大数据发展对推动高校基建档案资源信息化建设的分析

文·周玉玲

一直以来，国内社会信息技术的发展都处于较为完善的状态，现如今的信息化已经深入到社会经济的不同领域，相关的终端媒体也在这个过程中呈现出了良好的发展状态，人们对于各种信息的获取和处理都有了全新的见解。从当前时代的数据信息储存而言，如果再采用传统的信息储存方式已经很难满足实际的办公需要。在高校基建档案管理工作信息化改革的要求下，档案管理方式需要紧紧跟随大数据的步伐朝着信息化的方向发展。高校基建档案是对高校基建历史所进行的记录，并且也是高校基础设施建设当中的过程资料，这些资料不仅会完整地记录工程招标和建设进度信息，还会涉及到经费控制、造价审计等信息，其中的大部分信息都有一定的利用价值。通过对这些信息的整理分析，能够为学校的事业发展和整体规划形成基础依据。为此，高校需要在大数据的背景下，注重基建档案信息化建设速度的加快，并且要确保管理人员受到了较为专业的培训，相应地改善软件环境和网络环境，提高基建档案资源信息化效率。

一、高校基建档案信息化管理的内涵

高校基建档案所包含的信息内容非常多，这些信息内容所反映的事物主要是高校基建工程开展的过程，并且记录着许多过程资料。在传统的高校基建档案管理当中，会直接将档案当中的文字和图像资料通过纸质档案的形式进行储存。这样的方式在当前数据信息量太多的状况下，所承担的压力非常大，而且经常容易出现损坏和信息遗漏的问题。为了应对这一问题，高校开始按照国家的信息化要求，努力推动基建档案信息化管理的科学发展，并且在这个过程中改善了硬件和软件的利用，加强对技术人员专业技能的综合培育，相应的管理工作也呈现出了现代化特色。高校基建档案信息化管理本身是高校信息化建设的主体内容之一，它需要依靠大数据这一平台，并通过运用现代化下的计算机技术，对基建档案信息进行数据化整合，进而使得基建档案的存储整理得到全面的优化[1]。

二、高校推动基建档案信息化管理的条件分析

（一）国内档案信息化建设规范的明确

在近些年的发展当中，国内对于档案信息化建设的重视度非常高，并且也相应地颁布了各种文件，如在2003年颁布了《电子公文归档管理暂行办法》，2005年又制订了《纸质档案数字化技术规范》。这些文件的颁布，无疑为高校基建档案信息化建设形成了相当大的推动力，并且也指明了进一步发展的方向，使得高校基建档案的信息化管理建设变得合理有效。

（二）大数据背景下的发展机遇

大数据指的主要是通过一些现代化的数据信息筛选工具，对不同的数据进行整合分析，并从这个过程中努力筛选和挖掘更多有用的数据信息。大数据的主体特征表现在三个方面，分别是多样性、时效性、广泛性。伴随着国内信息技术的持续发展，网络技术和信息终端也呈现出了健康的发展姿态，越来越多的非结构化数据也呈现出了爆发性的增长特征，它们的组成结构和存在形态都变得较为复杂。基建档案的信息化管理所涉及到的面非常广，并且整体的数据量较大，包括了各种文字、图片，并且在未来的发展当中必然会成为大数据当中非常关键的内容。大数据时代的到来对于基建档案的信息化管理而言，不仅带来了诸多的挑战，也形成了特殊的机遇，高校需要在基建档案信息化建设的过程中，抓住大数据机遇，持续提高高校基建档案信息化管理的科学性[2]。

（三）档案信息化管理软硬件环境的优化

在当前时代的发展当中，越来越多的高校加强了对基建档案信息化管理的关注度，并且也投入了越来越多的资金，这样的状况使得相应的档案信息化管理软硬件都得到环境上的优化。在硬件方面，增加了各种档案管理设备，如打印机、扫描仪等，并且所有的档案管理人员都会配置计算机一类的设备，这一状况直接为基建档案的信息化管理形成了基础设备依据。在软件方面，主要配置了各种各样的档案管理软件，能够在档案收集、管理操作上，发挥不一样的功能，促进档案信息化管理的科学发展[3]。

（四）档案管理标准化地全面推进

在档案信息化建设过程中，法律法规和管理机制都属于基础的内容，能够为档案信息化管理形成依据。现如今的档案管理标准化水平已经有了相当大的提升，无论是档案整理标准还是服务标准，都有了很大程度上的提升。档案管理标准能够对档案管理工作的质量和效率提供衡量依据。一旦失去了这些标准，那么档案数据库当中的信息资源便无法得到有效地应用。如果不同单位的档案管理员不按照统一的标准进行档案信息建设，那么相应的档案信息网络便成为孤立的内容，很难实现健全的档案资源共享流程。

三、大数据背景下推动高校基建档案资源信息化建设的方法

（一）工程信息资源获取的无纸化操作

在大数据的实时推动下，国内图形图像设计软件处于持续的更新当中，工程信息资源获取也走向了无纸化操作。现阶段的工程信息资源应用，不仅能够设计出更加准确的施工图纸，还能够与平面软件进行有效地融合。在这样的状况下，高校基建档案管理部门，需要根据基础的设计要求提供相关的电子材料。并将工程项目作为主要的内容进行资料信息的整合。在这个实践过程中，不仅可以迅速快捷地搜集相关信息资料，还能够推动无纸化办公的顺利发展，直接体现信息化办公的科学有效性。

（二）档案管理人员的持续学习

新时期的高校基建档案信息化建设，必然需要加强对管理人员专业素质的关注度，只有档案管理人员的持续学习，才能够满足新时期数据信息化的技术要求，并相应地提高他们的数据信息处理能力。同时，高校还应当为基建档案管理人员提供充足的学习契机，比如展开各种各样的信息技能培训讲座，以便于持续推动档案管理人员管理能力的提高[4]。

（三）注重于基建过程中的信息收集

在当前的高校基建档案信息化建设当中，需要加强对打印机、照相机一类设备的应用，以及时对相关的数据进行采集。高校基建档案具备相当强的时效性，并且很多资料都具备明显的隐蔽特征，一些信息资料一旦没有及时把握将迅速地消失，如质量监督过程中的资料。为此，档案管理人员需要与现场的施工以及其他人员进行密切的合作，及时收集和储存基建过程中的信息内容。

（四）建立统一的数据信息平台

为了满足新时期高校数据信息建设的需求，需要配备更加专业的数据管理软件，并且需要建立统一的数据标准平台，并做好相关数据的储存和管理工作。通过对计算机软件的合理利用，能够对各种电子图形进行编排，分别实现分类储存。对于各种数据资料的上传，需要以系统为基础进行自动转化和编排，并完善相关的自动检索和下载功能[5]。

总体而言，推动高校基建档案的信息化管理，已经不仅仅是大数据时代的发展要求，同时也是提高高校档案管理效率的重要手段。高校基建档案管理有必要在这样的状况下，加强对大数据平台的综合应用，完善自身的信息化建设。