大数据时代档案管理信息化策略研究★

2019-12-16董晓荣

山西档案 2019年3期

关键词：档案管理信息化信息

董晓荣

（淮安区水政监察大队江苏淮安 223200）

在大数据技术的支持下，工作人员能够对信息库中的海量数据进行筛选，并解决传统处理方式中难以解决的问题。因此在档案管理期间，通过大数据技术可以持续优化档案管理模式，这也是本文研究的重点所在。

一、档案管理信息化现状

信息技术的发展带动了档案管理工作的变革，目前各单位在档案管理期间，为了可以更好地适应未来工作需求，开始推广档案管理信息化建设，并已经取得了一定的成果。但是在实际上，现阶段档案管理信息化建设中还存在诸多不足，突出表现为以下几方面：

（1）档案管理中应用大数据技术的意识差。在档案信息化管理中，工作人员尚未形成具体的大数据管理意识，这就导致在日常工作中大数据技术的先进性没有得到彻底的发挥。虽然已经开始了有关大数据技术的尝试，但是存在大数据技术水平低、数据规模不统一、使用方法不恰当等问题，这些问题的存在会直接影响大数据下档案管理工作的实施效果，不利于提高工作效率。同时也有研究认为，目前各单位尚未构建相应的信息化管理制度，这对于档案管理是不利的。

（2）单位各部门的管理数据相对独立。在档案管理中，为了彰显档案管理工作的先进性，需要确保档案管理部门能够充分收集各部门的资料，并将其汇集到一起，这样才能让管理层以及相关业务人员了解单位的实际情况。但是在实际上，单位各部门之间存在层级关系，各个部门之间相互监督、相互制约，再加之部门之间的职权与职位不同，这些都决定了信息的获取、处理方式存在差异，最终导致在数据护理中存在漏洞，影响了档案管理水平[1]。除此之外，现阶段各部门在档案信息管理中存在信息独立的问题，这也为档案统一管理增加了难度。

（3）缺乏对档案信息的统一管理。在大数据环境下，档案管理需要全面采集单位各员工资料，然而各单位在这方面的建设是很欠缺的，甚至没有构建完整的信息化档案管理平台，很多档案资料都是纸质的，档案信息缺乏有关的组织与管理，很多不同时间段的档案信息都是以孤岛的形式存在的，没有被录入到统一的大数据信息管理平台上，最终影响了档案管理的整体水平。

二、大数据背景下档案管理信息化建设思路

（一）树立大数据下档案管理的新理念

在未来档案管理中，工作人员需要遵照大数据技术的发展优势，确定档案管理的新理念，这样才能更好地适应未来工作需求。为了实现这一目标，下一阶段工作中需要重点关注以下内容：第一，提升档案管理中的大数据意识。未来档案信息化管理必须要围绕大数据技术开展，所以在工作中，需要工作人员持续更新工作理念，正确认识到大数据技术对档案管理工作的重要意义，并在当前技术水平的基础上，由简到难地通过大数据技术来创新档案管理路径，例如从最简单的信息技术抓取，发展到繁琐的大批量档案信息识别等，最终提高档案管理能力。而从档案管理工作的角度来看，随着大数据技术被广泛应用于档案管理中，其先进性也会被更多工作者熟知，实现大数据下的档案管理也将水到渠成。第二，优化大数据的档案管理方法。未来在档案管理中需要进一步认识到大数据技术的先进性，通过大数据技术来改善档案管理路径。例如在电子档案存档期间，工作人员可以通过大数据技术确定档案管理的检索条件，根据档案的类型、规格、储存时间等为标准，分类管理各种档案文件；在档案的检索、提取过程中，工作人员可以将档案管理细化为若干个阶段，以人事档案管理为例，在大数据管理期间，工作人员可以选择“人事管理”档案处理信息，此时大数据可以在提取工作人员的这种工作轨迹之后，大量提取人事档案信息资料发送给工作人员，减少工作人员需要依次查询人事档案的麻烦，达到提高工作效率的目的[2]。

（二）实现各部门档案数据的统一管理

在大数据的档案管理中，实现各部门档案数据的统一管理是保证档案管理水平的关键，因此对于这种情况，需要持续改进档案管理路径，并注意发挥大数据技术的优势。针对这种情况，需要工作人员进一步协调各部门之间的关系，在了解档案管理中信息孤岛现状的基础上，强化各个职能部门之间的信息沟通，这样才能强化档案管理能力。从目前相关技术的发展情况来看，在数据时代下，档案管理实现了云存储、云计算，通过标准化建设，工作人员可以将各种档案管理工作内容进行创新，在统计整个单位的档案信息资料之后，通过标准化建设，可以将可携带式档案管理设备、指标档案、电子病历、人事档案等不同来源的档案信息，汇聚到一个统一的云数据平台中，以供档案管理的各个业务流程、不同业务主体所共享使用，实现各方档案数据的优化共享，这样才能适应未来档案管理工作需求。

（三）构建完整的大数据档案信息平台，实现档案信息统一管理

在未来工作中，为了可以全面提高档案管理信息化水平，在档案管理中需要创建不同的大数据信息流通平台，在工作中需要发挥大数据技术的先进性，这将会成为档案管理的必备内容。在实施阶段，工作人员应该进一步发挥大数据档案平台的作用，采用统一的信息数据存储、管理、接收、编辑、清理等处理过程，方便对各个档案处理过程进行改进。在后续工作中，工作人员需要依靠大数据技术优势，进一步探索大数据平台的优势，探索出面向未来的大数据档案管理新路径。例如通过大数据信息采集，将人员的个体信息全面上传到数据平台上，当产生数据应用需求的情况时，通过相应的数据识别检索标准，就可以获得全面的员工信息，方便单位对员工档案信息做统一编辑、管理。所以根据这一要求，工作人员需要合理应用大数据技术，而不能将残缺的数据或者独立数据作为档案管理的核心内容，所以在条件允许的情况下，需要建立完整的大数据档案信息平台，完成各项档案信息资料的处理、沟通，这样才能适应未来工作需求。