关于事业单位招标采购档案方面的研究★

宫瑾

（青岛市中心血站 山东青岛 266071）

事实上招标采购属于审计工作的重点，与重大项目审计、重要项目审计以及领导岗位离任审计均有重要关系。但从当前的现状来看，由于部分事业单位疏于对招标采购档案的管理，导致其无法为实际工作提供查考利用。不仅无法发挥档案管理的作用，还会给审计工作带来困扰。积极开展招标采购档案管理工作，已经成为事业单位档案工作发展的重要课题。

一、事业单位招标采购档案的重要性

对于事业单位的发展而言，招标采购档案中存在着不同项目的招标采购文件材料，是招标采购工作过程中各个阶段的真实记录，能够实现对招标采购全过程合法性的分析与判断，因此属于事业单位招标采购活动的重要构成部分。另外，齐全、完整、准确的档案资料能够切实反映出招标采购工作的质量，能够为各级有关部门的监督检查提供有价值的依据，因此必须得到高度重视并不断完善与之相关的制度与规范。不过从当前的情况来看，事业单位所开展的招标采购档案管理工作并未获得理想效果，其中原因体现在多个方面，必须进行有针对性的分析与处理。只有如此才能够提高招标采购档案管理工作的规范性、系统性与一致性，不断彰显其重要价值，为事业单位的发展提供基本保障[1]。

二、事业单位招标采购档案管理的现状

目前，事业单位并未认识到招标采购档案的重要价值，所以相关管理工作的效果也不理想。具体而言，招标采购档案管理工作的现状主要体现在以下几方面：

（一）制度不完善。任何门类的档案在管理期间都需要以管理制度为前提，规范管理人员的行为、思想。实际工作中，有些事业单位没有制定《文件归档范围保管期限表》《文件整理规程》《档案借阅利用制度》等档案相关制度，从而发生档案管理工作随意、不科学的现象。诸多事业单位招标采购档案管理制度并不完善，基本以框架的形式存在，对实际工作无指导性和可操作性，难以发挥其价值。

（二）管理者档案意识不强。由于事业单位负责招标采购的分管领导并没有意识到档案的重要性，所以基层人员在开展管理工作时，也存在敷衍了事的现象，导致各项工作制度流于表面。究其原因，管理者和负责招标采购的相关工作人员档案意识不强，不重视文件材料的收集、整理，导致重要材料没有归档或遗失，直接影响档案管理工作整体效果。

（三）信息化管理技术滞后。受传统思想的影响，事业单位在开展招标采购档案管理期间，基本上还是以纸质档案手工加工整理、查找利用的方式为主。但是在新时代的背景下，档案管理信息化严重滞后，使得档案部门未给单位提供快速、精准的档案利用服务，不能满足单位发展的需求。由此，积极地将信息化技术应用其中、加强档案信息化建设、不断提高档案管理水平迫在眉睫。

三、事业单位招标采购档案管理的措施

（一）完善档案管理制度。结合前文所述，制度对于招标采购档案管理具有重要意义。因此，事业单位需要根据实际情况制定完善本单位的档案管理制度，实现档案管理工作的规范化。具体而言，单位首先需要设置“顶层制度”，即将招标采购档案管理纳入发展规范中，逐渐转变相关人员的管理思想。这一前提下，则应该针对审计工作的需求、招标采购档案的现状等因素，实现对“顶层制度”的细化，包括管理方式、考核方式等，使其具有可实施性、可操作性，从而降低管理工作的随意性。例如：在开展招标采购工作期间，档案管理部门可以要求负责采购招标部门的兼职档案员及时将招标采购过程中形成的文件材料及时收集、整理、著录到档案管理平台或分阶段整理归档纸质文件，以便档案管理者第一时间掌握档案信息。除此之外，还需要指导科室兼职档案员对归档文件的齐全、完整性、真实性进行核对，避免出现数据不实、信息虚假或者遗漏、遗失等问题。一旦发现问题，必须及时与工作人员进行沟通，同时形成书面报告上报给分管领导，从而为审计、考核等工作提供有价值的依据。值得注意的是，事业单位在推进招标采购档案管理期间，可以将业主作为责任主体，便于对各项责任、义务进行划分。如果事业单位采用委托代理的方式，则应该将代理机构、业主作为双责任主体，确保工作能够顺利进行[2]。

（二）增强档案管理意识。以完善的招标采购档案制度为前提，事业单位还应该加强档案宣传教育等辅助性工作，实现对档案管理意识的强化。实际上，只有从思想上认识到档案的价值，才能够将更多的人力、财力、物力等投入到档案管理中，为提升档案管理的制度、效率夯实基础。对此，责任人应该将招标采购业务作为切入点，定期开展教育、培训等方面的工作，将档案意识注入全员思想，逐渐形成良好的档案管理氛围。不仅如此，事业单位还需要加大人员、资金投入，依据自身的需求设置专职档案员，并为其配置先进的硬件、软件设施。领导重视并加强对档案工作的投入可以全面提升档案管理人员的责任意识，使其主动参与到本职工作中，增强档案管理团队的综合能力。其中，由于各类招标采购项目的文件形成具有多样性、复杂性的特点，必须遵循“谁形成、谁整理”原则，否则无法实现工作目标。

（三）提高管理信息水平。受传统思想的影响，还有部分事业单位在招标采购档案管理中依然以纸质档案、人工管理为主，直接影响了档案管理的整体效果。因此，应尽快加强档案信息化建设，顺应“互联网+”时代的发展趋势。对此，事业单位应购置档案管理软件，积极建设办公自动化中招标采购模块与档案管理平台数据的互联互通，确保招标采购模块生成的档案所需目录数据实现在线归档、在线“原文挂接”的目的；以此为前提，简化档案目录著录的步骤，可以减轻招标采购档案整理的压力，解决存储空间等方面的问题，大幅度提高单位招标采购、档案管理等工作的信息化、网络化水平。同时还应该对电子档案移交管理方法进行完善，提高信息共享的水平。这一方法的落实，能够直接降低查找档案信息的难度，为事业单位、业主之间的合作提供便利，深化招标采购档案管理的意义。

四、结语

为此，事业单位需要结合自身的实际情况，不断完善档案管理制度，强化全员的档案意识和管理意识，加强人员、软硬件投入。不仅如此，还必须顺应时代的发展趋势，将先进的信息技术应用在档案管理中。在这一前提下，可以有效优化档案管理的效果并提高档案信息开发利用，为财政、审计等部门监督检查工作提供便利、精准的档案服务。