电子档案管理“双套制”或将退出历史舞台

文·李艳娟

随着人类社会科技的不断发展进步，我们已步入大数据、云计算、智能化时代，档案的形式也随着科技的进步不断发生变化，实物的、纸质的、数字的档案同时涌现，档案的保管方式也因此发生着改变，双套制、单套制等模式应运而生。它们的产生有其合理性，消亡也有其历史必然性。电子档案的“双套制”在国内不断踯躅前行，其优点颇多，缺点也很突出。伴随着区块链技术革命的到来，电子档案“双套制”也将很快完成自己的使命，进入“档案”的行列。

一、电子档案管理“双套制”

（一）何为“双套制”。顾名思义，是指一份电子档案，既要保存其电子格式，也要保存其纸质格式，两套同时保存。“双套制”的提出，是基于日常工作中电子文档的大量涌现，为目前档案管理机构广泛接受并采用的一种管理模式。

（二）“双套制”初衷。电子文件的大量产生，归档工作势在必行。因为电子文档本身的缺陷，再加上纸质档案在信息化特别是大数据时代表现出的突出弱点，“双套制”模式在不断的激烈争论中应运而生。

电子文档的优势主要表现为其所占空间小但信息容量大，信息检索方便快捷效率高，但缺陷也相当多，容易出现数据泄露问题；对计算机软硬件设施的依赖性，降低了人们对其真实性和完整性的管控程度；信息的易更改性和可转载性将其置于变异失真乃至全部损毁的风险中，“原文”难辨真伪，证据价值被大大削弱，凭证作用受到严重影响，法律效力更无法谈及；存储载体的易损性增加了其不可读取或丢失的风险；计算机病毒的传播感染，对电子文档甚至电脑硬件的完整可用产生了很大的威胁[1]。上述“缺陷”使得电子档案作为单一保存形式的风险激增，电子文档完全取代纸质文档之路难以走通。

纸质档案优势主要表现在看得见、摸得着，具有明显的物理属性，能得到法律的认可。但其弱点也比较明显，占据空间大，利用服务时查找不便效率低，这些短板在讲究高效、便捷的现代信息社会尤显突出。而缩微档案的设备成本较高，操作较为复杂，胶片保管条件如温湿度要求比较严格，再加上容量小、检索效率不如硬盘光盘等缺点，致其利用率普遍低下。

所以，电子档案与纸质档案各有特长和短板，应取此长补彼短，使其有机结合，互为补充。实际上，电子档案证据作用未在法律上得到承认，故其很难取代纸质档案的传统法律地位。档案的凭证性需求，需要纸质档案和电子档案之间“同心协力”，用以为社会提供方便快捷的利用服务。

2002年《电子文件归档与管理规范》中也明确指出，具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，归档时应同时保存其电子版本、纸质版本或缩微品。2014年《关于加强和改进新形势下档案工作意见的通知》指出“重要电子档案实行异地异质备份”。2016年《电子文件归档与电子档案管理规范》中指出“应在电子文件拟制、办理或收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动，并同步完成会议记录、涉密文件等纸质文件的整理。”以上这些都为“双套制”提供了规范性文件依据。

（三）“双套制”的度。“双套制”管理，其主要目标就是保证重要档案的安全可靠及其真实性。若不加以区分，将普通档案与重要档案“一视同仁”，一概实施“双套”策略，将会带来不必要的人力物力浪费，给档案馆室带来额外的负担。选择性地实行档案“双套制”，是当前比较切合档案工作实际的管理方式。将比较珍贵、利用价值和频率高的档案进行“双套制”管理，是目前较为普遍的做法。

二、区块链之革命性技术

正如野口悠纪雄新书《区块链革命-分布式自律行社会出现》中所说，区块链是未来社会的主角、未来商机的宝库。

（一）区块链发展和技术特点。区块链技术起源于2008年。2016年为其流行元年，很多行业和个人开始关注和研究区块链。2017年是其破冰之年，区块链技术开始了在众多行业和领域的应用，颠覆传统的伟大技术革命拉开了序幕。

区块链技术有以下几大特征：一是去中心化。区块链技术不需要中心管理机构，数据分布式存储，分布式节点自我验证，自我管理。二是高度自治性。区块链系统的规范和协议，每个节点都要一致遵守，保证了区块链上的所有节点都“从善如流”。三是数据不可篡改。因为区块链节点之多使得其中51%的节点不可能同时被控制，少数节点上的数据修改将变得无效，保障了链上数据的高稳定性和高可靠性。四是数据可追溯性。区块链上的每一笔数据都可被追根溯源。

（二）区块链档案行业研究案例。2014年《中国档案》有文称，英国国家档案馆（TNA）作为英国政府官方记录员，正在研究区块链的使用情况，以便记录分享档案，还将探讨区块链可以在多大程度上解决与档案管理有关的紧迫问题。TNA在制定该领域的标准和最佳实践方面处于领先地位[2]。2017年张珊的《区块链技术在电子档案管理中的适用性和应用展望》一文中写道：仅从知网以全文=区块链 and 全文=档案 （精确匹配）的检索结果中，从2013年首篇相关论文发表到2017年1月，仅国内就有89篇文献发表[3]。这说明，区块链在档案管理方面的理论研究国内早已开始。2017年5月新闻报道《墨尔本大学测试区块链学生档案管理》中指出，一套区块链学生档案项目正由附属于麻省理工媒体实验室的美国初创企业Learning Machine研发，与墨尔本大学合作7月展开初次测试，2018年全面推出。此区块链学生档案项目，对国内在区块链在档案管理上的研发实践有很大的借鉴意义。

（三）基于区块链技术的电子档案信任体系。区块链技术可以实现电子档案的信任体系建设，就是利用区块链技术在数据存储、数据传输、数据管理等方面的优势，让电子档案可以像纸质档案一样真实可信。区块链技术的分布式存储，将电子档案数据广播发布到多个网络节点，节点之间通过加密协议进行通讯，物理上各节点不受空间和地域的限制，逻辑上又能构成一个整体，互相验证又互为备份。当任意节点受到网络攻击或出现硬件故障，也不会造成灾难性的影响，因为其他的节点会继续发挥作用，从而保证了档案数据安全存储。基于区块链的电子档案管理，可向前延伸到电子档案的生成阶段，实现电子档案的全生命周期安全管理。区块链的每个节点既是参与者又互相监管，电子档案的任意变动，都会在其他节点进行共识并确认，这种高度自治性，确保了区块链上档案数据的不可篡改性和可追溯性，从而使得电子档案的真实性得到良好的保障。

三、区块链淘汰“双套制”是历史的必然

在区块链技术真正落地应用到档案行业之前，不可否认，电子档案“双套制”在解决纸质档案和电子档案证据作用强弱上的矛盾，摒弃双方劣势发挥各自优势上，起到了重要的作用。不过，从历史角度看，“双套制”仅能算作一种过渡手段或模式。区块链技术凭其不可篡改性与数据可完整追溯的特性，很快将以压倒性态势淘汰掉“双套制”。

区块链技术从1.0版本，已发展到现在的3.0版本，应用领域已从金融扩展到社会各个行业。各行业积极拥抱区块链技术，以期给自己带来突破性甚至革命性的改变。区块链不再依靠第三方作信用背书的特点，尤其会给档案行业带来巨变。

除了墨尔本大学区块链学生档案项目和英国国家档案馆对区块链的应用研究，2017年，国家档案局在“科技项目立项选题指南”中首次提到区块链技术用于电子档案管理的研究方向，引导档案行业和科技企业着重投入到这方面的应用研究上来。2018年，人民大学档案学院《区块链技术在电子档案管理中的应用研究》、江苏省档案馆《基于区块链技术的电子档案长期保存和共享利用系统建设研究》和合肥市档案局联合安徽某科技公司《“互联网+政务服务”背景下区块链技术在 “广域数字档案馆体系”中的应用》，三个项目分别列入国家档案局科技项目计划。这些重要事件预示着区块链技术成功应用到档案行业的脚步越来越近。当然，这些研究并不是一蹴而就的，到真正应用到实际，还需要一定的过程，不过以当今的技术发展速度，相信过程不会很长。

从目前发展趋势来看，区块链技术应用档案行业是必然的事情。不过，区块链技术能够保障档案真实性这一事实，还需要得到法律层面的认可，需要等待相应的制度和措施保障。

在区块链技术中被广泛应用的“智能合约”，作为取代或部分取代传统法律合同的相关规范正在积极筹备。以美国为例，2016 年佛蒙特州通过了一项法案，允许区块链注册的数字记录在法庭上受理。美国其他州也在 2017 年将智能合约和区块链技术提上立法日程，涉及区块链技术的法案或决议正在通过内华达州、夏威夷州、新罕布什尔州和伊利诺伊州的立法机构。紧随佛罗里达和内布拉斯加州，2018 年初美国田纳西州立法者已经提交了一份区块链签名合法化的新法案，拟承认区块链签名是合法的电子记录[4]。

综上，为保障电子档案法律效力而以牺牲人力财力为代价的“双套制”，遭遇以不可篡改性和历史可追溯性为特征的区块链技术后，其作为电子档案管理的一种过渡模式，在可以预见的未来几年内将退出历史舞台。