把握新变化 适应新要求 做好档案统计工作

■ 谢春霞 苏晓霞

档案统计工作是我国政府统计工作的有机组成部分，是反映档案事业发展过程、发展现状和发展规律的一项重要工作，通过真实的档案统计数据和系统的统计分析，为档案事业的科学规划和健康发展提供服务。1991年国家统计局批准实施《全国档案事业统计年报制度》以来，在各级档案部门积极努力下，档案统计工作取得长足进步，档案统计数据质量不断提高，为丰富档案资源、开展档案利用服务、保护档案安全等方面提供了有力的信息支撑。《全国档案事业统计年报制度》自1999年开始第一次修订以来经过四次修订后，现在以更加有利于档案事业发展的数据进行统计分析。笔者在结合2019年1月开始实行使用的《全国档案事业统计调查信息管理系统》开展档案统计工作过程中出现一些问题，及国家档案局对我省上报统计数据反馈情况，谈谈对如何做好档案统计工作几点肤浅认识和思考。

一、档案统计工作的意义及重要性

档案统计工作就是利用统计手段收集、整理、汇总相关数据，并加以分析研究，以达到准确、及时和科学地掌握档案事业的基本情况，是领导决策、监督检查及摸清家底的重要依据，已便于对档案事业实行科学管理的目的。

二、档案统计工作的现状及存在的问题

笔者自从事档案统计工作几年以来，发现每年开展档案统计工作都存在不按时报送、错报漏报、应付了事、随意填报，还有的甚至不报的情况。档案统计数据不够精准，是直接影响和制约着档案统计工作的发展的重要因素。其主要原因是：一是个别单位领导对档案工作重要性认识不到位，认为档案工作“可有可无”，档案统计工作更是“谁有空谁做”，人员的频繁更换，导致档案统计工作断层，新人需要时间熟悉档案情况和统计要求，极大延长了统计周期。二是大多单位档案员履职时间短，对档案统计工作不熟悉、认识不到位，不掌握前期档案统计工作开展情况，也不及时了解档案的基本情况，更没有开展对档案进行登记、统计工作，等到档案统计工作开始后才进行清理、统计，统计的时效性和结果的准确性大打折扣，甚至出现了极个别单位因档案太多或来不及统计、甚至不熟悉档案统计软件的操作，而不报的现象。三是表格中部分专业用词不理解，主要是档案员的档案专业程度不高，大多都非档案专业毕业，都是“半路出家”给档案统计的填报工作带来一定难度。

三、做好档案统计工作的几点建议

1.切实将国家档案局监制的《全国档案事业统计调查信息管理系统》用好、用活。为了坚持实事求是、创新发展，兼顾历史数据、简化统计方式，降低统计人员数据收集的工作难度，也考虑档案统计人员流动大，且大多都是兼职人员等情况，2018年国家档案局会同北京久其公司重新研发的《全国档案事业统计调查信息管理系统》简化制度填报框架，改基层表和综合表的双套表制为单套表制，对报表进行适度整合，将原《制度》由6 张基本表和2 张附表整合为3 张报表，将原统计的指标数删减了80 余个，使档案统计填报内容更加简洁明了。一是该软件为单机版（免费下载使用），不需要时时进行更新。二是统计的数据可以永久性保存，并对每年的统计数据可以进行对比。三是查阅方便快捷。为准确地掌握本单位各项事业的发展，为单位领导科学决策和管理，提供有力的科学依据，切实履行档案部门的职责，建立有序的工作制度。切实将《全国档案事业统计调查信息管理系统》用好、用活。

2.提高档案专业知识的学习理解。一是档案统计员要切实做到“三个认真”，即认真对自己负责、认真对领导负责、认真对国家负责的态度，对我们所管理的档案如数家珍。二是档案统计员要认真了解《全国档案事业统计调查信息管理系统》相关代码所指内容。如电子档案包括什么内容、案卷档案是什么、文件级档案是什么等；三是报表中相关数据的转换规律。如电子档案基本情况表中的GB 值（电子档案的存贮容量为千兆字节，即1GB=1024MB，1MB=1024KB）。

3.加强档案统计员的责任心和使命感。一是档案统计员要切实增强责任心，将《全国档案事业统计调查信息管理系统》的内容认真细致的填写。如《全国档案事业统计调查信息管理系统》的封面代码中“单位类别”，有的同志随意选择，没有根据自己单位的性质进行选择，一步选错将步步错，导致系统自动进入的表格就以本单位所填写内容相差较大，自然有的数据就不是本单位所需要填写的数据，甚至给档案统计员带来疑问。“基本情况表”中计量单位填写不够仔细，如“机构数”（代码1）一栏中大多统计者都认为系统会“默认”1，就不填写，就会造成最后生成数据中机构数与档案总数相差太大；“总排架长度”中数量（米）要具实填写；“电子档案”计量单位GB 的数量，过大或过小，甚至于不填写；“开放档案目录”和“在线目录”中的“案卷级”和“文件级”的计量单位（万条），档案统计员没有看仔细，致使填报数据过大等情况都是不合理的，在系统表格填写中出现错误时，系统会自动提示。二是填报数据时要注重逻辑关系。如“基本情况表”中“馆（室）藏情况”和“馆（室）藏档案历史分期”相互之间的逻辑关系；“馆（室）藏资料”与“本年利用资料”之间的关系等。

4.健全档案统计工作制度，明确责任。建立档案统计工作负责制，要想法使统计工作得到领导重视，有人管起来，形成具体的、切实可行的档案统计制度及工作职责，建立防范和惩治统计造假、弄虚作假责任制，明确本单位防范和惩治统计造假、弄虚作假的责任主体和相关责任。高效优质的完成统计、审核、上报工作，切实促进档案基础工作扎实有序的进行。

档案统计工作是档案工作的一项重要工作，是为档案事业发展提供有力依据和数据的保障，也是为国家各项事业发展提供参考的重要依据。档案统计员一定要本着对国家负责、对单位负责、对自己负责的态度高标准、高质量地完成好档案统计工作，确保统计数据的真实性、准确性、完整性和安全性。