电子档案与纸质档案两轨并存之思考*

郭亚丽

（山西路桥第一工程有限责任公司 山西太原 030006）

一、电子档案与纸质档案双轨并存的逻辑

纸质档案是以纸张作为信息载体，存储、记录信息内容的资料集。纸质档案的特点是：能够长久保存；信息内容与纸张载体不可分离存在；原始信息附着在纸张上，信息与载体紧密联系；信息的依附性很强。但是信息无法在不同空间共享，对人力的要求较高[1]。电子档案是指能够被计算机识别，通过特定的电子介质将文本信息储存其中，且可以随时下载阅读的资料信息。电子档案具有方便存储、所占空间小，必须以电子媒体为媒介，可以存储高密度、大容量信息等特点；电子档案还可以通过多种形式完成存储，如光盘、U盘等，其内容也可以为图像、声音、文字或图片，身处不同时间和空间的人们可以共享信息，也可以通过计算机自由检索、传输、复制信息内容。第一，两种形式缺一不可。电子档案是在技术允许的情况下存储数据，它的占用空间小，具有强大的数据储存功能，但是信息的完整性、真实性和稳定性要低于纸质档案，在运输、管理、输入等过程中容易造成信息丢失。如果电子档案的载体出现损毁，会带来不可预估的损失。纸质档案的管理重点是录入原始信息，并根据信息发生的时间地点、内容等条件一一分类，整理归档纸质档案最明显的功能就是原始性。两种档案方式相辅相成，无法相互取代[2]。第二，档案基础管理工作的要求。电子档案不能提供纸质档案的功能，在档案管理工作中，纸质档案已经历经几百年历史，无论是司法体系还是基础管理部门，都认可纸质档案的有效性，也形成了一套成熟的档案管理体系。在基础工作中，许多重要的电子凭证也需要以纸质形式存档，以保证信息的完整性和安全性。

二、电子档案与纸质档案两轨并存之问题

虽然我国目前的档案管理工作多以电子档案和纸质档案两种形式进行管理，但是依旧存在一些问题需要解决，表现在以下三个方面：第一，档案管理人员没有认识到电子档案与纸质档案功能的互补性。工作人员虽然明了两种储存方式的优缺点，但在工作实践中并没有真正发挥两者的互补作用。从而制约了档案管理工作的发展，管理效能减弱，没有有效弥补纸质档案存储有限、电子档案安全性低的问题。第二，管理部门缺乏应用意识。我国不同地区的档案管理水平相差甚远，部分区域的档案管理工作没有认识到电子档案在应用中的优越性，且没有系统化分类、升级档案信息，更没有构建成系统性的档案查阅平台，电子档案的优越性没有得到充分发挥[3]。第三，档案管理工作重心偏移，未实现统筹管理。随着信息化技术的不断发展，一些部门更青睐电子档案，认为纸质档案已经落后，因此对其关注度也有所下降。在档案管理工作中，因为没有定期整理归档纸质档案，导致部分信息丢失，最终造成部分信息以纸质形式存储，部分信息以电子形式保存的现状，两者之间没有特定联系。这种没有特定分类依据、缺乏统筹管理的现状导致档案管理工作出现混乱。

三、电子档案与纸质档案两轨并存之发展建议

（一）完善档案管理制度，建立相关标准。随着信息手段的不断发展，电子档案载体愈发多元化且得到广泛应用，为便于有效衔接两种档案形式，为其提供规范的制度保障，要从管理细则、对接手续、转换范围等方面细化相关规定，为智能化管理奠定基础。应对档案信息的转换方式、存储格式、硬件要求、信息载体进行明确，统一明细电子档案的格式，档案标引规则、著录等，制定格式标准，做好电子档案与纸质档案的的转换衔接工作。

（二）创新性管理电子档案。我国大部分企事业单位的电子档案管理部门管理模式比较单一，没有独立的决策体系，管理工作只是听从上级指示，作为执行者的身份参与档案管理工作。这种管理体制已然比较落后，无法适应社会发展速度。要充分发挥档案管理工作的主观能动性，就要从管理手段、理念、模式等方面做出改变、进行创新。档案管理部门应摒弃传统观念中不重视信息引用、侧重资料存储的理念，解放思想，在提高馆藏质量的同时，更新信息储存手段、环节，完善管理制度，丰富存储信息内容。档案部门作为直属单位享有自主决策权，应营造良好的管理氛围，创新电子档案管理体系，优化纸质档案向电子方案转换流程，打造新型电子文件档案储存体系。

（三）加强档案保管基础设施平台建设。以纸张为载体的纸质档案，对存放空间的干燥程度、容积等要求较高。电子档案虽然对空间大小的要求较低，但是要保证其质量和安全性，对电子系统和存储设备也具有较高要求。建设一个性能良好的档案信息查阅平台，是提高档案信息利用率、最大化发挥信息价值的基础工作；能够极大帮助档案管理系统提高工作效率，便于管理者及使用者随时调用所需资料，通过在相关信息之间建立关系，完成分类归档等档案管理工作，方便使用者办理事务。[4]

（四）强化理论研究成果。为支持档案管理工作，我国高校在设置相关专业的教学内容时，应将理论教育与实践教育相结合，培养多层次的综合型人才。从事档案管理的相关人员应结合工作经验继续研究探讨电子档案管理理论，结合档案管理理论的发展历程，梳理我国档案管理目前存在的问题，查漏补缺，完善相关规章制度。此外，管理人员还应从实践经验中提取可以普遍推广的经验，提高档案管理的科学化水平；寻找电子档案的管理特点，认真总结两者差异，客观认识电子档案和纸质档案之间的区别于联系，实现两种形式的互补功能，共同为档案管理理论体系的丰富作出贡献。

电子档案与纸质档案之间存在着本质区别，主要表现在以下四个方面：第一，电子档案所需资金投入要高于纸质档案；第二，电子档案的检索功能突出，方便工作人员进行信息整理和筛选；第三，纸质档案的保存期限更长，更能够经受得起时间的检验；第四，纸质档案受限制较多，可变化性更低。虽然两者差异较大， 但也存在着紧密的联系，纸质档案是电子档案的产生基础，因此电子档案不可能完全取代传统方式独立存在。在档案管理工作中，管理人员要充分发挥这种存储方式的优势，做好转化过渡工作，创新工作思路，推动我国档案管理工作完成质的飞跃，为人类文明的传承与进步作出贡献。