五莲县以集中管理推动职工档案工作升级

文·厉拥政

职工档案是用人单位、社会保障部门、组织人事部门在招聘、社会保险转移、技能提升培训、考核奖惩、选拔任用中组建的有关职工本人经历、政治思想、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是公民在工作以后足迹的记录簿。做好职工档案管理工作，是保障职工合法权益和促进社会发展的必然要求。

五莲县位于山东半岛西南部，人口51.5万，企业职工档案15余万份，原来由各部门分散管理。在档案管理过程中，有的单位思想上不重视，不注重个人材料的收集、整理和保管，导致归档信息不完整；有的单位不重视个人原始档案，让档案成了“死档”“弃档”；有的还造成档案丢失，导致职工工资调整、人事变动、退休申请等不能及时办理，损害了单位和个人利益。

针对这一问题，为保障企业职工档案完整、真实、有效，为企业职工和社会提供快捷、便利、优质的服务，五莲县在充分调研的基础上，以县政府办公室的名义出台《关于对全县企业职工档案实行集中统一管理的通知》，要求“对办理人力资源社会保障部门立户的县内所有企业职工档案，全部由县人力资源社会保障部门集中统一管理”。县人社部门抽调13名精干人员成立档案审核接收工作领导小组，制定了档案接收工作配档表，有计划、有步骤地做好移交接收工作。为确保档案移交工作的严肃性，县监察局、档案局各安排一名工作人员参与监督、指导档案移交工作。目前已完成8万余份职工档案的集中接收和整理，大大提高了档案管理水平。

一、采取的主要做法

档案集中管理不是简单的档案实物集中存放，而是进行规范有序的管理应用。在具体工作中，五莲县不断强化档案工作人员的管理和培养，大力推进信息化存档管档，确保档案管理工作的安全性，档案管理水平和查档效率明显提高。

（一）提高工作人员的职业素质和道德修养

建设高素质专业化的档案干部队伍是做好档案管理工作的关键。为此五莲县设立了专职档案管理岗位，配备专业档案管理人员，并定期组织学习培训，让档案管理人员详细了解档案管理工作的有关政策法规，强化档案管理服务能力，使档案管理工作逐步规范化、标准化。加强档案管理人员的职业道德教育，使其既具有较高的政治素质，还具有埋头苦干、无私奉献的道德情操和坚持原则、从严把关的工作态度。并进一步健全责任落实和监督机制，实行双人双岗互相监督机制，强化责任意识和保密意识，杜绝里外串通搞破坏。

（二）以信息化促进档案管理规范化

为加快信息化存档管档，五莲县自主开发了档案管理系统，将职工年龄、党龄、工龄和学历等信息全部录入系统，实行信息化管理。档案接收后，立即进行数字化信息转换，组建信息完备的职工档案信息库，并在管理系统中加入数码照片管理模块，对档案进行全面数字化扫描，确保档案内容的真实性和安全性。坚持纸质档案与电子档案并行管理的双轨制原则，对档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、借阅、利用、安全、保密等环节进行同步记录，确保各类档案收集齐全、整理规范、保管有序。县人力资源社会保障部门积极应对档案管理工作需要，配备微机、打印机、去湿机、消磁柜等设备，不断改善档案保管条件，为档案管理信息化建设提供良好保障。

（三）确保档案管理工作的安全性

重点把好“三个关口”。一是入库审核关。严格按照档案管理有关要求，认真细致地收集归档材料，对涂改、缺页等不符合要求的档案材料坚决不予接收入库。二是整理归档关。在全面整理档案的基础上，把职工的“三龄一历”作为核定职工档案的重点，逐项审核审查，并做好确认记录。三是出库关。档案的借阅、外借或调转业务，在出库前认真对照档案目录核对档案材料，无误后与接收人员做好交接记录。归还档案时，与调出记录逐一核对，与原始记录不一致的退回补全，切实维护了档案管理的严肃性。同时，建立健全职工档案保管、保密、查阅、借阅、传递等各项工作制度，使档案管理实现规范化、精细化。

二、取得的主要成效

一是实现了档案规范化管理。原来单位档案管理人员大多为兼职人员，对档案管理认识不到位，致使本单位职工档案散存放乱，甚至没有专门的档案库房。各类档案材料随便乱放，加上人员变动频繁，有些老旧档案都无从查起。实行集中统一管理，配备专职档案管理人员，改变了原来职工档案由各单位自行保管、各自为政的现象，统一了档案管理分类、组卷、编目和排列等，解决了分散保管时档案分类不统一、案卷不符合规范要求的问题，使职工档案实现了规范化、标准化、科学化管理。

二是改善了档案的保护条件。由于档案管理对库房等硬件要求较高，在过去分散管理档案时，为了档案库房达标，需要投入很大的财力和物力进行库房改造建设，而不少单位因财力和物力不足，采用普通办公室橱柜甚至纸箱存放档案，档案很容易受潮、霉烂或被虫咬。实行档案集中管理，建设大型综合档案室，使档案管理更加规范有效。全县对管理的职工档案实行统一编排和统筹规划，不仅解决了档案经费、档案库房、档案设备和人员配制以及一系列的安全保护等问题，大大延长了档案的使用寿命，而且为单位和社会保存了更完善的档案资料。

三是极大节约了管理成本。职工档案集中统一管理只需配备少量专职档案管理人员，通过信息化手段就可实现档案的有效管理控制，解决了过去档案管理人员队伍庞大且业务水平参差不齐的问题。通过档案管理软件编制案卷目录、全引目录等档案管理检索工具，确保了档案检索准确、及时。实行职工档案集中统一管理，在本区域内职工流动时，减少了档案调转环节，在档案室内就可以实现材料转移和信息变更，避免了档案多次外流、信息重复审核登记的过程。