浅谈会计师事务所如何管好用好审计档案

文·郑旗

近年来，我国注册会计师行业的执业环境不断改善，会计师事务所内部治理结构不断优化，人才队伍不断壮大，执业领域不断拓展，业务收入大幅增长。与此同时，会计师事务所的执业责任和职业风险也不断加大。审计档案作为注册会计师执业活动全过程的“记录者”和执业质量控制的“见证者”，对会计师事务所、注册会计师防范审计风险、应对法律诉讼、保障合法权益至关重要。因此，会计师事务所应当认真贯彻执行《会计师事务所审计档案管理办法》（以下简称《管理办法》），管好用好审计档案，促进会计师事务所健康持续发展。

一、管好审计档案，保障审计档案的真实、完整、有效和安全

（一）强化制度建设。会计师事务所要认真学习贯彻《管理办法》，建立健全审计档案管理制度。《管理办法》是会计师事务所审计档案管理的基本规范，突出了行业特性，重点对会计师事务所审计档案管理的制度建设、责任体系、管理方式、保管条件、综合利用等方面作出了原则性规范，而对审计档案的整理立卷、分类编号、索引编制等方面仅作概括性描述。会计师事务所的审计工作底稿构成了审计档案的主体，《中国注册会计师审计准则第1131号——审计工作底稿》对审计工作底稿的格式、内容和范围以及审计工作底稿的归档作了具体的要求和规范。《管理办法》与注册会计师审计准则是并行不悖、相互补充、相辅相成的关系。因此，会计师事务所应当结合自身经营管理的实际，参照档案法规制度，制定本所的档案管理细则，包括审计工作底稿的编制、整理、归档制度；审计档案的三级责任制度、利用制度、保密制度和销毁制度；电子审计档案的防篡改制度、备份制度等。

（二）注重人员管理。会计师事务所要建立审计档案管理的三级责任体系，对具体从事审计档案的管理人员要规定原则性任职要求。会计师事务所首席合伙人或法定代表人对审计档案工作负领导责任。同时，明确一名合伙人或股东分管审计档案工作，该负责人对审计档案工作负分管责任。设立专门岗位或指定专人具体管理审计档案，该管理人员承担审计档案工作直接责任。审计档案管理人员要经常接受档案业务培训，具备良好的职业道德和专业职能。

（三）加强硬件配置。会计师事务所要按照《管理办法》的规定，自行保管或寄存保管、委托保管审计档案。自行保管审计档案的，应当使用专用、安全的审计档案保管场所，并配备必要的设施和设备，档案库房应坚固耐用，具有防盗、防光、防潮、防火、防鼠、防虫等功能。会计师事务所也可以向所在地国家综合档案馆寄存审计档案，也可以委托依法设立、管理规范的档案中介服务机构代为保管，并签署书面委托协议。

（四）重视信息化建设。会计师事务所要重视审计档案的信息化建设，运用现代化信息技术手段，提高审计档案的管理水平和利用效能。加强电子审计档案管理，采取有效的存储方式和存储介质归档保管；建立健全防篡改机制，确保电子审计档案的真实、完整、可用、安全；建立电子审计档案备份管理制度，定期对电子审计档案的保管情况、可读情况等进行测试和检查，发现问题及时处理。

（五）合理确定保管年限。会计师事务所要按照法律、法规和执业准则的规定，结合审计业务性质和审计风险评估情况等因素，合理确定审计档案的保管期限。对于永久性审计档案要长期保存；当期审计档案自审计报告签发之日起，至少保存10年；不再继续审计的被审计单位，其永久性档案的保管期限与最近一年当期审计档案的保管期限相同；对于保管期限届满的审计档案，档案管理人员要及时与相关业务部门联系，共同开展对保管期满审计档案的鉴定工作；对于经鉴定后确需继续保存的审计档案，应重新确定保管期限；不再具有保存价值且不涉及法律诉讼和民事纠纷的审计档案应当登记造册，经会计师事务所首席合伙人或法定代表人签字确认后予以销毁。

二、用好审计档案，充分发挥审计档案的鉴证作用

（一）依法依规利用审计档案

会计师事务所要严格执行审计档案利用制度，规范审计档案在查阅、复制、借出等环节的工作。审计档案管理人员要熟悉本职工作，认真编制案卷目录，逐步利用计算机著录、检索和查阅档案，以便及时准确地提供档案。对待查档人员要热情服务、耐心细致，对手续不全、线索不明的，要说明原因、解释清楚。查档人员要认真填写查档登记表，需借出阅读或复制的，要履行审批手续。需复制时由档案管理人员负责复制，并经审核摘录内容与档案原件无误后方可签字盖章。财政及公检法等部门需查阅审计档案的，要由查档人员提交工作联系函并出示工作证。任何人不得随意损坏、涂抹、勾划、拆封、更换、折叠或剪裁审计档案。

（二）充分发挥审计档案的证据作用

1.审计档案是审计报告中审计意见的直接证据。审计档案能够证明注册会计师按审计计划实施了必要的审计程序，并获取了被审计单位有关财务报表金额和披露的审计证据，这些审计证据是充分、适当的，为发表审计意见提供了基础。

2.利用审计档案防范和化解审计风险，保障会计师事务所的合法权益。当审计报告相关当事人对审计结论有疑问时，可以利用审计工作底稿，证明注册会计师是如何按审计准则实施审计的，收集了哪些审计证据，通过摆事实、讲道理，能够说得清、道得明，答疑解难，减少或避免误解。当会计师事务所遇到法律诉讼时，审计工作底稿是抗辩的直接证据。首先，注册会计师通过查阅审计工作底稿，判断委托人或相关第三人的诉求，是否与审计报告存在因果关系，是否不当使用了审计报告。其次，通过出示审计工作底稿的相关资料，证明注册会计师已按审计约定、执业准则、审计程序完成了审计委托，注册会计师不存在过错。再次利用审计工作底稿证明被审计单位存在会计过错，负有会计责任，注册会计师可以减轻或免除审计责任。

3.审计档案是财政部门、注册会计师协会监督检查的对象。《中华人民共和国注册会计师法》《财政部门监督办法》等法规规定，省级以上人民政府财政部门对会计师事务所、注册会计师的执业情况进行监督指导。《中国注册会计师协会章程》规定中国注册会计师协会及地方协会按章程规定的业务范围，拟订注册会计师执业准则、规则，监督、检查实施情况。财政部门、注册会计师协会对会计师事务所和注册会计师执业情况进行监督检查，主要是对审计工作底稿规范程度的检查，审计工作底稿形成于审计过程，同时也反映整个审计过程，通过对审计工作底稿的检查，可以评价注册会计师的执业质量和会计师事务所的执业质量控制水平。

（三）利用审计档案加强内部管理，提高执业质量

一是综合利用审计档案，促进会计师事务所相关各项工作。审计档案记录和收集了审计程序、审计取证、审计分析、审计评价和审计结论，能够反映总体审计计划和业务分工情况，对每个业务工作人员具体做了哪些工作，在项目中起了什么作用，担负何种责任，工作质量如何，通过查看审计工作底稿一目了然，便于考核和评价业务工作人员的专业胜任能力和工作业绩。利用审计档案提炼升华审计实践，形成系统性的经验后，又反过来指导审计实践。每个审计项目终结归档后，就形成了一个完整的审计案例，注册会计师如果再遇到类似审计项目，就可直接参考类似案例的审计思路，快速拿出审计方案，及时为客户提供服务。审计档案还是前后任注册会计师沟通的桥梁。

二是通过强化审计工作底稿的编制和复核，提高执业质量。审计质量控制是会计师事务所为确保审计质量符合独立审计准则的要求而制定和运用的控制政策和程序。审计工作质量很大程度上体现在工作底稿上，要提升执业质量，必须对审计工作底稿的编制和复核制定一套严格的程序。为保证审计工作底稿的编制质量，对审计工作底稿实行三级复核。项目经理对助理人员形成的工作底稿进行详细审核，发现问题及时纠正；部门经理在项目经理完成详细复核后，再对审计工作底稿中重要会计帐项的审计、重要审计程序的执行以及审计调整事项等进行复核；主任会计师或合伙人对审计过程中的重大问题、重大调整事项及重要审计工作底稿进行重点审核，从而完成了三级复核的三次再监督，保证了执业质量。