做好职防机构文书档案管理工作的几点体会

文·秦占霞 王鹏程 李淑岷

职防机构文书档案是职业病防治工作长期积累的资料，它是在行政管理事务活动中产生的，由文件材料转化为文书档案，是档案的重要组成部分[1]。它通过历史的客观记录，反映了职防机构行政管理、党建、研医防教及职业卫生技术服务等方面的过程和成果。是各项事业发展的真实记载、单位事业持续发展的重要依据，也为历史查考提供了重要凭据。文书档案管理是办公室的一项重要工作，文书档案管理水平高低直接关系和影响着全院档案资料的质量与完整性。本人从事档案管理工作多年，结合工作实际就如何做好文书档案管理工作谈一下个人的认识和体会。

一、加强宣传，提高全员档案管理意识

档案管理工作在我们业务单位，是比较边缘的专业，领导对文书档案管理工作认识相对也比较片面，存在“重业务、轻档案”的思想意识，认为文书档案管理工作是无关紧要的事情，不会给单位带来明显的经济效益和社会效益，可有可无；各职能部门和业务科室为了个人查找方便，不愿意存档，甚至，有人认为文书档案管理工作是办公室比较简单的事情，没什么太大的价值和意义。这就需要文档管理人员经常向领导汇报工作，让领导了解文书档案存在的意义；及时为领导提供上级档案管理部门下发的相关文件，使领导认识到文书档案管理工作的重要性；积极向全员宣传档案法律、法规，了解到文书档案归档的必要性和紧迫性。建立档案领导管理机制，及时解决工作中出现的困难和问题，给档案工作提供人力、财力和物力保障。因此，领导重视、全员参与是保证文书档案管理工作顺利推进的必要条件[2]。

二、建章立制，规范工作流程

建立完善的档案规章制度，是保证档案管理工作健康持续发展的基础。首先，建立档案管理的岗位责任制，指定档案管理专门人员，明确各相关岗位的工作职责及承担的义务责任，增强档案管理人员的责任意识、服务意识和管理意识。其次，依据《档案法》及档案相关法律法规，结合职防机构的档案工作实际，建立切实可行的文书档案管理制度、文书档案归档整理工作流程、及文书归档范围，提出统一的立卷要求，使档案的整理、收集、鉴定、保管、统计、利用及借阅、库房管理等全部制度化。

三、建立和完善文书档案管理工作考核评估体系

文书档案管理工作是保证职防事业相关方针政策能够落到实处的重要部门，因此在实际管理中，制定详细的考核体系，规范考核标准，将档案管理纳入科室任期目标考核中，定期进行督导检查，评价、分析、反馈，促进文书档案质量持续改进。同时实行责任追究制度，对于一些在重要文书档案管理方面出错的人员要加以问责处置，做到奖惩分明，以促进文书档案工作质量和水平的提升。

四、加强督导，保障文书档案的完整性

加强档案室和各科室之间的协调和沟通，保证档案资料收集的顺畅。文件材料产生于各个科室，每个科室在行政、业务活动过程中都会产生职能范围内各种文件材料，若不及时留存，就会出现遗漏、不全现象，文书档案管理人员在收集文件材料时，很难再补充完整，这就需要兼职档案员根据归档科室的归档范围，平时积累、分类存放、及时移交，遗漏项就会明显减少。为保证档案材料的齐全完整，文书档案员还应加大监督力度，督促科室兼职档案员做好本科室文件资料的管理，对于不能及时提前归还的人员应在规定时间内及时地对其进行提醒，以免丢失和忘记，每年按时将本科室的档案资料移交综合档案室，确保文件资料的整理、收集、立卷、归档等工作规范、有序、完整，力求档案收集完整率100%。

五、严把质量关，提高档案质量内涵

培养正确的质量管理观念，严格遵循相关的质量准则，充分了解文书档案的形成对于其日后运用价值的重要影响作用。收集是档案质量的基础，整理是确保档案质量的关键。应该首先根据归档范围要求，确定文件分类，其次界定文件存档期限，在整理档案的过程中，仔细查看筛选，逐页编码，认真编写目录条目，便于搜索查找档案。

六、加强档案信息化建设

加强计算机技术和网络技术在文书档案管理各环节的应用，充分利用计算机及网络进行现代化管理，解决问题，提高管理水平和效率。通过信息技术手段在网上进行收、发文和预立卷管理， 审核部门文件材料， 高效完成查询、利用、统计、编研等工作， 更方便、快捷地提供服务。

七、加大档案硬件设备投入，强化基础设施建设

信息时代的到来，人工档案管理已满足不了信息化的需求，要有先进设备的支持，所以加强档案硬件设备建设才能提高工作效率，强化档案管理效率[3]。信息时代的档案管理，硬件就是档案管理设施与设备，现在电子档案已经成为档案管理的主要组成部分，纸质档案已经逐渐被淘汰。电子档案在计算机网络技术的支持下，档案管理的安全性显得尤为重要。因此，加大档案硬件设备建设资金投入的同时，电子档案安全管理系统与现有的纸质档案的保存也要采取相关设施进行保护，只有加大加强强档案管理硬件设备的投入建设，档案管理工作才能更上一层楼[4]。

职防机构文书档案管理工作是一项专业性强的工作，要想做好这项工作，领导重视是做好文书档案工作的前提；建章立制是做好文书档案工作的基础；文书档案员的职业道德品质是做好文书档案工作的关键；运用现代化信息技术是提高文书档案工作的保证。