云计算平台下高职高专院校档案信息化建设研究*

魏自鹏

（安徽医学高等专科学校 安徽合肥 230601）

目前，随着计算机和信息化技术的发展，一些高职高专院校为了工作的便利已经开始、甚至已经建成了自己的云计算平台——“校内私有公共云”。[1]校内公共云平台的建立在为高职高专院校各项工作带来便利的同时也会产生较大负担，其工作模式和流程也发生了很大的改变，这些都为其传统的档案工作带来了挑战。然而，云平台的便利性和优越性也为高职高专院校档案工作的发展带来了新的机遇。基于此，本文试图探讨在校内公共云平台发展阶段，高职高专院校如何抓住机遇，突破传统，推进档案信息化建设，提高档案管理水平。

一、高职高专院校档案工作的现状及主要特点

高职高专院校多由以前的中职中专学校发展升格而来，进入高等教育阶段的时间一般不长，经济基础相对薄弱，诸项业务多以教学为主。档案工作作为一项教辅业务往往受重视程度不够，管理水平相对落后，主要表现在以下几个方面。

（一）档案经费投入不足，人员配置较少且技能不够高

高职高专院校由于经费有限，加之基建投入较大，工作业务又往往向教学倾斜，因此档案经费的投入能少则少。同时，受编制数量、办学规模等因素的影响，档案管理人员配置也较少，一般1-2人，不少学校仅有1人，甚至还兼有其他任务。经费和人员的长期投入不足，导致档案的诸多业务无法开展，档案人员陷入日常繁忙的档案收集、整理、利用等基础业务之中，无暇顾及档案工作的长远发展以及自身技能的提高，档案工作长期停滞不前。

（二）教职工档案意识不强，部门相互协作融合不够，制度执行不力，档案收集不够齐全

由于高职高专院校档案建设较晚、管理水平不高、档案宣传不够等原因，其教职工整体档案意识往往不够高。同时，受人员较少、业务繁忙、技术不够等因素的影响，档案部门和业务部门之间相互融合不够，即档案部门不太了解业务部门的工作内容和流程；反过来，业务部门也不太了解档案部门的目的、标准、规范和要求。此外，不少高职高专院校的档案规则制度还不够完善，有些虽然制定了相对完善的规章制度，但往往监管不力、执行不到位，制度最终成了“稻草人”“纸老虎”；其结果是档案收集归档工作开展困难，档案资料收集不齐全。

（三）档案信息化建设起步较晚、推进较慢，档案资源较少、开发有限、智慧程度不高

由于受经费、人员、技术等因素的影响，档案信息化建设明显滞后，有些高职高专院校档案工作甚至还停留在传统的手工管理阶段；有些高职高专院校虽实现了计算机管理，但还停留在单机目录管理阶段；有些虽实现了计算机网络管理，但推进程度不够，甚至存量纸质档案还没有完全数字化，电子档案收集不够，甚至没有涉猎或不知如何管理，开发利用很少，更谈不上信息共享、知识管理和智慧服务。

二、校内云平台的特点与优势以及给档案工作带来的变革

（一）校内云平台的特点与优势概述

校内云平台，从性质和外部角度看，属于私有云；但从使用的流程上来看，因提供校内的公共服务，与公有云是类似的，故称为“校内私有公共云”，即在学校内部提供公共服务的平台。学校通过这个平台面向全校机关部门、科研团队提供计算和存储资源的服务[2]。云平台的建立和运行，为学校各业务系统的建立和运行提供了便利。首先，云平台应用的最大优势就是实现了资源的共享, 避免了重复浪费的现象[3]。云平台提供的“基础设施即服务（Infrastructure as a service，IaaS）”[4]，通过虚拟化技术为各业务系统按需划配虚拟资源，使得各业务系统无需再进行服务器、存储设备、网络带宽等基础设施方面的投入即可快速地安装和建立自己的业务操作系统，避免了各自投入、重复建设，总体投入成本相对较低[5]。其次，各业务部门不必过多考虑运维和安保问题，平时的运行维护、安全保障等都可以交由专门的网络信息部门来处理。再次，数据能够同步传递，数据存储更加可靠、安全，资源空间更易扩展，使用更加灵活，计算能力更强，更能满足用户个性化的服务，且运行更加经济和稳定等。这些都使得各业务用户能够更加专心地进行自身业务系统的建设、使用和创新。此外，更为重要的是，由于各业务系统在同一个云平台中运行，这样也就为各业务系统间的互联互通、相互交融提供了便利，系统不再是单独孤立的系统，系统间的壁垒得以打破，“信息孤岛”问题得以解决，从而能够实现“系统中的系统”[6]。

（二）校内云平台的运用为档案工作带来的变革

1.档案资源的变化。校园云平台未运行之前，高职高专的档案资源多以纸质、实体档案为主；运行之后，电子文件、电子数据大量产生，随之而来的是需要归档的电子档案的数量激增，新增档案的主体不断由传统的纸质、实体档案向电子档案转变，整体档案资源变为存量传统载体档案、电子档案、编研成果等，且电子档案的比例快速增大。同时，不同业务系统产生的电子档案数据往往结构不同、差别较大，致使产生的电子档案种类繁多、格式不一。

2.档案管理模式和利用方式的变化。在传统纸质等实体档案管理的模式中，收集、鉴定、分类、整理、利用等整个流程基本都直接与实体接触；而虚拟化的电子档案，其整个管理过程均不需要直接接触，完全可以在线完成。特别是校园云平台运行之后，借助云平台数据同步传递的功能，可以很便捷地实现电子档案在线归档和管理。传统的档案利用方式基本是利用者到档案馆（室）现场查阅利用，而云平台的开放电子档案完全可以在线、远程查阅利用。

3.思维方式和工作模式的变化。云平台的使用带给人们最大的变化是思维方式和工作模式的转变。在云平台未使用之前，大家还愿意到档案馆（室）现场进行档案移交归档、查阅利用；而现今，人们最先想到的可能就是在线归档、在线阅读、在线使用；除非万不得已，必须移交纸质、实体档案，否则，能不去现场的绝不会去。如果档案馆（室）还像以前一样，不转变工作模式，且不说工作效率低下，多会引起利用者的抱怨，档案工作也被贴上落伍的标签。

这些变化都无疑会给以传统档案管理模式为主的高职高专院校档案工作带来巨大的挑战；但同时，我们也应看到，云平台的应用也为高职高专院校的档案工作带来了前所未有的发展机遇。关键在于，高职高专院校应尽快适应变化、利用优势、乘势而为。

三、云平台下高职高专院校档案信息化建设的策略

针对高职高专院校档案工作的特点和云平台及计算机技术的应用为档案工作带来的变革与挑战，高职高专院校应充分利用云平台的优势，紧紧抓住难得的发展机遇，尽快推进档案信息化建设，提高档案管理的智慧化水平。现提出以下几点策略和措施。

（一）做好档案信息化建设规划，强化集中统一原则，明确岗位职责

高职高专院校传统载体档案的管理自然由档案馆（室）负责，而云平台运行之后，其建设运维工作往往由网络信息部门负责，业务系统则由各业务部门负责和使用；可是业务系统和云平台中的电子文件、数据资源的最终归属问题及其价值鉴定、分类整理、开发分享、利用服务等工作职责还需进一步明确。为了避免出现各类档案信息的人为割裂现象，维护各类档案信息、数据资源的齐全完整，高职高专院校应进一步加强集中统一管理原则，将各类档案信息、电子资源统一集中到校档案馆（室）。同时，将档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，明确各级分管领导和各部门的职责，以建立全面协同、深度融合的工作机制[7]。可由网络信息部门负责硬件和技术支持以及运维服务；档案部门负责业务指导，并通过“收集、分类、提炼、存储、分发、呈现等流程”完成对档案数据的质量把控、价值鉴定、分类整理、资源整合和提供利用；业务部门通过“采集、编目、封装、移交”等流程完成档案数据的基本归档移交业务。这样不仅明确了各部门工作职责，统一了档案归宿和出处，更为重要的是，一方面能够充分发挥档案部门的价值鉴定理论和职业技能，对各类电子文件、数据信息进行统一价值鉴定、去粗取精、撷取有用部分，以消除电子垃圾，较好地解决电子文件、数据信息的价值低密度问题；另一方面，将硬件建设、技术支持和运维服务等交由专门的网络信息部门负责，也有利于节省软硬件投资，减少对计算机人才的依赖[8]，更便于档案的管理和利用。

（二）更新服务观念，增强服务意识

作为公共信息服务体系之一的高校档案馆（室），为学校和社会提供更好的服务始终是其不变的根本宗旨。然而，新的时代、新的平台、新的技术需要新的服务观念和服务意识。云平台的运用更需要高校档案馆（室）坚持“开放是原则、不开放是例外”的档案开放利用方针，树立“资源闲置就是最大浪费”的新观念，变单一的“你要我供”被动服务模式为多形式的“走出去”的主动服务方式，变“看摊守门人”为“咨询服务师”，变“着眼过去为重视现在和放眼未来”，树立“大档案”思想和 “大服务”理念[9][10]，不断创新服务机制，拓展服务功能，加快档案信息化建设，尽快将能开放的档案信息资源实现开放共享，切实提高服务水平，更好地使档案资源在学校教学、科研、管理等各项中心工作中发挥作用。

（三）整合档案信息资源，夯实共享服务基础

“任何一个组织若要维持自己的生存发展, 首先需要拥有一定的资源, 其次是要能够对有限的资源进行合理配置以达到最佳的使用效果，支持组织目标的实现。”[11]“云计算的精神内核在于资源的共享”，以“向公众提供高效快捷的信息服务”[12]。因此，要想充分发挥云平台的优势，实现资源共享，前提是要有资源可享，丰富的馆藏资源是共享的基础。现阶段高职高专院校档案信息资源主要有馆（室）藏存量档案（包括纸质、实物、电子等）、增量档案（包括现行纸质、电子文件和其他载体档案信息）、档案编研资料等。而“档案资源的全面信息化是档案信息资源整合的必要前提”[13]：一方面，对于纸质、实物等传统载体的档案信息资源，应尽快进行数字化加工，使其变成电子化档案，并尽可能地提取档案内容，以便将来进行大数据和知识管理；另一方面，对于存、增量中的电子档案要进行鉴定、分类整理，去除电子垃圾；同时，在档案收集过程中，除按照国家与行业规定的档案归档范围收集外，还应树立“大档案”思想，尽可能多地收集档案资料，尤其是收集自己的特色档案，并进行数字化加工。然后，对所有转化成数字的档案信息资源进行分析，根据需要创设不同的资源模块（资源池）。资源模块的建立可以采用虚拟复制的方法进行，即各资源模块中的数据可以重复或相互关联，但档号唯一。如可根据利用频率和主题需求，专门建成“会议纪要”“录取名册”“毕业生名册”“规章制度”“现行文件”“教学成果”“获奖荣誉”“知名人物”等资源模块。最终通过对所有档案信息资源的加工整合，为下一步实现档案资源共享和发布利用奠定坚实的资源基础。

（四）制定对接标准与规范，实现系统互联互通

由于云平台各业务系统中产生的电子档案往往数据异构，为克服系统壁垒和“信息孤岛”现象，需要档案系统和其他业务系统无缝对接。为此，必须制定对接标准和规范，“不以规矩不能成方圆”，没有标准和规范，事物就会变得无序。因此，档案系统应开发标准接口，一方面，先于档案系统安装运行的其他业务系统，可由档案系统供应商或技术人员实施与其对接；另一方面，对晚于档案系统安装运行的其他新业务系统，可要求网络信息管理部门和其他业务部门，在进行系统招标采购时就明确提出新系统须调用档案系统标准接口，并将数据按照档案规定的数据结构推送到档案系统中。当然，这仅是便于系统对接的一种方法，也可以通过其他方式。总之，需利用和发挥云平台的优势，实现档案系统与其他业务系统的互联互通，使数据能够顺利平滑地相互交换，最终实现“系统中的系统”。

（五）建立档案人才队伍，增强职工档案意识

人是生产力中最活跃的因素，任何工作都需要人的能动创造。因此，要想充分发挥云平台和先进信息技术的优势，必须建造一支符合现代需要的勇于担当的档案人才队伍，培养既懂档案又懂计算机的复合型人才。同时，新事物的运行，重要的已不是技术，而是人们意识和习惯的培养。不论是档案工作者还是学校教职工都应增强在云平台条件下的档案意识，可以抓住主要领导、关键部门、有关部门的关键人员、典型案例、重要平台和场合等，通过有目的的“档案宣导”来改变旧观念建立新思维[14]，使大家以积极的心态拥抱新模式、新事物，学会利用和发挥云平台的优势，创造性地开展档案工作。

四、结语

高职高专院校档案机构和人员应直面其人、财、物的限制和自身的发展不同阶段，不断解放思想、勇于担当、大胆创新，充分借用云平台、计算机网络技术等时代先进工具，发挥后发优势；不必再过多考虑基础设施建设，而是更加专注于档案业务领域，通过对各种档案资源的数字化加工和整合、建立制度标准、做好档案系统与业务系统的互联互通、建立强大的人才队伍、培养新的档案思维观念等方法和措施，实现各类档案的规范整理和资源的深度开发利用，加快档案工作的推进步伐，甚至弯道超车，最终提高档案管理水平，更好地为学校和社会提供服务。