医院工程基础设施档案管理信息化建设★

2019-12-16甘扬建

山西档案 2019年3期

甘扬建

（肇庆市第一人民医院广东肇庆 526060）

在医院建院后，受当地经济发展或医疗行业发展影响，院区规划规模随之壮大、医院基础设施更为完善，医院基建工程增多。医院基建工程立项、设计、招投标、施工及验收等阶段的资料，可为基建工程的应用和运维提供帮助。就此，医院需做好工程基础设施档案管理工作，实现医院的可持续运行。

一、医院工程基础设施档案管理现状分析

（一）医院工程基础设施档案管理的重要性

与其他档案有所差异，医院工程基础设施档案不仅具备原始记录性，还具备实用性及成套性，全面记录了医院各类基建工程的建设与规划过程，是医院建设与发展的第一手资料。通过对医院工程基础设施档案的开发，可使医护人员了解医院的发展历史，为医院的扩建或改建提供参考。例如，在2003年SARS病毒爆发后，北京中日友好医院被选为SARS专病医院，只用于接收非典患者。而非典专病医院的病房规模与综合医院有所差异，管理者在重大任务紧迫要求下，立即调用医院档案室的基建档案资料，明确医院病房的建设规格和设计图纸，找出医院病房改进方案，仅用两周时间就完成了非典专病医院的改造工程，为抵御SARS病毒争取了时间。

（二）医院工程基础设施档案管理的不足

互联网的发展带动了医院的信息化及智能化发展，而医院基建档案管理在信息化方面稍显不足，体现在以下几点：第一，医院并未制定完善的档案管理制度，档案管理人员仍采用人工方式归档基建档案，档案管理效率偏低，且易出现失误、遗漏或丢失现象；第二，医院构建的档案管理系统不完善，软件与硬件设施不全面，纸质档案并未全面扫描为电子档案，且系统的检索功能不完善，医护人员需多次点击分类，查找所需的档案资料，信息资源利用率偏低；第三，医院档案管理人员的综合素养良莠不齐，部分管理人员对档案管理规范认识不足，难以规范操作档案管理系统，档案管理工作的规范性、标准化、精细化不足，阻碍基建档案的优势与作用发挥[1]。

二、医院工程基础设施档案管理信息化建设

（一）制定完善档案管理制度

管理制度是档案管理人员开展信息化管理的指导性文件，对于医院基建工程档案而言，管理者需遵循《档案法》及《建设工程文件归档整理规范》等相关政策法规，结合医院基建工程特点，制定完善的管理制度。以档案管理信息化水平较高的某医院为例，其管理者制定的档案管理制度如下：第一，归档双轨制，档案管理人员在归档资料时，需按照纸质资料一份、电子档案一份的规则，保存档案资料，电子档案的录入、索引及目录编写参照《电子文件归档与电子档案管理办法》；第二，档案信息收集制度，要求与医院基建工程相关的各部门与人员，按照规定格式整理资料，统一交由档案管理人员，再由档案管理人员按照归档双轨制保存；第三，档案信息服务制度，医院构建档案信息管理平台，根据医护人员的不同等级，设置不同的权限，各级权限的用户可查阅的档案信息有所不同，在保障和医院基建档案保密性的同时，为医院基建档案的开发利用提供支持。

（二）加强档案管理系统建设

在信息化档案管理中，档案信息管理系统或平台的构建是关键环节。医院可与软件企业合作，由基建部门、档案管理部门派遣人员与开发人员沟通，明确医院基建档案管理系统的需求，引进先进技术，构建完善档案管理系统，为档案信息化管理奠定基础。以某医院构建的档案管理系统为例，该医院引进基建档案集成处理技术，可在线上完成基建档案的收集、整合、处理与分析流程，具体软件建设流程如下：第一，数据收集，利用大数据技术，开展基建档案的数字化解析，将原始数据及解析结果录入到基建数据库中；第二，数据检索，为医护人员档案查阅的便捷性，医院基建档案管理系统设置数据检索功能，根据“关键词”“岗位”及“类别”等信息，设置如“审批”“验收”及“竣工”等关键词；第三，数据处理，在用户检索到所需数据后，系统可根据用户权限，为其提供相关解析结果，推动档案信息资源的开发与利用。

（三）加强档案管理硬件建设

为保障档案管理系统的可靠运行，医院需配备完善的硬件设施，包括网络设备、光端设备、安全设备、服务器及存储设备等。具体设备配置需参照档案管理系统运行需求，在第二节提到的档案管理系统中，需配合以下硬件设备：（1）数据库服务器，负责数据库的运行、存储数据资料，提供数据检索或查询服务；（2）档案检索与OCR识别服务器，负责档案管理系统的全文检索索引，播放视频或图像类档案信息；（3）应用服务器，负责web服务，该系统安装两台WEB LOGIC服务器，两者相互备份，保障档案存储安全；（4）扫描仪，为实现纸质档案的数字化，医院配备了工程扫描仪、高速文档扫描仪，可用于扫描不同类型与幅面的资料，为档案管理人员归档提供便利。

（四）加强档案管理人才培养

在档案管理信息化中，档案管理人员与管理系统相辅相成，二者协调配合，方可提升档案信息化水平及管理成效，发挥档案管理功能。在完善档案管理系统的同时，医院需做好档案管理人才的培养，确保档案管理人员可高效应用信息系统。在档案归档规范中，要求档案管理人员根据工程招投标、消防工程、水电安装、土建工程、财务管理、竣工报告等文件类型，开展分类归档处理，并按照统一格式和顺序，存储档案；在档案管理系统操作中，档案管理人员需掌握扫描仪器及系统的操作流程，按照规范流程控制管理系统，完成自动化档案管理工作。[2]