网络环境下图书馆档案管理工作策略

贾颖

【摘要】随着我国现代化信息技术的发展，图书馆也面临着工作上的变革。档案管理工作作为图书馆工作中的重要组成部分，正面临网络信息化环境下的技术升级和管理改革。本文从图书馆档案管理的内容、职能、意义、网路环境下的重大变化等方面入手，通过对当前图书馆档案管理现存问题的分析，进行档案管理优化的探讨，旨在为新时代网络环境下我国图书馆档案管理工作提供参考。

【关键词】网络技术;图书馆建设;档案管理;工作策略

随着网络发展及信息技术管理水平的提升，近年来，很多图书馆在内部管理及对外服务方面都开始进行升级，增加了科学化、信息化的管理机制和管理技术，在一定程度上更好地适应了社会发展对图书馆职能方面的需求。与此同时，一些不足问题也开始显现，尤其在图书馆档案管理方面，其网络环境下内部信息化升级改革之路还存在很大的提升空间。

一、图书馆档案管理工作概述

（一）图书馆档案管理的内容及工作职能。图书馆档案管理所包含的管理内容比较多，一般有人文历史资料、地方性档案资料、科学研究资料、人事管理资料等等，其管理的主要作用是为了避免出现图书和档案资料损坏的现象，也为档案资料和图书的查阅、借阅提供一定帮助。档案管理本身具有很重要的历史文化意义。在图书馆档案管理中，档案的主要职能是为高校和科研事业单位提供资料和信息支持，以解决内部信息及业务问题，另外，对于政府而言，图书馆档案管理也有记录政府发布的相关法律法规及条例内容的作用，所以近年来国家在图书馆建设及信息化管理方面也投入了大量资金，且十分关注。

（二）图书馆档案管理的重要意义。图书馆档案管理工作具有重要的现实意义：首先，档案资料中所记载的各种原始资料和历史性内容记录都能为科学研究和科学决策提供有效帮助和信息支持，尤其图书馆的历史档案，是展示一座图书馆发展脉络的关键。其次，图书馆档案也是国家建设的重要依据和支持。图书馆档案中汇集了我国经济、文化、环境、国防、外交等方面的各类资料，这些丰富的档案资料是历史真相的记录，也是后期分析和研究各类历史大事件和重要社会变革的关键，对促进我国政权和国防巩固、强化经济建设和国家自然环境建设等都有重要意义。最后，图书馆档案也是文学创作和科研研发的重要资料基础和素材支撑，在文学创作中，档案资料能提供丰富素材以激发创作灵感;在科研中，档案资料也提供了往期数据参考。由此可见，图书馆档案管理具有重要的历史、文化、科研等方面的价值。

二、网络环境下图书馆档案管理工作面临的变化

伴随着信息化时代的到来，网络环境与信息技术已经充斥着我们生活的方方面面，在图书馆档案管理中也面临着网络和信息技术所带来的管理升级，根据总结，当前我国图书馆档案管理工作在网络环境下所面临的重大变化主要体现在以下三方面：

（一）图书馆档案管理工作方式实现信息化改变。网络环境给图书馆档案管理的信息化改革升级提供了基础。图书馆档案管理工作中，信息资料的存储、检索等工作是其中的重点内容，而网络环境下，图书馆档案管理的传统管理格局已被打破，通过网络进行跨地域的资料信息检索、便捷地查找所需要的档案信息和资料，因为网络环境的支持，已经变成可能。在网络环境不断发展下，档案信息的快速获取已经成为日常，不像传统档案检索和搜集那样麻烦。

（二）传统档案管理工作实现创新。网络环境给图书馆档案管理工作带来了很大的创新，传统档案管理只有紙质档案的时代即将宣告结束。在网络环境下，图书馆档案管理更多的以数据信息的形式进行展现和存储，这就表示档案信息资源除了保存传统纸质文件中的文字信息外，还能够通过声音、视频、图像等手段进行档案保存。另外，借助网络环境，图书馆档案管理呈现更多样化的方式，档案管理的范围扩大，数据信息、知识信息、信息管理等方面实现了更紧密的结合，档案管理的创新空间有了很大的提升。

（三）档案管理工作效率及档案完整度提升。在网络环境下，图书馆档案管理工作的效率和档案信息的完整度也有了一定程度的提升，这也是网络环境给图书馆档案管理带来的巨大影响之一。网络环境改变了图书馆档案存储的思路，更多的档案信息可以通过数据化方式存储，而在档案检索中不需要人工检索，可以直接通过网络搜索较为准确地找到需要的档案资料，这种效率的提升也是网络环境带来的显而易见的变化。

三、图书馆档案管理工作现状及存在的问题

在网络环境下，虽然我国图书馆档案管理工作迎来了一系列优势变化，但是当前图书馆档案管理中所存在的问题也是不容忽视的，解决这些问题，才能最终促进图书馆档案管理工作为人们提供更便捷、满意的服务，助力我国科研文化及教育事业发展。

（一）图书馆档案管理基础设施薄弱。基础设施薄弱，是当前图书馆档案管理中存在的最主要问题。所谓基础设施薄弱，不但是指硬件设施建设不足，即图书馆档案管理中网络信息管理平台搭建质量较差、图书馆档案管理内部规章制度不明、图书馆档案管理内部人员短缺等问题，也包括软实力的欠缺，即图书馆档案资料不完整、图书馆档案资料搜集范围和涉猎内容较狭窄、图书馆档案资料查阅困难，这些基础应用和建设中的不足，都是网络环境下图书馆档案管理中面对的问题。

（二）图书馆档案管理信息化建设不足。信息化建设不足，是当前图书馆档案管理中存在的另一较明显问题。网络环境给图书馆档案管理带来的最大改变就是档案信息化管理方面的改变。但是在实际的图书馆档案管理工作中，很多图书馆的档案管理网络化、信息化建设简单停留在资料信息的数据化保存和档案收集方面，而在档案资料检索，对外的图书馆档案资料服务方面却比较欠缺。这种滞后的图书馆档案管理思想正影响着我国图书馆档案的科学管理进步和档案信息的应用效率，在这样的环境下，我们需要更开放的管理思想，并且加大对图书馆档案管理的信息化建设力度。

（三）图书馆档案管理人员专业能力不足。图书馆档案管理人员的专业综合素质不足，是当前网络环境下图书馆档案管理工作中的另一问题。虽然当前网络及信息技术已经有了飞跃式发展，但是在实际的图书馆档案管理中，人工管理仍然是不可或缺的部分，这就需要档案管理人员适应网络环境下图书馆档案管理的信息化升级与变化。新时代的档案管理人员不但需要有专业的图书馆管理学知识、档案重要性分辨能力、广泛的学科和专业知识，还需要对网络环境下信息化图书馆档案管理的操作、多角度应用、创新管理等方面有一定能力。然而，由于图书馆内部人员结构设置不合理、档案管理工作对高质量人才吸引力不足、掌握网络信息化档案管理技术的人才较少等客观因素，当前很多图书馆档案管理人员在日常工作中专业能力不足，大大影响着档案管理工作的网络信息化进程和发展。

（四）图书馆档案完整性不足且分类模糊。网络环境下我国图书馆档案管理中档案的完整性不足和分类模糊，也是当前比较常见的问题。虽然网络环境使档案备份、管理和存贮都变的便捷，但实际上，由于很多图书馆原始档案资料数量较大，针对一些时间比较久远的纸质档案，部分图书馆还未能做到扫描和备份，这就导致档案缺失、损毁、不完整现象仍然时有发生。另外，在档案分类上，很多图书馆不能制定全面的档案归档、管理、录入相关制度，在档案入库分类时就存在分类不明、信息模糊的情况，这就导致即使是在网络环境下进行档案信息的检索，仍然存在耗时、检索漏洞等档案信息查找问题，给图书馆档案管理工作的高效推进带来了一定障碍。

四、网络环境下图书馆档案管理工作优化策略

根据以上对当前网络环境下我国图书馆档案管理工作受到的影响及存在现实问题的分析，在进行图书馆档案管理工作升级和优化方面，我们应该借助网络环境所带来的技术优势，并且根据图书馆档案管理实际存在的不足，进行更具有针对性的升级和管理改革，以促进我国图书馆档案管理工作持续进步。

（一）建立完善的图书馆档案管理机制。首先，针对图书馆基础设施建设薄弱问题，应该建立更为完善的图书馆档案管理机制，让图书馆档案管理工作向规范化、科学化、高效率进步。在完善档案管理机制中，应该设立专项建设资金，吸纳国家及社会资金用于建设。任何机制的完善都离不开资金的支持，在图书馆档案管理中，要想完善档案管理机制、促进档案管理网络信息化发展，可以通过政府补贴申请、社会众筹捐款等方式获得更多的建设资金。其次，应该制定标准化的完善型图书馆档案管理制度。这一档案管理制度应该从档案的收录存放、整理收集、安全保密、档案等级分类、档案管理责任制度等方面进行全面管理，从档案管理和人员调配管理多角度入手进行档案管理工作，这样完善的图书馆档案管理机制才能使档案管理变得更加高效和科学化。例如：A图书馆在进行档案管理工作的网络信息化升级中针对档案的重要性和保密度进行了等级划分，针对机密档案和重要档案设置了专人进行管理，且在查阅和借阅时，需要同时有两位档案管理员共同批准才能借阅这类保密安全性要求较高的档案，借阅者也需要进行详细的网络个人信息登记才能顺利完成资料借阅。这些安全措施和借助网络信息技术进行的档案管理，都给图书馆档案管理工作的标准化操作和档案安全性提供了帮助，这种标准化图书馆档案管理机制的建设值得我们借鉴。

（二）强化信息化档案管理平台建设及应用。信息化档案管理平台的建设及应用也是当前在网络环境下进行图书馆档案管理中比较重要的。在网络信息化图书馆档案管理平台的建设与应用中，首先，应该构建更完善的图书馆档案信息资源系统，一是要保证图书馆原有的档案资料能够都进行信息化平台的录入和存储备份。二是网络环境所带来的最大优势就是信息资源的共享应用，在信息化图书馆档案管理平台建设中，图书馆不但要强化自身内部档案信息的科学、合理、智能化检索及处理，同时也要注意与外部档案信息的沟通和链接。图书馆在档案管理中应该借助网络平台和信息检索技术积极与更多其他图书馆取得友链和信息共享，做到跨馆档案信息检索，在本图书馆档案信息不完整或者缺失时，也能够通过网络资源共享功能进行档案信息的共享查阅，给阅读用户更好的图书馆服务体验，同时也扩大图书馆档案应用的效率。其次，信息化档案管理平台的建设也离不开专业的硬件支持，除了信息化平台及网络环境软件升级之外，也需要增加摄像机、照相机、扫描仪等硬件设施，才能更好地完成原始档案资料的备份、上传、整理，才能实现网络环境下图书馆档案资料庫的健全。最后，在网络环境下进行图书馆信息化管理平台建设中，还应该注意平台中管理权限和管理职责的划分，虽然网络档案资料并不需要实体化管理，但是网络平台管理需要设置管理权限、档案网络上传及维护标准化流程等，才能实现图书馆档案管理工作的全面网络信息化升级。

（三）打造复合型专业档案管理人才队伍。在网络环境下进行图书馆档案管理工作的优化，还需要进行专业人才管理团队的建设，复合型专业档案管理人才队伍，才能为网络信息化图书馆档案管理建设提供更好的人才支持。首先，在专业档案管理人才队伍建设中，应该对管理人员进行网络信息档案管理技术的相关培训，在网络信息管理技术培训中，不但需要进行理论方面的培训，更重要的是进行理论技术和管理实践相结合的人才培训。例如，在图书馆档案管理工作中，如果想对档案进行电子标签化跟踪定位，则可以使用清华同方的PFID系统，另外，DRM技术也可以进行档案资料的管理，对于完善和保持档案的真实性和完整性都很有帮助，但是需要管理人员能够对自身图书馆档案管理需求有更透彻的了解，才能进行技术与管理工作的充分结合。其次，除了网络信息管理应用方面的培训，对图书馆档案管理人员进行档案管理专业的培训也十分关键。部分档案管理人员并没有专业的档案管理知识，所以在档案管理中问题较多，进行专业档案管理知识的培训，并且针对培训知识设定考核目标，能更好地提升档案管理人员的综合素质。

（四）构建完善的档案信息资源库及分类体系。当前图书馆档案管理资源信息库不完善、档案信息分类混乱的问题则可以通过网络信息化档案资源共享和档案分类进行完善。首先，可以通过网络环境建立网络档案资源共享库，对不完善的档案资料运用网络优势进行完善，共享其他图书馆的档案资源，丰富自身的档案资源库。其次，在档案体系划分方面，可以根据档案类别，重要性、用途等方面划分为科研资料、历史资料、人事资料等细化的档案类别，并建立网络检索功能，方便分类检索。这样的网络化共享及分类体系更有利于图书馆档案管理的优化。

五、结束语

综上所述，网络环境给图书馆档案管理带来了极大的便利，从网络信息技术应用、档案管理分类升级、档案管理人员专业培训角度进行图书馆档案管理工作的优化，将使我国图书馆档案管理工作得到更好的发展。

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