浅淡如何做好会议记录 确保归档质量

文·李青

党政机关、企事业单位的会议记录是文书档案的重要来源，也是永久保存的档案资料，其规范程度决定了所形成档案的质量和利用效果。所以，做好会议记录，是做好会议记录归档的前提，是一项重要的工作。笔者就如何做好会议记录做以下探讨。

开会是管理者最重要的管理工具之一，高质量的会议能够集中集体智慧、快速解决问题、迅速推动工作，是党政机关、企事业单位管理工作中最常用的方式或手段。会议记录是会议活动情况、会议成果的原始记录和真实反映，对会后分析研究问题，传递会议精神，检查贯彻落实情况，提供可靠的依据，起着备查和凭证作用。会议记录，是开会当场把会议的情况如发言人姓名、会上的报告内容、讨论的问题、与会者的发言、通过的决议等如实地记录下来的书面材料，属于事务文书，非法定行政公文。因为不是法定行政公文，在国务院发布的《党政机关公文处理工作条例》中，不涉及有关会议记录的内容，所以我们查找不到权威的、统一的有关会议记录的格式规范。因此，不可避免的造成了会议记录比红头文件存在的问题更多一些。笔者了解到，普遍存在的问题主要有以下几个方面。

一是会议情况的基本要素、会议内容不够齐全完整。有的记录缺少相关环节（议题、票决、党委成员表态发言、决议、领导末位发言），有的没有党政领导签字背书。二是会议时间的记录顺序不规范。三是书写纸张、记录本规格标准不统一。四是字迹潦草、模糊、书写不认真，不便于长期保存，不便于查询利用。五是会议内容记录混乱，比如党委会、党政联席会议、行政领导班子办公会、民主生活会记录等混记，合用一个记录本等。

针对以上存在的问题，围绕会议记录必须具备真实性、原始性和完整性的特点以及有关会议记录档案管理的要求，应从以下几方面做好会议记录。

一、会议准备

（一） 拟定会议议题。一般由单位办公室征集并拿出拟上会研究的议事内容，填写上会议题呈报表，提请党政主要领导审批通过后，确定会期。

（二）会前沟通。会前将上会议题发至与会人员，或由主管领导先征求与会人员的意见。重要议题，特别是研究干部工作，党政主要领导要做好会前协商沟通，主要观点达成一致，避免会上临时动议。

二、规范会议流程和会议纪律

本着谁主持谁负责的原则，分别按议事的主要议题确定主持人，以研究党委工作为主的由党委书记主持；以研究行政工作为主的由分管领导主持。应一事一议，坚持少数服从多数，任何决定的做出都须经出席会议的成员过半数通过方为有效。对未能出席会议的人员，召集人或主持人会后应向其转告本次会议的情况及决定。党政领导班子议事时，凡涉及到本人及与本人有夫妻关系、直系血亲关系及近姻关系人员的职务聘任、奖惩等问题时，本人应回避。

三、指定专门记录人

要指定政治思想过硬，才思敏捷、认真负责，具有一定的文字功底，尤其要字迹工整的同志担任会议记录人。记录人要会前熟悉掌握议题内容，会议过程中要围绕会议议题、会议主持人和主要领导发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。记录人要保持会议记录的真实性、原始性，不能随意提炼、增添、删减，更不能移花接木、张冠李戴。要做到时间顺序准确，层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰，避免错别字。为确保会议记录达到上述要求，会上可先记草稿（必要时可录音、录像），会后再整理定稿，最后请会议主持人审核无异议后签名背书。

四、统一、规范记录用品

关于会议记录组件归档的要求，在国家档案局发布的档案行业标准《归档文件整理规则》中规定，会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。显而易见，会议记录用本子记录或是纸张记录（符合对纸张要求的前提下），都是符合档案管理要求的。但是，机关、企事业单位会议记录所使用的记录本规格不统一，大小记录本随意混用，其中使用幅面B5型（210mmX276mm和176mmX250mm）的较多。不仅大小本子混用，而且与法定公文用纸（采用国际标准，幅面A4型297mm×210mm）不统一。这种情况，不便于后期整理归档，再者使用本子记录，查询利用时，总是不如“一次会议为一件”更方便、更安全。还有一点提醒我们，中国共产党机关公文B5型纸沿用几十年，于2012年7月1日 起废止，启用A4型。可以看出，规范、统一 用纸是发展趋势，因此，笔者个人意见更倾向推荐会议记录使用纸张，幅面统一采用国际标准A4型。

五、统一会议记录格式

会议记录基本要素要齐全、完整，记录格式要统一。为防止记录的随意性造成记录项目缺失，可预先制作会议记录模板。

主要要素包括:

（一）会议名称和届次。

（二）会议召开的日期（起止时间），地点。

（三）编页（凡有文字的页面以次标注页码），注明该次会议记录总页数。

（四）召集人 （主持人）姓名，出席和列席会议人员的姓名及出席、列席和缺席情况。

（五）会议记录人。

（六）会议议题（多项议题以次列出）。

1. 主持人。

2. 汇报人。

3. 与会成员分别发表意见。

4. 重大事项票决。

5. 决议（多个会议议题分别进行决议）。

（七）党政一把手或主持人签字背书。

综上所述，要想把会开好，会议组织是关键，会前准备是前提。规范高效的会议，用好记录人，是做好会议记录的基础。做到会议记录要素和内容的齐全、完整、真实、客观，层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号正确、字迹清晰，不出错别字，达到以上程度，就是好的会议记录。整理归档后，会议记录将以档案的身份，获得永生，向人们随时准确、完整的再现她的前世。