档案在智能城市知识服务中的角色分析与功能实现

刘 鋆/上海大学图书情报档案系

1 档案融入智能城市知识服务的必要性

智能城市（Intelligent City）是知识经济背景下的一种重要城市形态，是在互联网下的智能实现，是智慧城市的“前奏”。随着“智能地球”“感知中国”等概念的引入与推广，我国的智能城市建设以创新和科技作为重要支撑，利用数字技术与知识改变城市，逐步推动城市智能化目标的实现进程[1]。在智能城市建设的过程中，对包括档案在内的知识信息进行管理并提供相应的知识服务，是至关重要的一环。

知识服务指从各种显性和隐性知识资源中，根据需要，有针对性地提炼知识和信息内容，搭建知识网络，为用户提出的问题提供知识内容或解决方案的信息服务过程。充分开发利用各类信息资源，是提高智慧城市建设中知识服务水平的第一步。一方面，档案作为人类在各种社会活动中直接产生的原始记录，是一种具有证据性的真实可靠的知识信息资源，在知识开发利用中具有特殊价值；另一方面，档案意识与智慧思维的相通使档案利用方式日益多样，对档案信息资源的利用也同样呈现多元化趋势[2]，用户更多地表现出对传统档案资源与数字档案资源综合利用的知识服务需求取向。

2 档案在智能城市知识服务中的角色分析

第一，档案是智能城市知识资源内容的重要构成。从档案本体即信息资源的角度分析，知识资源是提供知识服务的基础，档案是智能城市知识资源的重要组成部分。一方面知识既是一种战略性资源，也是组织生存和不断进步的源泉；另一方面决定特定区域竞争力的关键因素在于“动态创新能力优势”，城市竞争力的提高依赖于对现有自然、经济、制度和文化等资源、要素的控制和转化。档案本身是一种重要的文化资源，具有极高的文化价值。

20世纪末以来，人类进入以知识为基础的经济时代，这种知识经济引导社会范式从以物质产品生产为主导的工业社会转向以知识信息生产为主导的知识型社会。在这种背景下诞生的智能城市强调高科技与文化创意产业对其长远发展所起到的关键作用，而档案作为社会文化的一部分，是智能城市在文化创新中的重要资源，知识发现和知识服务技术可以充分利用档案信息化建设成果[3]，对构建创意文化型智能城市具有重要意义。

第二，档案是智能城市知识管理活动的忠实记录。档案记录了知识采集流程，是隐性知识显性化的重要推手，也是知识表达中不可或缺的形式之一。智能城市是以新一代信息技术为支撑，在知识社会创新环境下的城市形态[4]。知识管理是知识服务的前置环节，包括显性知识管理和隐性知识管理，一般以隐性知识管理为重点，并注重显性知识与隐性知识之间的共享与转换。档案不但本身可以作为显性知识资源，更是开发隐性知识的原始资源承载体。

档案记录了智能城市各类活动中的知识形成的过程，是隐性知识的“显性化”表达，可以作为日后进行深层次隐性知识开发的重要工具。以智能城市中的企业主体为例，很多在实践中总结出的经验知识都是存在于企业员工的头脑当中的，而这些员工之间工作交流所形成的口述记录便是这种存在于人脑中的隐性知识的显性化表达。另外，这类隐性知识的表达与传播需要依靠文档记录作为载体。参与智能城市建设的主体众多，知识服务的提供者如中介公司需要档案作为原始资料进行分析，知识服务的需求者如企业利用档案记录日常业务活动，问题产生时利用档案文件追根溯源，发挥档案的凭证价值。

第三，档案是智能城市知识传承创新的有力推手。从智能城市所强调要达到的“智能”，需要重视对用户信息需求的获取[5]，除了在技术上要求不断更新与完善，在城市精神文化上的传承与创新同样不可忽视。

一直以来，档案凭借其特有的历史文化魅力在文化认同领域发挥着独特的作用。档案增加文化认同的功能能够提高城市凝聚力，这也间接促进了新知识的产生与发展。对档案进行开发利用，其实就是在推进智能城市的信息资源建设。信息资源建设的进程伴随着知识的集中与传承[6]，档案在其中发挥了记录历史事实与社会知识的功能。如各项科技档案记录了围绕自然科学研究和基本建设等活动的相关知识的记载，智能城市的知识创新也需要在这些原始记载的基础上进行。知识创新在知识服务的过程中产生，又会反作用于知识服务，为知识服务提供新的智力资源。

3 档案在智能城市知识服务中的功能实现

3.1 开发档案内容充实知识储备量

构建智能城市的知识空间是进行知识服务的第一步。在区域范围依靠多主体对知识进行生产与开发，使知识内容积累到一定程度，达到足够对外提供服务的标准线，并能够转化为现实的生产力，实现知识的资本化。档案与图书、报刊等文献资料都是城市知识库的组成部分，档案的不断积累与规范保存可以不断丰富城市知识库。

除城市知识库以外，还有与知识管理相关的历史事件记录库、知识产品与技术服务档案库以及提供经验分享交流场所的新形式的智能城市经验空间，对多种形态丰富的档案内容进行开发有助于拓宽显性知识来源，催生隐性知识转化，丰富城市知识库存量，有利于城市的知识共享和知识传播[7]。因此，档案工作者及智能城市知识服务人员要重视对档案内容的开发，对不同活动中形成的档案采取不同的处理方式，使它们能够归属到可供解决问题的知识门类下，再针对具体问题进行分析并利用档案及相关知识制定出解决方案。

3.2 实现档案馆参与的多主体协同合作

智能城市知识服务的提供离不开社会各主体的协调与互相配合。档案馆与图书馆、博物馆、各级信息中心等其他掌握信息资源的社会机构，作为城市存储信息的重要场所，一同承担着为城市建设提供智力支持的重要任务。档案的有效利用需要档案馆工作人员及相关参与者进行协同工作，档案服务部门作为社会第一手信息与知识资源的聚集地，应该与它所服务范围内的可能成为其知识服务对象的机构和个体保持交流与沟通，如各类企事业单位、科研机构、公共部门等，及时关注社会需求，有针对性地提供知识服务。

在智能城市背景下，依托于物联网、5G通信技术等高新技术的支撑，各社会主体之间的联系会更加紧密，主体之间的相互沟通会更加便捷，实时信息传递与共享将成为现实。档案馆需要与图书馆、高校或科研机构等单位进行合作，实现不同主体之间的知识互补，这是因为档案馆保存的档案资料是最真实、最具证据性的文件材料，而图书馆保存的图书资源可以拓展知识的深度和广度。

3.3 利用元数据深度挖掘关联信息

元数据记录了电子文件在形成、传递、维护和利用等运转流程中的全部状况，在保证电子文件完整、真实、有效性的同时，也记录了大量有利于文件信息组织、整理、检索以便利用的关键数据[8]。通过元数据所反映的文件内容、结构和背景，能够发现不同文件之间的内在关联，这对于形成有系统的知识网络而言至关重要。

知识信息关联还有利于隐性知识的开发。由于隐性知识不能直接编码，并且与人们的行动和经历等主观内容密切相关，通常表现为工作经验技巧等形式，这些需要“意会”的技能在关联的知识体系下会给知识服务需求者以新的启发。只有通过元数据系统整理并深度挖掘每份文件的背景信息，才能找到文件之间的关联，形成合理有效的知识系统，作为知识服务的有效档案知识储备，对智能城市知识服务能级的提升产生正向推动。