步培养了一批具有专业素质的“查档代办员”。

四是横向延伸。2019年，综合“高频利用”“安全可行”“电子档案优先”等因素，先后与民政局婚登处、自然资源和规划局、公证处、人社局建立电子档案共建与协查模式，在婚登处申请补证，在公证处、人社局办理业务的群众不再需要辗转档案馆调取婚姻、招工等档案；在各覆盖点的群众均可申请查询档案馆的婚姻档案、婚登处的婚姻登记材料及自然资源和规划局的土地、农房档案。打破了部门间的信息壁垒，实现了“让数据多跑路，让群众少跑腿”。

关注民生，丰富基层档案公共服务资源

一是优化馆藏档案资源。不仅优化以管理公共事务为职能的国家机关宏观层面的国家档案资源，同时关注、整合、丰富与公众生活息息相关的微观层面的社会档案资源。近年来，县档案馆广泛接收民生档案进馆，如婚姻登记档案、三峡移民档案、出生医学证明档案。同时，馆藏数字档案建立了各类民生档案数据库，如山林定权档案、知青档案、户籍档案、土改清册档案、招工档案、婚姻档案、独生子女档案等12个民生档案专题库，民生档案数量占馆藏比例超过65%。

二是强化实体档案资源。2017年制发了《长兴县档案工作基层基础三年行动计划（2017—2019年）》。利用三年时间大力开展基层各类档案清理、整顿工作，第一步实现“四个一”，即“有一个健全的档案管理机构、有一批规范的各门类档案、有一套完备的档案管理制度、有一间安全的档案专用库房”。第二步实现“三个目标”，即全县机关部门、乡镇（街道、园区）及其下属单位综合档案室各门类档案做到“应收尽收、应归尽归、应交尽交”。此外汇编《长兴县档案工作基层基础业务辅导丛书》6册，为全县各领域档案工作者提供全面、系统的学习资料，从源头上解决了基层档案员“不会干”的问题。

三是强化数字档案资源。2007年启动馆藏档案数字化工作，截至2016年底，全部完成馆藏档案数字化加工，共计目录289万条、全文1100万页。2010年启动全县机关部门、乡镇（街道、园区）室藏纸质档案数字化工作，截至2018年底，全部完成室藏档案数字化加工，共向档案馆备份数字化成果目录约97万条，全文约447万页，数据总量约6.6TB。

四是提升数字档案精细度。多年来，对档案数字化加工按照高标准、精细化要求，坚持“以人为本”理念，在档案目录著录方面逐步形成了“长兴特色”，即：凡档案内容中涉及的人名，一律在条目内做出详尽的著录。不仅极大程度提高了档案检索速度，更提高了档案利用的查准率、查全率和群众利用的满意率。

数字转型，搭建基层档案公共服务系统

一是搭建数字资源管理子系统，助推档案数字化数据化工作。依托县政务外网，将县档案馆、乡镇（街道、园区）及机关部门、行政村（社区）连接成“一张网”，分别建设“馆藏共享库”“室藏档案库”“村级档案库”三个库。在系统内，逐步对馆藏数字档案进行开放鉴定并上传，提供给乡镇、村查阅；乡镇（街道、园区）、机关部门可管理本级数字档案，将到进馆年限的数字档案在线移交进馆；行政村（社区）可管理本级数字档案。

二是搭建查档利用服务子系统，助推数字档案资源共建共享。改革传统的到馆查档、本地查档方式，借助网络系统打造“政务网+档案公共服务”模式。对于离县城较为偏远的乡镇老百姓，可以享受到县档案馆查档的直接服务，让他们利用档案更方便、更快捷、更实惠、更“自在”、更安全。同时县档案馆也起到“中转站”“联结点”的作用，提高档案信息协查共享效果，对不保存在县档案馆的档案，通过部门协查方式，提供给利用者，有效打破信息孤岛现象，扩大档案利用范围，提高查档效率。如此，通过纵向的馆乡村三级联动和横向的部门之间联动，实现了数字档案资源的共建共享、优势互补。平台自2017年9月正式运行以来，截至今年11月底共在线受理查档申请8740条、10170人次、出证打印16615页。

三是搭建档案行政监管子系统，助推档案行政执法督查工作。利用信息系统动态地对基层档案工作信息进行采集、分析，全面记录各种业务数据，如档案的收管用数据、档案人员的信息数据、基层档案库房硬件信息数据、年终考核统计数据等，形成覆盖县档案馆、乡镇（街道、园区）基层档案室，集档案重点监管、全县档案行政监管（指导）、业务统计、数据汇集报送于一体的管理数据。截至目前，全县85家单位全部纳入行政监管系统范围。

四是搭建美丽乡村档案子系统，助力乡村设振兴。建立“美丽乡村专题档案库”，主要收集和管理反映村庄规划、村庄建设、生态环境、经济发展、公共服务、乡风文明、基层组织、长效管理等村级档案（文书档案、照片档案、音视频档案等）。建立“档案文化信息资源库”，主要收集和管理村级基本信息、村落环境、村落建筑、历史要素、民俗文化、文献资料、人物事件、长效管理资料等村级资料（文档、照片、音视频等非档案类资料）。截至今年11月底，16个乡镇（街道、园区）的197个行政村建立了“美丽乡村专题档案库”，总目录数170256条，16个乡镇（街道、园区）的222个行政村建立了“档案文化信息资源库”，总目录数56323条，总附件数70000个。

突出安全，保障基层档案公共服务规范

一是夯实基础设施保障“阵地安全”。安装防盗报警、门禁系统、视频监控、自动消防、温湿度实时监测系统确保机房安全；综合运用三员分离、身份认证、入侵防护、安全审计、漏洞扫描等技术手段（或设备），保证数字档案资源安全和档案数据“出入口”安全。着力建设硬件设备完善、软件功能齐全、数字资源丰富、档案服务质优的数字档案馆，为档案公共服务提供坚固的阵地保障。

二是规范操作流程严控“审批安全”。制定《关于印发长兴县档案公共服务平台有关制度规范的通知》，严格审批流程。各覆盖点查档服务严格执行到馆利用档案的相关规定，严格按照办理流程，严格审核查档申请人身份，做到馆内馆外统一标准、协同服务。

三是软件设计控制保证“技术安全”。利用软件平台技术安全防控，采用身份证识别仪和人证拍照进行身份认证，结合“在线浏览防拍水印+线下签字盖章”“打印时限和次数控制”“审批流程可视化”等方式，保障数字档案查阅、出证的安全控制。同时，出证过程中，档案数据通过光盘由局域网到政务网单向流转，且到期系统自动收回，有效防范了档案数据的网络风险。

四是服务人员培训严抓“岗位安全”。覆盖点窗口受理人员由各乡镇（街道）、行政村（社区）便民服务中心统一调配管理，查档服务专人负责，一般配备1-2名人员（AB岗）。分批进行使用操作、安全保密告知、岗位责任等培训，并全部签订《长兴县档案公共服务全覆盖工作人员备案表》。同时采取现场检查培训、网上考核抽查、集中培训等方式，提高各覆盖点人员的安全意识和实践能力。