全媒体时代视域下的图书档案数字化建设困境与对策研究★

2019-12-16董中印

山西档案 2019年3期

董中印

（池州学院安徽池州 247000）

图书档案管理工作涉及到大量重复性工作，信息体量的增加和对数据准确性要求的提升给日常管理工作带来一定的困难。进行数字化建设对于图书档案管理有其必要价值。但在全媒体时代，如何充分利用时代资源优势和技术特点，成为图书档案数字化建设工作需要重点考虑的问题。

一、全媒体时代图书档案数字化建设的困境

（一）图书档案管理体量扩充

全媒体时代，图书档案通常以文本配合数字信息的形式存在，其中文本占较大比例。随着信息在社会运用中的作用逐渐增加，图书档案管理也面临更大的工作压力，主要表现在档案体量明显扩充，管理过程中档案所涉及的领域、类别也呈现多元化的趋势[1]。图书场馆内的大量图书资源都要经过归档和整理，另外，图书形式的丰富也是图书档案管理面临的主要困难之一。除了纸质图书之外，还有各类电子图书、媒体图书及数字音频等，不同的图书资源类别在进行档案管理时的需求也存在明显的差异。以常规图书场馆为例，5年内需要归档管理的图书一般超过10万卷，传统图书档案管理方式捉襟见肘。

（二）图书档案利用频率增大

图书是人们获取知识、信息的最重要渠道，以高校的图书场馆为例，近年来，高校扩招使得图书馆的人均占有量不断下降，越来越多的学生选择到图书馆进行图书借阅、查阅和下载资料。当代大学生对于数字图书资源的需求更高，以往重视程度不及纸质图书的数字化图书资源的使用频率不断上升。加上一些图书场馆的开放性管理，在校职工、毕业生及社会人员等都有权利享有图书档案资源，档案利用频率增大，无疑会对图书档案的数字化发展程度及数字化管理系统的稳定性提出更高的要求。

（三）图书档案使用渠道多样

图书档案使用渠道的多样指的是原本一些单位内部的图书馆开始对外开放，该发展理念在我国党的十八大工作报告中被明确提出。这也带动了图书档案使用目的的多样化，不少单位响应国家号召，专门打造针对图书档案外部渠道使用的数字化平台，以最大限度地挖掘图书档案资源的社会价值，实现资源共享。新数字化平台的打造需要更大的资源投入和技术水平支持，同样也需要更优质的图书档案管理服务。管理人员、技术人员的专业能力和工作能力，也将成为全媒体视域下图书档案数字化建设关注的重点。

二、全媒体时代图书档案数字化建设的对策

（一）完善图书档案数字化设施

全媒体时代，图书档案数字化建设的推进以完善的数字化设施为基础，主要包括图书档案数字化管理平台、网络以及数据库。数字化管理平台的打造要结合图书档案的保有量、扩张情况以及档案的对外需求进行设计，同时预留足够的可扩展空间，以应对越来越庞大的图书档案管理体量。数字化平台的打造以及图书档案全面数字化的实现都要循序渐进地进行，在发展初期，可对现有档案进行分类并评定重要等级。例如，将通过鉴定证明其价值较高、相对稀有的图书档案作为第一批数字化管理的对象，然后再依照以下顺序，逐步开展数字化档案管理：需要被永久保存的重要档案、使用及调取频率较高的档案、具备地方级保存价值的档案。设定图书档案数字化平台建设整体发展目标及阶段性目标，设置优先级，确保工作有条不紊地进行。在网络方面，加紧完善局域网系统，为图书档案数字化搭建安全、稳定的网络基础。目前，我国图书档案管理正处于从纸质文档管理向数字化管理的过渡期，想要顺利、快速地渡过这一时期，就要将数据库的建立放在核心位置。每完成一部分工作之后，即进行对应数据库的建设。

（二）优化图书档案数字化服务

图书档案的利用率及利用范围逐渐扩张，必须有相关的配套服务进行辅助才能使数字化的图书档案得到充分利用。要求相关部门对原本的服务体系进行优化，将为用户提供最优质、最便捷的图书档案数字化服务为目标，深入分析每一用户群体的实际需求，进行服务定制。例如，从技术层面实现图书档案的跨库检索，对图书档案的目录、内容以及编码方式进行一体化管理，确保用户通过简单的检索程序即能精准定位到想要获取的档案信息。为确保图书档案服务质量，做好档案信息录入管理工作必不可少，若在录入过程中因人为因素导致某些错误发生，势必会给后期检索质量造成一定的麻烦。因此在制作图书档案数字化文件时，要求其中同时包括静态数据和动态数据，尽量将全部相关信息进行集中化处理，为后期利用提供方便。图书档案数字化信息的精确与完善也能够促使档案利用率和利用价值的提升。

（三）严控图书档案数字化风险

全媒体背景下，信息的获取与传播都变得更加容易，但网络工具在图书档案管理中的高度渗透也带来更严峻的信息安全风险。若发生非法入侵、恶意攻击等问题，档案数字化平台将无法正常使用，还会导致一些重要的数字文件被盗取、丢失或破坏。因此全媒体时代图书档案数字化发展与信息安全建设是同步进行的。单从计算机设备的运行来看，其故障的发生具备不可预见性。为规避因硬件故障而导致的档案信息的安全风险，要求在进行数字化建设时，结合图书档案的形式，为文本、图像、视频音频等选择相对应的存储方式，并做好档案备份[2]。对于专门用来存储信息的计算机，应禁止其接入外网，以确保当发生不可抗信息风险时，可通过该计算机对图书档案进行恢复。

除系统本身可能发生的风险外，数字化建设过程中，开发人员变更、资金链断裂、设备供应不及时、知识侵权等问题都会影响正常建设进程。有必要建立图书档案数字化风险防控机制，对过程中可能出现的风险进行预估，并制定对应的处理方案。结合风险性质，将风险防控任务下派至技术部门、财务部门等，对图书档案数字化建设风险进行多方位的防控，努力将风险的影响程度降到最低。