高校学生体质健康测试档案管理策略分析★

2019-12-16邵超

山西档案 2019年3期

邵超

（平顶山工业职业技术学院河南平顶山 467000）

青年兴则国兴，青年强则国强。一个重视青年的国家，未来充满希望。习近平总书记多次强调，“青年人既把学习搞得好好的，又把身体搞得棒棒的”。国家政府对高校学生体质健康测试给予了高度重视，学生体质健康测试评价进入全新时代，基于此，需要高校加强对学生体质健康测试档案的管理。面对不断增多的学生、不断增大的学生体质健康测试档案管理压力，高校档案管理工作者要改变传统管理模式，创新管理形式，提高管理效率。

一、提高高校学生体质健康测试档案管理水平的必要性

健康档案指的是人的体格检查、疾病检查、心理健康检查、体质测试等文字、图片、图像等记录资料的文档形式，这种文档记录形式可以是文字也可以是图像。例如，医院中病人的体质健康档案就是“病历”，这是病人病史的档案，是医生对病人疾病做出综合诊断的重要参考依据之一，因此，病人病历档案是极为重要的资料。而对于学生体质健康相关资料的保存，则以体质健康测试档案的形式进行存留，针对学生不同年龄段、不同体质特点进行不同的记录，及时了解各阶段各时期学生的体质与身心发展状况，便于学生和家长以及学校全方位、及时地了解学生体质情况，有针对性地为学生制定科学合理的健身方案，旨在增强学生体质，提升学生健康水平。通过对学生自身身体健康状况的测试，得到的结果被归于学生体质健康状况资料之中，以文字、图像等形式存在，这种资料被称为高校学生体质健康测试档案。这种档案资料还可为学校的体育教学、日常健身项目的开展、体育活动的开展等提供可参考依据，体育教师、学生课余活动组织教师、学生本人及学校医务工作者可根据学生的体质健康测试档案进行体育教育、体育活动、锻炼活动的安排，是体育教学改革的重要依据，也是学生判断参与何种体育锻炼形式最契合于自身身体特点、最有助于发挥锻炼效果的有益参考。

二、高校学生体质健康测试档案管理中存在的问题

根据对几所高校关于学生体质健康测试档案管理状况的调查来看，其在管理上主要存在如下问题：管理理念稍显滞后、管理方法缺乏创新性、管理效果不佳，相关资料归档不够合理，整体性与系统性不强，整体利用率不高。

（一）管理理念存在偏差

一般而言，高校学生体质健康档案主要由高校体育管理部门负责，但是很多高校的体育管理部门对学生体质健康档案管理的认识不到位，档案管理意识尤为淡薄，有些体育教育工作者和档案管理工作者没有充分认识到学生体质健康测试档案管理对学生健康、对学校体育教学活动开展的重要性。因此，高校体育档案管理人员对学生体质健康测试档案的收集归档不及时、不规范，导致学生体质健康测试资料存在遗失或不完善等问题，学生体质测试档案无法发挥其真正价值，与高校体育教学互动脱节。

（二）管理制度不够完善

调查显示，多数高校档案综合管理部门缺少与体育部门档案管理人员的协调沟通与配合。高校学生健康体质测试档案管理是一项系统的过程，不仅需要体育部门档案管理人员的有效管理，同时需要高校档案综合管理配门的协调配合。由于当前高校尚未针对学生体质健康测试档案管理建立起有针对性的规章制度，导致在管理上有很多操作行为呈现出走过程、流于形式的现状，资料分类方法不明确，编号混乱无序，归档范围不清晰等问题较多。由于制度不完善，一旦出现问题时体育教学管理者、体质健康测试人员、档案管理者相互推卸责任，增加了档案遗失、损坏的风险。

（三）管理模式创新性不足

首先，高校学生体质健康测试档案管理上虽然应用了计算机、多媒体等信息化设备与技术，但档案管理者仅仅利用这些设备进行简单的信息查询、浏览等，计算机与档案管理相结合的实际应用不够深入，使用效率不高。其次，尽管当前高校在学生档案管理上取得了很大的进展，但由于学校对学生体质健康测试档案建设管理的重视程度不足，对于学生体质健康测试档案的管理多是流失式敷衍作业，档案管理实效性有限。再者，高校体育管理部门档案信息系统中往往需要存储大量数据信息，然而有些硬盘设备长久不更新，存储容量有限，导致部分信息资源因无法有效存储而被流失。

（四）专业化档案管理人才不足

高校学生体质健康测试档案管理是一项复杂系统的工作，需要专业化、有责任心的人员从事管理工作，以保证学生体质健康测试档案管理的健全与规范。但是很多高校并未针对当前高校体育管理部门配设专业的体质健康测试档案方面的管理人才，多是教师兼职管理，兼职教师在管理上无法进行专业化的收集、整理与归纳，资料流失问题严重，且兼职教师往往无法一直从事管理工作，他们离开档案管理岗位后，后期档案查询将受极大影响。

三、高校学生体质健康测试档案管理创新策略

（一）加大宣传教育力度，增强档案管理人员对档案管理的正确认知

针对当前很多高校由于对学生体质健康测试档案认知不明确而导致的管理效果不理想的问题，应加大对档案管理人员的宣传教育，纠正原有的对于学生体质健康测试档案管理在思想认识上的偏差。开展以学生体质健康测试档案管理为主题的校座谈会议、校广播台、档案管理活动比赛，融入此类活动对于学校发展、学生成长、学校体育教学水平的提升以及学校建设等多方面的重要推动作用，改变档案管理人员对于学生体质健康测试档案管理的认识。同时，高校管理层应加强对体育部门、体测人员、档案管理人员的全面教育与监督，提高他们对学生体质测试及相关档案管理的重视度。

（二）建立健全档案管理机制，明确学生体质健康测试管理职责

高校学生体质健康测试是一项极为特殊的工作，主要由于这项工作需要定期测试，且测试对象众多，测试任务繁重，测试内容繁琐，需要大量的数据统计。因此，对于此项工作所涉及的数据资料的档案管理是一项极为复杂的大工程，倘若缺乏与之相对应的规章制度的约束，极易发生混乱无序的状况。对此，高校应建立相关管理制度，健全管理机制，明确管理流程，界定管理职责。首先，确保管理机制内容的系统性与全面性，其中需要囊括学生体质健康测试管理的各个环节，确保各环节管理有序衔接，各部分管理内容科学全面；其次，制度建设应充分立足于学校实际，结合学生状况，紧抓学生体质健康测试档案管理工作中的薄弱环节，重难点问题设置专门性的管理制度，全方位完善管理规章；最后，学生体质健康测试档案管理各个环节不是独立的，而是一个互相衔接的过程，因此，在相关管理制度的建立上应保证触及到各个环节。例如，对档案收集的时间、范围等做出具体规定，对管理人员职责做出明确界定，确保各环节有人落实，各细节有人把关，增强档案管理工作规范性，提高工作效率。

（三）充分利用现代化技术，创新学生体质健康测试档案管理模式

第一，对学生体质健康测试档案进行电子化的整理与汇编。利用信息化技术实现对档案资料的电子化整理与汇编，可以使档案管理更为简洁，在有限的时间及范畴内对档案资料进行规范化的整理与全方位的管理。第一，在档案的收集上，借助电子化检索输入技术全面保存档案资料，同时简化后续的检查程度，同时可进行有针对性的监督，保证档案资料的完备性，且确保档案资料不易流失或被篡改。可见，借助电子信息化技术，可有效推进档案管理的进程，简化档案管理流程，提高档案管理效率，强化对档案的保护性能；第二，利用现代化设备，如计算机、多媒体、扫描仪等。在学生体质健康测试档案的管理上可融入数字化信息技术，构建适用于此类档案管理的信息化管理平台，实现档案管理工作者与学生的无阻碍交流，增强其实用性，也可使档案管理工作者或教师及时更新学生信息，保证档案管理精准性；第三，建立档案数据库，将相关资料信息录入其中，同时进行自动化分类。由此便于查找翻阅，改变了纸质档案不易查找的问题。建立数据库后需要配备相关管理制度，对这些数据信息进行针对化处理，便于校对审核。针对学生体质健康测试档案及学校特点，选择适宜的档案管理软件；第四，管理建立数字化管理系统，即利用网络将分散的计算机进行连接，根据体质健康测试档案管理的实际所需分类各项功能，这一系统需要依靠网络系统实现运营。此外，档案管理数据库的建设需要保证数据库的安全，同时保证其禁得住各种网络及软硬件设备的考验，确保操作的简单与便捷。

（四）基于数字化建设，提升档案管理人员专业水平与综合素质

现如今，高校学生体质健康测试档案管理大兴数字化建设，这就需要配备专业化的数字化管理人才。首先，明确档案数字化，即基于数据库、数据压缩、高速扫描三种技术，将传统的纸张档案以二进制方式转化为数字编码，构建数据化的档案信息库，而后利用计算机进行数据信息的处理，使数据查询、搜索、分析处理更为便捷，强化了档案信息的利用服务功能。譬如，利用计算机检索系统将学生体质健康测试信息、资料、案卷等输入计算机内，而后建构统计系统，便于教师与学校及时调取学生健康档案；同时全面分析档案管理状况，对档案资料进行量化管理与全程统计监督。可见，开展数字化档案管理后，需要专业化人才实现对这一系统的有效应用。因此，应加强对教师及档案管理者的业务教育与培训，开展岗前培训与上岗后的继续教育，一方面使档案管理者树立正确档案管理意识，另一方面，提升档案管理者的专业水平与综合素养，提高档案管理者的计算机操作与数字化系统的应用水平。此外，还可以通过专业讲座、交流会等方式，提高档案管理者创新水平，开阔眼界，增强本领。