水利工程档案管理工作面临的问题与对策

文·屈建春 臧志美 马玉彪 刘鹏

水利工程档案管理工作是水利工程建设和管理工作的重要组成部分。水利工程档案是在工程立项、可研及设计等前期、建设实施和工程竣工验收等不同阶段、时期形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的所有历史纪录，是水利工程建设和管理全过程的历史再现，是水利工程建设质量终身制的重要凭证，是水利建设工作者辛勤劳动的智慧结晶，对水利工程今后的的运行、维护、管理和效益发挥具有重要的作用，同时对其他水利工程建设有着借鉴与参考价值。

一、 水利工程档案管理工作存在的问题

随着经济社会的进步和水利事业的蓬勃发展，各类水利工程建设的建设规模不断扩大，施工水平不断提高，质量管理不断规范。《建设项目档案管理规范》《水利工程建设项目档案管理规定》《水利工程建设项目档案验收评分标准》等一系列规范性文件的相继出台，进一步明确了新形势下水利工程建设档案管理工作组织体系和职责，确立了管理原则、方法和水利工程文件资料的形成、整理、立卷、归档要求，水利工程档案逐步规范，档案管理水平有不同程度的提高。但在工程建设管理中，仍存在一些不足和问题，工程档案工作有滞后现象。

（一）档案文件资料收集不全，立卷、整理、归档不规范

由于水利工程建设工期紧、任务重，参建单位重视抓工程建设，平时只注重抓工程进度、质量和安全等工作，档案工作的意识不够强，档案管理的前期工作准备不到位，导致档案管理工作的前期投入和管理不足，往往在工程建设的后期才开始着手档案工作，突击收集整理文件资料，匆匆忙忙开展归档工作，以致于造成文件资料收集不全、不完整，原件少、复印件多，磁性载体档案欠缺，不能真实客观地反映工程建设的全部情况，水利工程建设档案收集、整理、立卷、归档不够规范。

（二）档案管理队伍素质参差不齐，档案工作专业人才不足

作为一个完整系统的水利工程，其档案具有原始性、真实性和历史性，相应的档案管理具有系统性、复杂性，更应具有科学性，这就要求档案管理工作人员应该具备较高的业务素质。在水利工程建设中，档案管理人员往往身兼数职，或是临时抽调的，人员流动性较大，对有关档案管理的法律法规和制度不熟悉甚至陌生，部分人员不具备档案管理业务知识和技能，也缺乏管理经验，造成水利工程特别是隐蔽工程的文件资料、技术资料收集不全，整理、分类、立卷、归档不规范、不齐全，水利工程建设档案质量和管理水平不够高。

（三）档案管理制度不健全，档案管理工作不规范

目前，在水利工程建设档案管理工作中，仍存在档案管理制度与机制不完善、不健全和管理水平普遍不高的现象。在部分中小型水利工程的建设过程中，没有及时制定相应的档案管理制度，有些参建单位即便制定了相关的规章制度，也缺乏针对性和可操作性，档案规章制度落实不到位。档案管理工作体制不健全，没有完全形成有效的管理监督机制， 不少的项目部没有固定规范的档案保管场所和设施，档案资料上不能妥善保管，工作中仍存在懒散性、随意性、混乱性，未达到制度化、标准化和规范化要求，难以满足竣工验收要求。

（四）档案信息化意识不强，数字档案工作不到位

水利工程档案管理工作者信息化意识弱化，工作中重视纸质档案而轻视电子档案，在水利工程建设文件资料归档的同时，没有及时做好与相应纸质文件资料相对应的电子文件归档工作，数字档案工作不到位或严重滞后，不能完全达到纸质文件与电子文件同时归档的要求，有些档案管理方式和手段仍处在“传统型”阶段。

（五）水利工程档案基础建设薄弱，管理硬件设施不到位

在水利工程建设档案管理中普遍存在场地、硬件设备与技术支撑等基础建设落后、资金投入不足、组织保障体系不健全等不能满足工作需要的情况。有的参建单位没有独立的档案室或库房，没有配置专用档案橱柜，没有根据需要配备专用计算机等信息化工作设备和相应的管理软件系统，档案的保存中没有使用无酸档案盒，没有做到全部文件资料防腐蚀存放，水利工程建设档案的安全性没有保障。

（六）督导检查工作不到位，工程档案竣工移交存在薄弱环节

水利工程建设项目法人档案管理的督导检查不到位，在工作中缺乏应有的力度，容易出现“三不到位”问题，即对水利工程建设档案管理的法规宣传、贯彻和执行不到位，对档案业务指导和工作协调不到位，对档案管理的检查督导和专项执法工作不到位，致使水利工程建设档案管理工作缺乏制度和机制的约束，缺乏规范性、系统性和科学性。工程档案竣工移交存在滞后。有些项目法人和参建单位不重视竣工档案移交工作，工程竣工验收后，不能及时将工程档案资料移交主管部门。另外，移交时相关档案工作人员审核把关不严，项目法人和参建单位也不能将数量和种类繁多的工程档案资料全部规范移交，有错卷、漏卷和整卷不规范等问题，因此难以保证入库档案的质量。有时甚至有迟交和不交的现象。

（七）档案研究利用滞后，编研和服务工作不到位

档案编研工作是个薄弱环节，有的水利工程建设档案管理部门，仅仅满足于做好日常的管理工作，研究工作滞后或者根本没有，对档案编研和利用工作不够重视，档案服务工作水平有待进一步提高。作为档案工作者和档案管理部门应根据馆（室）藏档案和档案利用的社会需求实际，在全面熟知档案类别和基本内容的基础上，在遵循档案规律的前提下，研究编写相关的参考资料，汇编档案文件，著书立说，修志编史，以进一步提升档案管理工作水平。

二、做好水利工程建设档案管理工作的对策与建议

针对目前水利工程建设档案管理工作中主要存在的六类问题，应相应采取六大措施。

（一）严格执行水利工程档案管理制度，切实做到工程建设管理与档案工作同步进行

要增强领导干部的档案意识，营造浓厚档案工作氛围。水利工程建设档案管理主管部门和水利工程法人，要通过各种途径和形式，加大对水利工程档案重要性和档案法规的宣传力度，使水利工程建设档案工作者进一步增强档案意识，充分认识水利工程建设档案、档案管理工作的重要性，改变传统意识中只重视工程建设与管理工作，不重视或忽视水利工程建设档案管理工作的认识偏差，调配素质较高的人员到岗工作，降低因档案意识淡薄弱化给水利工程建设档案管理工作带来的负面影响，进一步提高水利工程建设档案管理工作者的工作积极性和业务能力水平。

（二）加大培训力度，提高水利工程建设档案管理工作人员的业务素质

水利工程建设档案管理主管部门和工程项目法人要定期举办各种培训，适时组织工作人员到有关单位参观学习，组织工作人员及时学习档案管理的有关新要求、新理论和新知识，开展相关课题研讨，将新知识新技能应用到档案工作实践中，切实解决工作实际问题，全面提高水利工程建设档案管理人员的综合素质和业务能力，并形成鼓励、督导机制，全面提高档案管理工作水平。

（三）建立健全工作制度和机制，规范水利工程建设档案管理工作

建立健全档案管理工作规章制度，认真做好新形势下的水利工程建设档案管理工作，在遵守执行档案法律规范的前提下，按照“统一领导、分级管理”的工作原则，建立健全档案工作规章制度。及时制定并严格遵守具体水利工程建设的归档制度、人员岗位责任制度、档案管理工作制度、档案管理工作责任追究制度等一系列的规章制度，全面规范水利工程建设档案管理工作，提升管理水平。建立健全工作机制。及时成立档案管理工作机构，调整补齐档案管理人员，层层落实责任制和岗位工作目标责任制，真正把档案管理的岗位责任制贯穿于水利工程建设的全过程。每项具体工作要有部署、有检查、有总结和有考核，确保工程文件资料归档及时齐全完整，管理规范科学。

（四）强化信息化意识，压茬推进档案数字化工作

水利工程建设档案管理工作要顺应“互联网+”和“大数据”时代的发展新要求，进一步强化档案信息化、数据化意识，在做好水利工程建设纸质文件资料归档工作的同时，压茬开展信息化工作。及时完成纸质档案的数字化工作，在确保档案信息原始性和真实性的前提下，实现双规制归档。同步开展声像档案管理工作。另外，及时做好照片档案、实物档案的归档工作。建立完善的数字档案室，实现水利工程建设档案管理方式和手段由“传统型”向“现代型”的彻底转变。

（五）加强档案基础建设，提高档案硬件设置

适应水利工程建设档案管理工作的新要求，逐步加大资金的投入，加强基础设施建设。使用合格的无酸档案盒，做到全部归档的文件资料的科学保存。要建立独立的档案室或库房，加大档案室或库房的标准化建设，在温湿度等方面，满足档案管理要求。配置专用档案橱柜和计算机等设备，并及时安装档案管理软件系统，使档案管理在安全的前提下，达到标准化、信息化的要求。

（六）规范移交手续，提高工程竣工档案移交水平

水利工程档案主管部门，应制定科学可行的档案移交制度严格规范移交程序，督促工程项目法人和各参建单位认真履行在工程档案形成和移交过程中应承担的职责，切实做好归档文件资料的移交工作。工程项目法人和各参建单位应严格执行工程档案移交规定，严格按照要求将工程档案及时完整的移交给水利工程档案主管部门，满足入库进馆要求。工程项目法人和参建单位在办理移交手续前，技术负责人、监理负责人应对其提供的档案内容和质量进行检查，并承担相应的责任。检查人应对归档文件资料的完整性、准确性、系统性和案卷质量全面检查，督促工作人员及时整改存在的问题，使档案达到移交标准。水利工程档案主管部门的档案管理人员在接收档案时，应仔细对照移交清单、有关记录，严格按照移交标准，对移交的档案资料进行全面检查，确认无误后，方可办理移交手续。

（七）加强档案研究利用工作，提高档案编研和服务水平

档案建设、档案管理、档案编研、档案利用四个方面构成了完整的档案工作系统，这四个方面相互联系、相辅相成，建设是基础，管理是手段，编研是重点，利用是目的，档案工作的最高境界和最终目的是服务和开发利用。“为现实服务，替未来着想”是档案工作人员义不容辞的职责。水利工程建设档案管理工作者，在做好日常工作的同时，要进一步加强档案利用、档案信息化、档案管理等方面的研究工作，加大档案的开发利用力度。在编研的基础上发现档案的利用规律和特点，积极做到信息资源共享，发挥工程档案的服务功能，不断提高档案利用水平。

水利工程档案管理工作贯穿于水利工程建设与管理的全过程，在水利工程建设和管理过程中应全面加强档案管理工作，不断提高档案管理工作水平 。