高职院校教师教学档案信息化管理研究★

2019-12-16虞凯

山西档案 2019年3期

虞凯

(浙江农业商贸职业学院浙江绍兴 312088)

在部分高职院校不断扩招的影响下，高职院校的办学规模、学生人数以及教学活动等也不断增多，使得教学档案变得更加纷杂，传统的档案管理方法已经逐渐无法适应现阶段的教学需求。如何充分利用信息技术的发展提高学校教学档案管理的效率是当今很多高职院校教师迫在眉睫需要解决的问题。

一、高职院校教师教学档案信息化管理的必要性

（一）有利于提高学校教学档案管理工作的效率。计算机技术与互联网技术已经被应用于日常生活与工作的方方面面，改变了传统工作模式下的手工操作方式，对于高职院校的教学档案管理来说，有效提高了教师进行档案管理的工作效率。信息化的教学档案管理通过充分发挥计算机等新科技设备的高存储量、高处理速率等优势，可以解决使用人工进行档案分类归纳与管理的速度慢、易出错等问题。而且通过信息化技术与互联网技术的结合，可以优化教学档案管理模式，为高职院校教师提供更加便捷高效的工作途径。

（二）有利于促进学校教学档案资源共享。管理高职院校教学档案的一个主要目的就是充分发挥这些档案与资料的价值与作用，通过数据分析与整理，归纳出更加科学有效的教学方案。教学档案的高效利用对于高职院校的学风建设与教学目标规划以及日常教学管理都具有积极正面的指导作用。而信息化的教学档案管理模式就可以通过与互联网技术的结合实现学校档案之间的资源共享与实时更新，有利于发挥出教学档案作为一种特殊教学资源的真正价值与作用。并且，通过教学档案的资源共享还可以有效避免纸质档案容易受损的问题。

二、高职院校教师教学档案信息化管理的主要策略

（一）建立信息化教学档案管理平台。各大高职院校要想实现真正的信息化教学档案管理模式，首先要考虑的就是搭建一个专门用于学校进行教学档案管理的网络平台，之后的档案整理、档案分析、档案分类以及档案归纳等工作都可以在这个平台上完成，既保证了档案资源的实时共享，又保证了档案管理的安全性与高效性。与此同时，还要结合互联网大数据技术来实现的教学档案以及其他教学资源的收集与存储等，有效避免纸质档案容易出现的丢失与重复的问题；其次，在建立档案管理平台时，还要加强对档案浏览、审查等操作的监控，制定严格的档案管理制度，为教学档案管理工作的高效性与科学性奠定技术支持与制度支撑。比如，可以在进行信息化档案管理平台构建时选择Web网络系统，该系统最大的优势就是后期维护与管理都十分简单，适合高职院校等学校内部使用。一方面，通过使用该系统可以构建起高职院校内教学管理部门、科研部门、教学院系之间的联系与沟通，实现教学档案的资源共享；另一方面，该系统还可以与互联网进行连接，网络上相关的教学资源与教学课程以及科研机构或者学习平台都可以通过该系统实时分享至教学档案之中，在实现资源共享的同时，为教师的日常教学工作与培训工作带来了很大便利。

（二）加强档案管理人员信息化管理意识与能力。高职院校负责教学档案管理的教师要对信息化管理有一个正确、科学的认知，走出传统档案管理模式的桎梏，能够了解什么是真正的信息化档案管理方式。对于教学档案管理的专业人员来说，兢兢业业、勤勤恳恳的工作态度已经逐渐无法满足当前的教学需求，当下，需要每一位相关教师都贯彻落实信息化的管理意识，把使用计算机技术进行档案管理的思想，贯彻落实到具体的每一个工作环节之中；其次教师应用计算机技术与互联网技术的能力也将对高职院校能否真正实现信息化档案管理产生直接影响，因此在提高教师信息化管理意识的同时，还要通过提高其使用新兴科技手段的能力来实现信息化教学档案的具体管理。特别是很多高职院校内都有一些资历比较高的教师，由于年龄的影响，他们对一些新兴科技的掌握程度可能没有那么完美，在信息化教学档案管理的过程中无法熟练应用计算机技术，从而使得教学档案的信息化管理体系出现漏洞。因此高职院校必须针对不同的年龄与人群，制定不同的信息化档案管理培训，提高学习信息化档案管理的整体水平与综合能力。比如，针对高职院校内教学档案种类繁杂、数目庞大、任务繁重的实际情况，相关部门在进行教学档案管理时可以通过动员全校教师参与的模式，增强所有教职员工的档案管理意识与信息化管理能力。通过这种全员参与的方法，可以在增强学校档案管理效率的同时提升学校档案管理的综合水平。其次，还可以建立更加完善的考核制度与管理制度，把具体的档案管理任务量化处理，通过设置不同阶段的任务指标对相关教师进行业务考核，提高教师进行档案管理的工作积极性。

（三）增强资金投入与技术支持。要想实现更加先进科学的教学档案信息化管理模式，高职院校需要从硬件设施与软件设施两个方面入手。首先是通过加大资金投入完善教学档案管理的基础设施建设，一是保证负责进行信息处理的计算机内存容量足够大、处理速度足够快，可以容纳日渐丰富的各种教学资料；二是要购置更加先进和便捷的扫描仪，鉴于很多之前的教学档案都是纸质的，为了实现新旧资料的相互连接，必须加快对旧资料的扫描，尽快实现对纸质档案与电子档案的统一管理；其次还要加大对学校教学档案管理的技术支持，其中包括互联网技术与网络大数据之间的结合以及信息化背景下各类新兴技术与新型设备的使用。比如，为了增强教学档案的丰富度，实现对相关资料的全面管理，可以在档案管理过程中增加对声像音频资料的信息化管理。首先高职院校可以采用先进的技术将一些比较重要的影像资料光盘进行数字化处理，既实现了相关数据的信息化，又可以增加这些影像资料的存在年限与使用价值；其次还可以构建一个全校范围内的档案管理平台，主要目的就是为了使学生也能通过登入这个平台检阅相关的档案资料。