浅谈行政事业单位会计档案的管理

文·姚远

作为我国的基层管理机构，行政事业单位对促进国家发展，充分发挥其公益性价值有着重要的作用，在行政事业单位中积极加强会计档案的管理不仅是适应当前市场经济发展的需要，更是强化公益性发挥的大势所趋，重视并积极加强档案管理工作也是新时期行政事业单位发展中需要重点落实的问题。

一、会计档案概述

会计档案作为国家档案的重要组成部分，主要包括会计凭证、账册以及财务报告等相关的资料，它主要反映的是企事业单位所开展的经济业务运行中的资料证据，通过会计档案可以有效的了解各项经济业务的开展情况，从而了解单位相关法律法规的执行情况，但是会计档案与文书和科技档案相比仍存在一定的不足，主要体现在会计档案的范围以及所涵盖的方面更加广泛，并且档案的类别更加稳定，其形式也是多种多样，分为永久保存和定期保存，永久保存的档案不可进行销毁，定期保存的档案也具有不同的保管时间。一般来说，企事业单位的年度预算会计报告等需要进行永久的保存，而会计凭证和具体明细账可以进行定期保管。会计档案可以揭露责任事故，有效的打击经济方面的犯罪，并且能够为解决纠纷提供依据，从而有效处理遗留的经济事务所提供的记录。因此，相关企事业单位需要加强会计档案管理工作，从而方便档案的查阅。

二、行政事业单位会计档案管理存在的问题

当前，行政事业单位内部会计档案管理机制不完善，主要体现在很多事业单位，特别是一些规模相对较小的行政事业单位并没有结合国家的规定制定符合自身发展的会计档案管理制度，仍然按照原先较为简单的方式展开会计档案管理，这种情况的管理方式会存在较多的弊端，并且少数行政事业单位的财务会计档案管理制度缺乏强有力的执行力度，造成流于形式，难以发挥应有的作用，久而久之会出现程序不严，要求不明等现象的发生。其次，当前行政事业单位在会计档案管理制度缺少严格的监督机制，一些事业单位在接受相关会计业务以及审计工作的过程中，很少将其规范化管理当作重要检查事项，由于对会计监督工作方面的疏忽，会出现一些行政事业单位人员借此机会对会计档案进行篡改以此来达到自己的目的，当前有很多经济欠发达地区经常出现这类事情，造成了大量公款被挪用，致使事业单位的公益性难以得到真正的发挥，由于缺少相互制约监督的机制，更是容易滋生出会计档案造假等情况的发生。最后，行政事业单位会计档案管理的经费投入不足，很多事业单位的财政部门并没有经费投入的明确规定，甚至缺乏例行经费预算，再加上管理者对会计档案管理重视不足，更是忽视了对其的投资，还有些行政事业单位会未经允许私自挪用会计档案管理经费，原本安排于档案管理的资金被不明挪用，从而造成需要引进专业管理软件、招聘人才的经费缺失，无法实质性的提升会计档案管理工作水平，从而造成会计档案管理不够规范，甚至造成当地行政事业单位的会计信息档案管理工作过于落后，与当前市场经济发展需求不相适应。

三、有效提升行政事业单位会计档案管理水平的重要举措

（一）建立健全完善的会计档案管理机制

建立健全完善的会计档案管理制度是当前行政事业单位有效提升档案管理水平的重要举措，完善的会计档案制度可以保证会计信息质量的提升，从而帮助行政事业单位规避风险。行政事业单位的管理者需要结合国家有关部门的规定完善并健全会计档案管理制度，全面优化会计档案管理流程，结合会计基础工作规范以及档案管理办法等全面认真的规范其流程，结合自身实际制定切实可行的档案管理制度，还要高度重视会计档案管理业务培训，促使会计人员可以熟练掌握档案管理的相关基本知识，从而提升会计档案管理水平。在对会计人员展开培训后，需要对这一阶段的培训情况进行考核，检验员工的培训情况，并将培训结果与员工的个人利益相挂钩。特别是对于一些偏远地区的行政事业单位而言，其管理者更是需要加强会计档案管理的重视程度，通过端正态度来将这一意识贯穿到实际的行动中去，从而真正做到提升行政事业单位的会计档案管理水平。

（二）完善会计档案监督机制

加强会计档案管理监督工作是提升行政事业单位会计档案管理水平的又一重要举措。行政事业单位的管理人员需要重视会计档案管理工作的有效开展，并对其展开合理的监督环节，通过建立会计档案管理监督工作机制，对档案管理中的立卷、归档、保存、查阅、销毁等工作进行监督，不仅要结合单位的具体会计业务内容来合理规范立卷，还要及时规范档案管理内容，对会计凭证要进行及时的整理装订。特别是在会计电算化的情况下，还要对会计账页进行分类处理，并且财政部门以及审计和税务等部门在对其业务进行审查的过程中，需要特别将会计档案管理作为重点检查内容，督促整个行政事业单位形成重视会计档案管理的良好风气。除此之外，还要加强社会监督，通过设置意见栏和电话欢迎广大群众对会计档案管理方面的监督和意见的反馈，通过社会大众的监督来形成一种良好的会计档案管理风气。

（三）加大会计档案管理的经费投入

加大对会计档案管理方面的投资是行政事业单位有效应对会计档案管理工作的必经之路。单位的管理者需要重视会计档案管理工作的价值，并付出实践，在完善工作机制和监督机制的基础上加大对会计档案管理工作的投资力度。不仅要加强对硬件方面的投资，包括档案管理环境的设置以及陈列架的检查维修，还要加强对软件方面的投资，保护会计档案资料数据的安全完整。通过加大资金的投入，聘用专业的计算机档案管理人才来对当前事业单位的档案资料进行有力的保护。还要引进西方发达国家的专业档案管理软件来应用到自身的体系当中，转变以往档案管理中存在的不足，从而在技术上提升行政事业单位档案管理水平，保证其档案管理工作可以充分的发挥出自身最大的价值。除此之外，行政事业单位管理者需要严格执行经费管理工作，保证用于会计档案管理方面的经费得以完全投入到其档案管理中，避免出现资金被不明挪用等情况的发生。行政事业单位内部还需要成立会计档案资金监督小组，每隔一段时间让小组内成员对上一阶段资金的使用情况与档案管理的支出进行核对，保证每一笔资金都能够记录到会计档案管理中，若是资金支出核对过程中发现超出预算支出限额的，需及时向上级反映并进行深入调查。

总而言之，加强会计档案管理工作是新时期行政事业单位良性发展的大势所趋，加强会计档案管理工作不仅要充分带动工作人员的积极性和思想意识，更是要通过完善管理制度，建立完善的监督机制等各个方面来保证会计档案管理工作的各级开展，促使会计档案管理工作在行政事业单位中可以发挥其自身最大的价值。