加强中职学校档案管理工作的建议

潘胜利

【摘要】中职教育中学校档案管理是一个非常重要的工作，档案管理的好坏直接影响到学校对教师和学生的看法和评价，必须要对档案管理重视起来，及时收集档案、更新内容，让有需求者及时找到想要的资料。

【关键词】中职教育;档案管理;建议

当下社会对于技术型的人才需求越来越大，各大中职院校也开始扩招学生。中职教育比较注重技术的培养，学生在校表现如何，需通过学校和教师对于学生的评价所产生的档案资料得知，一般由学校的专业档案管理人员进行管理，对于如何能展现出学生对于技能的掌握程度，除了平时的表现外，教师和学校会把学生的成绩和平时的上课情况记录下来，同时也会成为以后企业单位对于学生认可的一大衡量标准，所以要对教师和学生负责，就必须做好档案管理工作，不但要做好，还要精益求精，以下是本人对于中职院校加强档案管理的几点想法。

一、档案管理的重要性

档案从古代就有记载，是代表一个人或者一个组织在某一特定时间之内的一些表现和一些重大的事情，今天社会发展进步的速度更快，所以对于档案管理的要求也会更加严格，不但在管理中做到长久的保存，还要对其档案进行完善，在中职学校，有教师的档案，也有学生的档案，都能够让别人通过档案快速了解一名教师或者学生，有利于学校的管理人员了解每一位教师，在工作安排时能够做到人尽其才，在每一个岗位上都能够发挥出其优点来;学生的档案对于学生来说也是十分重要的，用人单位在用人的时候不单单注重学生的简历，更加注重学生平时在学校的表现是什么样子的，包括学生的成绩。这些档案有的记录的是学生的成绩，在校的表现，有什么样的特长，在校担任何种职务，以及任课教师对于学生的评价，这些资料包含了文字、图片、视频多种多样的形式，这些都是学校的财富，而且用人单位通过了解学生的情况，包括录用了毕业生以后，能够对学校的评价给予肯定，间接提升学校的知名度。

二、中职学校档案管理的现状

（一）管理人员的业务能力有限。在中职学校中，虽然档案的管理都会由专人来负责，但是由于很多院校利用一些在职的教师进行管理，大多以兼职的形式存在，而且教师一般都会忙于自己的专业教学工作，对于档案疏于管理，档案管理工作形同虚设，仅仅能够体现出保管的作用，没能够把管理工作落实到位，应针对专业人员的问题进行改进。

（二）档案记录是否具有真实性。在中职院校中，由于有大量的师生，对于档案的管理工作中核实情况来说，做的都不太认真，特别是对于学生的评价，都是由一些教师进行评定的，教师在进行评定的时候大多注重的是成绩，平时都是结合成绩来对学生的情况进行评定，而且在评定的过程中写的都是一些套话，既没有指出学生的不足也没有给予合理化的建议，而且平时教师对于学生的了解比较少，对于其评价没有一些真实感受，所以对于学生的评价与实际不相符合，其真实性有待推敲。

（三）档案管理的分类收集不到位。学校的人员众多，每天产生的档案比较多，管理人员在进行分类的时候做的不是很好，由于有的档案管理人员是按照时间来进行保管处理的，有的是按照专业分的，有的是按照班级分类的，而且有的时候在需要的时候能够把档案找到，但是把档案收回的时候就忘记了是应该按照时间保管的，还是按照班级保管了，对于下次的查找带来不便。教师和学生的档案都应该在随时更新的状态，但是目前的档案管理只是在某一个时间能进行集体的档案更新，对于档案数据的收集也是非常不利的。

三、对于加强中职学校的建议

（一）加强对于档案管理人员专业能力的培养。由于档案的数量较多，而且档案对于教师和学生乃至于学校都应该值得重视，所以对于档案管理不但要有专业的档案管理人员进行管理，招聘更多的档案管理的人才，而且还要不断提升其能力，鼓励档案管理人员参加一些社会组织或者是政府组织的培训活动，来完善自己的业务水平，而且要对档案管理人员采取绩效考核制度，根据业务的好坏来定奖金，也可以对业务做的好的管理人员给予物质奖励。其中的业绩考核就包括对于档案分类和收集的及时性，积极参加培训的，能够及时查阅档案或者能够及时调阅出档案的，以及对于档案管理能够有新的想法的，都记录在绩效考核之内，对于档案管理人员职称评定也有硬性要求，对于能够积极参加各种培训用来提高自己的业务能力的给予职称评定，否则不予评定职称。

（二）档案管理确保档案资料的真实性。对于档案管理的真实性，要努力的不单单是档案的管理人员，其中也包括学校的各级教师，不同专业的教师，在教师给予学生评价的时候要确保档案内容的真实性。要对各专业课的教师进行培训，这也是确保档案管理能够做好的一项保证，学校应该给全校的教师和档案管理人员，包括学校的管理人员组织会议，对于评价内容一定要写出真情实感，不能单单靠学生的成绩来评定一切，这是非常不公平的一件事情，所以需要教师在平时多了解一下学生在平日里的一些真实表现，教师可以试着跟学生们做朋友，帮学生们找身上的不足和发光点。档案管理人员也要和教师常常沟通，以确保档案的真实性，通过未来用人单位对于学生的肯定，对于档案记载的肯定，也将更有利于学校的长远发展和知名度。

（三）档案管理的分类、整理和收集。档案的管理要求管理者能够更加快捷方便地找到所整理的档案，这要求管理者要有更高的管理水平，对于档案能够做出正确的分类，并对资料有序保管，并且要建立电子形式的资料库，分类方面要按类别、时间、事件等顺序有序制定，并且收集完的档案要做好台账，更加方便查找，能够快速更新资料，要定时对资料和台账上的记载进行盘查，以防止档案遗失。

（四）完善档案室的硬件设施。档案室对于存储档案要具有长期保存、查阅方便等特点，所以在进行档案管理的过程中要不断完善档案室的功能，学校加强对于档案室的建设，使档案室能够真正防潮、防火、防蛀、防盗、防尘、防霉、防高温、防光照等功能，在建的档案室一定要把这些因素考虑进去，这样才能够让档案长期保存下去，在档案室内，要定期放置一些驱虫的物品，要有干燥剂，同时消防设施和逃生设施也是必不可少的，不但要建立有形的档案室，通过信息技术的应用还要建立电子信息库，通过电子档案来随时查阅所需要的材料。

（五）应用信息化技术进行档案管理。当代是信息化时代，信息化技术应用越来越广泛，中职学校的档案数量众多，应该及时应用信息技术来完善档案管理，利用相应的管理软件能够更加便捷，可以利用软件技术促进档案管理更加便捷化、公平化、透明化，工作效率也会更上一层楼。利用软件，建立学校所独有的档案管理系统，一方面能够减轻档案管理者的工作压力，工作更加轻松，通过软件的分类、整理更加快捷准确;另一方面，对于教师和学生都是一件好事情，通过在系统上设置不同的权限，教师和学生都可以通过登录账号来核对自己的档案信息，特别对于教师来说，可以利用软件在线对于学生的评价进行修改，更能够及时把发现的问题反馈给档案管理者，同样学生也可以反馈自己的一些资料中存在的问题，使得档案管理更加公开化和公平化，更具备科学化的管理。而且通过档案管理系统的应用不用进行繁琐的东翻西找，只需要搜索关键词就能看见想要的内容，让档案管理更加便捷，虽说信息化技术的应用很方便，但是纸质的原始档案还是必须进行保存管理的。

四、结束语

中职学校中加强档案管理能够让教师的工作更加规范化，教学的过程中也会更加专注于培养学生的能力，学生能够更加专注进行学习。在规范学校档案管理的同时，要注重培养人才，培养真正具有檔案管理能力的人才，通过不断完善自己，让学校的工作有条不紊地进行，同时也为学校的长久发展起到关键性作用。

【参考文献】

[1]李鹏云.数字化校园建设背景下中职学校档案管理工作的几点建议[J].大众科技，2012（5）：255-256.

[2]李音，董文.中职学校学生档案管理工作存在的问题及建议[J].卫生职业教育，2013（18）：35-36.