基于成本管理的高校数字化档案管理项目研究*

张建华

（华侨大学审计处 福建厦门 361021）

现阶段，信息技术、互联网的不断发展推动着我国进入信息化时代。在这样的背景下，高校档案管理项目涉及的范围愈加广泛。为了实现管理效率的提升，高校对数字化档案管理项目有了更多关注。想要最大程度地发挥出高校数字化档案管理项目的优势，需要结合成本管理理论，实现管理效率的提升。

一、成本管理的简述

（一）成本管理理论

在作业成本管理的指导下，成本管理的重点被融入到各个生产环节中，主要以成本优化为主旨，完成作业环节的改进和流程的重组。此时，需要对各个生产环节中不同的作业成本效益进行分析，完成关键作业点的确定与重点控制。通过这样的方式，能够让项目成本信息更加明确，帮助相关人员做出决策。对于全面成本管理来说，主要完成了对项目生产全过程中的生产总成本、人员总成本等的控制。在全面成本管理理论中，主要包含着三项内容，即全部成本控制、全过程成本控制以及全员成本控制。

（二）成本管理方法

1.成本预算的方法。就当前的研究来看，成本预算方法较多，本次研究中主要使用WBS法完成。WBS法主要是在工作结构分解的条件下，完成项目成本费用的全面性预算。由此能够看出，该方法需要相关人员在前期展开项目任务的分解，必须要具体到可操作的程度，例如某设备或材料、某一活动单元等等。由于划分的细致性，虽然其工作量与计算量相对较大，但是准确性更高。

2.成本控制的方法。与成本预算方法相同，成本控制的方法也相对较多，在本次研究中主要使用了责任成本控制法。对于责任成本控制法来说，需要建立起责任成本中心，并将成本责任归集作为指导，实现成本信息的归集、控制以及考核。通过这样的方式，能够将成本责任细化落实到各个部门或是执行人。

二、高校数字化档案管理项目的成本管理分析

（一）项目成本规划。就当前高校档案管理情况来看，由于档案利用率不断提升，因此推行数字化档案管理极为迫切。在高校数字化档案管理项目的成本管控中，成本规划工作占据着基础性地位，主要需要相关人员完成管理项目成本的确定以及成本计划表的编制。其中，项目成本的决策管理中，需要重点保证其可行性，实现合理的降低成本。此时，应当在成本规划的指导下，将成本目标细分至各个阶段，通过达成不同阶段的成本目标而实现最终的项目成本控制总目标。在成本规划的编制中，主要需要实现高校资料的收集与整理、档案数字化项目计划成本的确定、成本控制规划（草案）的编制以及成本控制规划（正式方案）的编制。

（二）项目成本预算。在制定项目成本控制标准中，项目成本预算是一项管理性工作，主要实现了成本控制基准的合理性确定。在这一过程中，相关人员需要重点完成以下几项工作：在项目成本预算的支持下，完成高校数字化档案管理项目中各个子项目的成本定额确定；依托项目时间进度计划、项目工作结构分解以及成本预算相关文件完成高校数字化档案管理项目总体预算的确定。在本次研究中，主要将高校数字化档案管理项目分解成如下结构：项目筹备、项目启动、项目计划、系统开发设计、系统测试、系统验收、用户培训、系统运行与维护。同时，以模拟预算法以及预留时间法为指导，完成项目活动时间预算的制定。最终，结合项目成本科目，即人工成本、物料成本、顾问成本、设备成本、质量成本以及其它费用（保险、分包商利润等）完成项目成本的确定。

三、高校数字化档案管理项目成本管理的影响因素分析

（一）时间因素。在高校数字化档案管理项目中，高校普遍会使用多种手段实现时间控制，需要注意的是，过分压缩、拖延项目时间，均会导致项目总成本的增加，不利于高校数字化档案管理项目成本管理工作的展开。高校数字化档案管理以及展开时间存在着的一定的函数关系，只有最为合理的项目时间条件下，项目成本才会达到最低，超过或低于该时间，均会导致项目成本的上升。此时，若是高校数字化档案管理项目的时间延长，会使得管理费用、人工成本等费用增加，最终造成项目总成本的增加；若是高校数字化档案管理项目的时间被过分压缩，则不得不在项目中落实的大量抢工措施，使得管理费用、抢工费用等明显增加，也会造成项目总成本的增加。因此，必须将项目展开时间控制在计划范围内，尽可能地缩小项目总成本。

（二）质量因素。高校数字化档案管理项目的质量与成本管理有着极为密切的关联。总体上来说，若是过分强调质量，则会导致项目成本的增加；而若是忽视成本控制，则会造成返工等操作，造成人资、物资、财资的浪费，加重项目成本。为了更好地实现项目成本管理，需要在确定预算的过程中融入预防成本、鉴定成本以及故障成本，并结合项目质量管理的适应区间完成最佳点的确定[3]。其中，对于预防成本来说，其主要为用于预防项目不合格、故障等所产生的费用，具体包括人员培费用、质量管理费用、设计优化费用；对于鉴定成本来说，其主要为项目交接、验收过程中检测项目质量所产生的费用；对于故障成本来说，主要为由不合格项目生成的费用，具体包括维修费用、返工费用等等。

在高校数字化档案管理项目中，若是出现质量未达标的情况，则为了使项目质量达到规定要求，势必会出现大量的故障成本，致使项目成本增加；若是过分要求项目质量，则会使得人工费用、材料费用、管理费用等提升，出现大量预防成本，致使项目成本增加。因此，为了在落实设计质量要求的同时更好地完成项目成本管理，必须要让项目质量维持在适应区的范围内。

（三）技术因素。高校数字化档案管理项目的技术方案也是影响项目成本的重要因素，需要重点控制。对于一个项目来说，可以使用的技术方案有多种，而方案优劣、合理性直接影响着项目的周期、进度、质量等，对项目成本产生影响。

四、高校数字化档案管理项目成本管理的具体策略探究

（一）完善并落实项目成本的管理体系

为了确保高校数字化档案管理项目成本管理“有章可依”，必须制定、落实项目成本管理体系。在这一过程中，需要将涉及该项目的所有部门、人员等展开工作范围的确定。在WBS法以及责任成本控制法的指导下，细化人员的工作范围，并将其体现在成本管理体系中。同时，要建立起配套的奖惩制度，使绩效与奖惩直接挂钩。通过这样的方式，不仅能够让相关人员更加明确自己的权利与责任，还提升了其参与成本管理的积极性，确保成本管理体系的落实程度。总体来说，在高校数字化档案管理项目成本管理中，需要建立、落实权责结合的管理体系，引导所有人员为项目成本管理“出谋划策”。

（二）制定并落实项目成本管理计划

项目成本管理计划要具备周期性与长期性，能够保证管理措施贯穿于高校数字化档案管理项目的始终。在制定的过程中，需要以高校的发展战略目标为基础，综合考量不同部门的管理措施。此时，要制定出不同部门的成本指标，并以管理制度的落实保证所有人员均严格执行相关标准计划。同时，在项目成本计划中，还应当明确执行人员、计划的实施日期、展开期限、项目成本控制的总计划、不同部门的子计划等等。

（三）组建项目成本管理的专项部门

现阶段，由于高校功能升级，规模、人员等进一步提升，内部关系也相对复杂。因此，在展开高校数字化档案管理项目成本管理时，需要组建专项管理部门，将工作的开展情况、管理成果等单独向学院汇报。对于专项管理部门来说，主要需完成采购安装、项目测试、项目技术开发、综合服务等，因此要在形成管理决策层的基础上，将上述环节的参与者纳入管理部门中，实现高校数字化档案管理项目成本的统一、全面管理，并确保管理策略的更好落实。

（四）提供技术方面的有效保障

结合上文的分析能够了解到，对于高校数字化档案管理项目来说，技术方案的优劣会影响项目成本。因此，在进行项目成本管理中，需要提供技术方面的有效保障。在这一过程中，要充分调动、利用技术人员的主观能动性，完成技术方案的经济论证，达到降低项目成本的目的。

该过程的具体操作如下：第一，确定技术方案。此时，要重点保证技术方案的经济合理性与先进性，并在项目展开中严格依照技术方案中的内容完成操作，实现项目周期、成本的降低。第二，积极引入新技术。在高校数字化档案管理项目中，相关人员要积极引入新方法、新技术，尽可能地降低能耗，实现节能高效以及成本控制。通常情况下，在高校数字化档案管理项目中，材料费用在总成本中占据着一半及以上的比例，对项目总成本的影响更高。因此，在新技术与新方法的支持下，能够避免材料浪费，并提升其使用效率，实现成本控制。第三，严格控制项目质量。其中，要将项目质量维持在适应区间内，尽可能避免返工等情况的发生，最终实现成本控制。

（五）以经济措施控制项目成本

高校数字化档案管理项目成本控制的经济措施主要从两个方面展开，即人工成本的控制与物料成本的控制。其中，在人工成本的控制中，需要从项目分包单价方面完成。在制定单价的过程中，要落实招议标程序、单价分析，同时，还要结合同地区市场价格的调查完成最终确定。在进行物料成本的控制中，要重点引入、落实依量以及价分离的原则，完成材料采购价格及实际用量的控制。在进行材料采购价格的控制中，可以依照材料的使用量、重要程度等完成登记划分，并重点控制项目主材料的采购价格。同时，相关人员还要在互联网、市场调查等支持下，了解材料的市场价格，并在保证质量等级的条件下确定供应商，完成物料采购。在这一过程中，要重点将采购价格维持在合理范围内。另外，相关人员还要确定运输成本，尽可能展开就近采购，并权衡所有运输方式的经济性，实现全方位的成本控制。

在确定材料用量的过程中，要重点落实限额领取的制度，并通过优化技术措施，完成材料的节约。同时，还要积极利用低价、环保的新型材料代替传统材料，结合材料分类保存管理，在保证项目质量的同时最大程度降低材料消耗，实现项目成本管理与控制。

五、结语

为了实现高校数字化档案管理项目成本的管理与控制，需要在WBS法以及责任成本控制法的指导下，完善并落实项目成本的管理体系、制定并落实项目成本管理计划、组建项目成本管理的专项部门、提供技术方面的有效保障、以经济措施控制项目成本。通过这样的方式，既能保证项目的质量，又能完成数字化档案管理系统的开发，而且能够降低项目的总成本。