新公共服务理论视角下高校人事档案管理研究★

2019-12-16张震雄

山西档案 2019年3期

张震雄

（江西师范大学江西南昌 330022）

高校人事档案管理工作需要为人才录用和组织管理提供支持，强调管理的服务性质。但是在传统的档案管理模式下，没有将人事档案管理与人事管理、高校决策等活动联系起来，对档案数据资料的利用率较低。针对这种情况，通过以新公共服务理论为指导，创新高校人事档案工作的开展路径，可以对其工作成效做出有效优化。

一、新公共服务理论下的高校人事档案管理要求

（一）档案管理服务公共利益。新公共管理理论与传统行政理论有较大区别，采用企业管理和经济学管理方法作为自身的基础框架，旨在优化政府职能，提高政府管理和服务效率。在新公共服务理论的指导下，高校人事档案管理工作应该从公共利益出发，为公众提供档案信息服务。这需要改变以往半封闭式的高校人事档案管理模式，面向社会公民提供服务，实施开放化管理，从而提升高校人事档案的利用价值。在此过程中，需要处理好公共服务与档案保密工作的关系，考虑到人事档案的特殊性，应有选择地向社会公众公开信息，并对涉及国家安全、个人隐私的部分进行合法保护，从而满足高校人事档案管理工作的实际需要[1]。

（二）档案管理重视公民权利。公民权利是国家治理体系的基本组成部分，只有公民权利得到应有的重视，才能体现出民主和法治特点。对于高校人事档案管理工作而言，对公民权利的维护主要体现在两个方面，一是要做好档案登记和归档工作，确保档案内容真实性，避免对公民合法权益造成损害；二是要不断完善档案信息服务机制，与公民形成良性互动，切实发挥其公共服务功能，方便公民的使用。

（三）档案管理提升服务效率。在公共服务理论指导下，也需要不断提升高校人事档案服务效率。对于高校人事档案管理工作应积极关注信息服务环境的变化，利用先进的技术手段，提升档案信息服务效率。在“互联网+”时代下，应继续推进高校人事档案信息化建设步伐，依靠信息化、网络化技术手段，提升人事档案管理的科学性，以最少的成本投入为档案信息安全性、利用效率等提供保障。高校人事档案作为国家信息资源的重要组成部分，也需要积极构建信息资源共享机制，减少不必要的重复性投入，提升档案利用价值[2]。

二、新公共服务理论下高校人事档案管理的必要性

（一）为研究工作提供信息资源。社会的发展实际上是由人们的活动构成的，而高校人事档案的内容包含教职工在校期间的活动情况、个人履历，可以对现实生活予以真实、客观的反映。通常情况下，高校需要定期对自身的发展历史进行研究，期间应该将人事档案作为最基本的材料。由此发现，为了确保相关工作顺利进行，需要积极开展档案管理工作，提高信息的完整性、真实性，使其成为研究性工作的资源。通过提高人事档案管理水平，一定程度能够上促进高校快速、健康发展。

（二）确保人才流动的合理性。高校人事档案的内容具有数据完整性、材料规范性、内容真实性、记录系统性等多方面的优点，是其他档案管理无法媲美的。正因如此，高校人事档案必须具备高质量的特点。如果高校对教职工进行任用、提拔，首先会对此人的人事档案进行阅读、分析，确保人员的履历符合基本需求。假设在分析的环节中，发现档案内容存在缺少组织公章、涂改内容等现象，将会重新对此人进行考量。另外，高校还会结合人事档案所涉及的年度考核表，掌握教职工的管理能力、教学水平等，从而为实现人才的合理流动奠定基础。

三、新公共服务理论下的高校人事档案管理的问题

（一）管理理念陈旧。高校在开展人事档案管理工作期间，由于服务对象自身的限制，并没有引起关注，但是此项工作的意义十分重大。在多年的工作中，虽然管理者逐渐改变了对人事档案管理的认知，但是管理工作依然流于表面。不仅如此，部分领导人员没能意识到人事档案管理的价值，未将其作为年度计划的重点，甚至给档案管理人员安排其他工作内容。如此一来，档案管理人员没有充足的时间、精力参与到工作中，逐渐形成“不务正业”的工作局面。另外，一些专职参与档案管理工作的人员未能体现出对工作的热情，在完成收集资料以后未对其进行筛选、鉴别，就直接进行存储、管理，降低了档案内容的真实性、规范性。

（二）难以集中管理。所谓人事管理，实际上是以中介机构为前提的一项职称评审、待遇、工龄的服务工作。目前，高校教职工分为两部分，即编制内人员、编制外人员。其中前者的人事档案基本由高校进行管理，而后者的档案存在较大流动性，导致管理权限存在争议。由此能够发现，高校在开展档案管理期间，无法对全体教职工的档案进行集中统一的管理，而是采用人事代理制度完成相关工作。但需要注意的是，此种人事档案管理机制存在诸多不足，主要包括使用不方便、材料不齐全、资料归档不通畅等，导致档案服务工作难以形成合力。

（三）忽略档案开发。高校在开展人事档案管理的过程中，通常仅仅将“管理”作为重点，难以积极参与到资料的利用、开发环节中。具体而言，高校的人事档案管理相对封闭，虽然实现了对档案的保密，提高了教职工信息的安全性，但是受此种模式的影响，导致管理人员或者领导人员在日常工作期间难以对资料进行分析、利用，降低了档案管理的价值，同时削弱了管理的有效性。同时，档案对于相对人来说处于“看不见、摸不着”的状态，所以难以形成正确的态度，甚至会成为“弃档族”。

（四）人员水平不足。由于多种因素的影响，高校在开展人事档案管理的过程中，未设置专业的管理人员，而是由其他岗位的人员代为管理。而这部分人员缺乏档案管理的知识、经验，无法制定具有科学性的管理方案，导致档案管理的效果不理想。同时，因为“兼职”因素的限制，工作人员不具有充足的时间与精力，所以最终会形成不良的管理局面。针对这一问题，高校需要在转变管理理念的基础上，运用恰当的方式提高管理人员能力，为实现对人事档案管理的优化提供前提条件。

四、新公共服务理论下的高校人事档案管理优化策略

（一）人事档案管理优化的原则。第一，集中管理。由于人事代理制度的影响，高校无法对编外人员的档案进行管理，导致这部分人员的档案散落在市场中。近几年，在高速发展的背景下，流动人员的数量也在不断增加。为了实现对档案的妥善管理，政府部门相继出台了诸多与档案管理相关的制度，规定人员档案由用人单位进行管理。因此，结合最新的政策规定，高校需要将散落在人才市场中的档案进行集中回收、处理与整理，然后对所有人事档案进行集中保护、管理。此种方式的落实，不仅可以为信息的收集、归档提供便利，还能够提高档案内容的完善性，为提高高校人事管理工作的质量奠定基础。第二，实用高效。高校在编制与人事档案管理相关的制度时，应该集合自身发展的实际需求以及教职工发展所呈现出来的特点，制定可以提高档案管理实用性的价值。例如：高校可以对档案的开放性问题进行分析，明确档案信息查阅、利用的标准与依据。如果开发程度过大，必然会出现隐私泄露等问题，而开放程度较小，则会影响档案信息的利用率。因此，高校必须以实用高效为基本原则，制定适宜的管理条例，并将政策规范落实在其中，在维护相对人权益的同时，提高档案资源的利用率。第三，开发利用。对于高校人事档案管理而言，主要包括资料收集、资料整理、资料归档、资料保管、资料保护等。上述工作内容，无不是为档案利用所服务的，而档案利用又能够为公众利益提供服务。因此，高校需要积极做好档案资源的开发、利用，最大程度上展现档案资源的价值。

（二）人事档案管理优化的手段。第一，树立主动服务理念。基于上述要求，在现阶段的高校人事档案管理工作改革过程中，首先应树立主动服务理念，改变以往被动的工作状态。以往高校人事档案的利用仅限于在人事变更过程中调用档案，平时则围绕档案整理、归档和保管等方面开展工作，没有充分发挥人事档案的价值。在现阶段的高校人才队伍建设过程中，应对人事档案进行深入挖掘，分析人才潜力，将其安排在合适的岗位上。同时也需要通过档案分析，为相关决策活动提供参考。因此，在高校人事档案管理工作改进过程中，应将档案分析、利用常态化，主动为需要的部门提供服务。在此基础上，应基于新公共服务理论的指导，扩大人事档案服务范围，面向社会有关部门、企业以及公众提供档案服务。在保证档案资料安全的前提下，充分发挥档案信息的作用价值。第二，实施档案集中管理。在高校人事档案管理工作改革过程中，应推行集中管理模式，对档案管理工作进行统一规划，做好与上级档案管理部门的对接。高校主要领导人员应肩负起档案管理统筹规划的职责，合理配置管理资源，充分发挥档案管理的公共服务功能。对于部分高校的人事档案分散在多个档案托管机构的情况，应在条件允许的情况下，将其全部调回，由高校档案管理部门进行统一管理。在此情况下，可以确保档案内容的完整性，同时也可以为档案调用提供方便。档案集中管理模式的实施，能够有效降低档案安全风险，通过制定统一的制度和管理流程，充分保障档案资料的安全性，维护公民基本权利。此外，集中管理模式也可以通过采用统一的信息化管理平台，提高档案管理效率，及时反映档案变更情况。第三，注重档案开发利用。为了提高高校人事档案管理的服务效率，应积极构建人事档案开发利用流程，打通档案收集、整理、归档、调用等各个环节，并在信息化技术的支持下，及时反馈每个环节的工作成果。目前高校档案管理信息化建设已经取得了一定效果，不仅完成了纸质档案向电子档案的转化，还可以依托于专业化的档案管理信息系统，开展档案分析工作，建立人才信息数据库。在现阶段的建设过程中，应逐步引进大数据、云计算和数据挖掘等先进技术手段，提高档案挖掘能力，根据实际利用需求，快速完成档案分析工作。除了对个别档案进行分析外，还可以通过整体分析，反映高校人事变化规律，为人才战略的实施提供支持。第四，强化管理队伍素质。最后，在新公共服务理论指导下，高校人事档案管理改革应将管理队伍的优化调整放在核心位置，通过不断强化管理队伍素质水平，确保各项档案管理工作的有效开展。